Connaître et établir une facture pro forma

Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?

La facture pro forma est à mi-chemin entre le devis et la facture :

• Comme le devis , elle présente une offre de prix. Ces documents commerciaux jouent un rôle d’information précontractuelle et ne constituent en aucun cas des contrats tant qu’ils ne sont pas acceptés par le client. Dans le cadre de certaines professions, la facture pro forma remplace le devis lorsqu’il n’est pas obligatoire.
• Il s’agit d’une facture « pour la forme », c’est-à-dire qu’elle reprend les mentions obligatoires de la facture sans pour autant de doter d’une quelconque valeur comptable. Comme un projet ou un brouillon sur la base duquel la facture définitive sera éditée en cas d’accord entre les parties. A la différence qu’elle est provisoire : elle ouvre aux négociations et fera l’objet d’ajustements.

Les CGV ne sont pas obligatoires dans le cadre des relations B2B. La facture pro forma, en règle générale, les inclut pour remplir son rôle informatif.

La facture pro forma n’a aucune valeur légale, elle est purement indicative et en aucun cas obligatoire. D’ailleurs, à aucun moment la loi n’évoque ce document commercial, ni dans le Code de commerce ni dans le Code de consommation.

Quand l’utiliser ?

Les professionnels utilisent majoritairement ce document dans leurs relations B2B, pour leurs activités de vente de biens et de prestations de services.

A noter : dans le secteur du BTP, il est d’usage de préférer le devis.

2 situations en particulier justifient l’établissement d’une facture pro forma :

• Demande de financement bancaire : l’emprunteur peut utiliser ce document pour justifier sa demande de prêt.
• Expéditions hors UE : la facture pro forma doit être jointe aux marchandises pour déclarer leur valeur en douane. Elle concerne les produits non destinés à la vente – échantillons, cadeaux…

Attention ! La facture pro forma, à la différence du devis et de la facture, n’est pas enregistrée en comptabilité. Elle ne donne pas non plus lieu à un règlement de la part du client. Veillez à utiliser une numérotation distincte.

De la facture pro forma à la conclusion du contrat

Ce document commercial permet d’engager les négociations, qui peuvent mettre du temps à aboutir – voire ne jamais aboutir.

1. Une fois un accord trouvé entre les parties, le client émet un bon de commande ou signe un devis pour formaliser le contrat. A noter : ni le devis ni le bon de commande ne sont obligatoires dans les relations B2B, les parties peuvent conclure leur accord par oral. Il est néanmoins recommandé de passer un écrit pour constituer une preuve valable, notamment lorsque les sommes en jeu sont importantes .
2. Le fournisseur exécute ses obligations – prestation de service, livraison de biens… En contrepartie, le client paye le prix conformément aux CGV, à réception de la facture définitive. A noter : lorsqu’il s’agit de produits gratuits – de type échantillons – aucune facture n’est éditée .

Modèle et mode d’emploi

Dans la mesure où elle n’est pas réglementée, la facture pro forma n’obéit à aucun formalisme légal. Certaines mentions cependant sont essentielles…

Les mentions essentielles

Mentionnez :

• L’indication « pro forma » pour éviter tout risque de confusion, et un numéro aux fins de classement.
• L’identité et les coordonnées du client et du fournisseur.
• La date d’émission.
• La description des produits ou services sur lesquels portent les négociations commerciales – nature, quantité, prix HT unitaire…
• Le prix total TTC avec précision du montant de la TVA, ainsi que les remises le cas échéant. Précisez la devise en cas de transaction internationale.
• Les CGV – délais de livraison, modalités de règlement,
• La durée de validité de la proposition commerciale.
• La signature.

Ce document est très similaire à la facture définitive. Pour éviter tout litige, il est indispensable de mentionner qu’il s’agit d’une facture « pro forma ». Si l’accord aboutit sur cette base, elle peut être facilement transformée en facture définitive.

Exemple de facture pro forma

Certains logiciels comptables permettent de générer automatiquement des factures pro forma personnalisées.

Modèle :

Précisez les CGV : délai de livraison, conditions de règlement, pénalités de retard…

Voir aussi comment acquitter une facture de vente.