Comment préparer une négociation ?

Un premier point et c'est une bonne nouvelle : tout le monde peut devenir un bon négociateur ! Contrairement à ce que l'on pourrait penser, négocier ne rime pas avec "avoir du bagout" ! Pour atteindre ses objectifs, un point essentiel consiste à bien préparer sa négociation.

La préparation est souvent négligée. Pourtant, conduite avec efficacité, elle permet au négociateur de mettre toutes les chances de son côté.

Voici les différentes questions à se poser :

 

1 - Qui sont les acteurs en présence ?

Cette phase d’identification nécessite une investigation préalable pour recueillir des informations sur les différentes parties prenantes. Celle(s), celui ou ceux qui sont directement présents le jour j et ceux qui ont une influence sur les débats sans participer directement aux échanges.

Après les avoir listées, voici les données à étudier :

• Qui est impliqué dans la négociation ? Quelles sont leurs caractéristiques ? Leur(s) rôle(s) ?

  Il s'agit de répondre à la question : qui sont-ils ? Après avoir identifié les acteurs, il est opportun de connaître à qui vous avez affaire : caractère, compétences... - en B to B : fonction et position hiérarchique, organisation de l'entreprise en question, processus de décision, rôle des différents acteurs dans ce processus et dans la négociation à venir... L'aspect humain est très important dans la négociation.

• Leurs points forts et leurs points faibles

  Fort de la connaissance de qui ils sont, analysez quels sont leurs atouts et leurs faiblesses. Des informations importantes pour déceler des failles, des points d'appui et trouver les bons arguments en réponse aux leurs.

  Étant conscient de leurs forces, il est clair que vous saurez, le moment venu, éviter d'aller sur leur terrain. Les faiblesses sont à garder de côté pour les actionner selon votre stratégie... Evaluez le rapport de force existant. S'il est en votre faveur, n'en jouez pas trop. Il est déconseillé de frustrer son interlocuteur. Un jour ou un autre, la roue pourrait tourner en votre défaveur.

• Leurs besoins et leurs objectifs

  Il s'agit d'une question fondamentale. Il vous faut identifier ce que vous pouvez proposer et qui peut être accepté. Pour cela, décelez ce que recherchent réellement vos interlocuteurs et quelles sont leurs priorités. Vous pourrez alors anticiper les options possibles qui feront définitivement pencher la balance de votre côté et obtenir un accord.

• La concurrence

  Il s'agit d'une information à ne pas négliger. Vous devez impérativement savoir ce que propose la concurrence pour préparer et affûter vos arguments. Vous éviterez ainsi de vous trouver dans des situations délicates le jour de la négociation. Il peut être déstabilisant de se voir opposer une offre concurrente très au-delà de ce que vous pouviez imaginer.

En tout état de cause, attention "au coup de bluff" de vos interlocuteurs ! S'ils vous annoncent un prix hors norme de la part d'un compétiteur, n'hésitez pas à demander du concret (offre, conditions....). Là encore, une bonne préparation est le point de départ pour esquiver ce type de tactique.

2. Quels sont vos objectifs ?

Écrivez clairement sur papier ce que vous désirez obtenir. Ne vous contentez pas de noter une idée vague.

Par exemple lors d'une négociation commerciale, ne vous dites pas simplement : "je désire augmenter mes ventes chez ce client". Au contraire, faites preuve de précision et couchez des objectifs chiffrés : "je veux augmenter mon chiffre d’affaires de 10%" ou bien "je veux représenter au moins 50% des achats chez ce client".

Prévoyez une fourchette haute et une fourchette basse. Il s'agira de votre zone de manœuvre. Vous pourrez alors plus facilement négocier.

3 - Quelles sont vos stratégies et tactiques ?

Dès lors que vous avez cerné vos objectifs, vous connaissez la partie adverse (ses besoins, ses attentes, ses atouts et faiblesses, l'offre concurrente). Vous devez maintenant mettre en place une stratégie pour obtenir le résultat escompté. Globalement, deux grandes approches extrêmes sont possibles : les stratégies coopératives où l'objectif va être de trouver un consensus, les stratégies compétitives, qui peuvent se résumer par la phrase : "Ce qui est gagné par l'un est perdu par l'autre". Voici quelques indications :

• mode compétitif

  Cette approche nécessite beaucoup de prudence. Il vous faudra distiller très peu d'informations, en donner au compte-gouttes au moment le plus opportun. Vous pourrez également faire pression lorsque cela sera nécessaire et demander des preuves à vos adversaires. Bref, il s'agit réellement d'un mode où l'objectif est l'obtention d'un résultat à court terme.

• mode coopératif

  La tactique est différente. L'objectif est la recherche d'un terrain d'entente . Toute la négociation va tourner autour de ceci. Cela ne veut pas dire pour autant qu'il faut être généreux dans ses concessions. Il faut garder ses objectifs en tête et chercher le meilleur compromis. Cette posture s'inscrit bien dans une relation à long terme par la recherche systématique d'une issue de type gagnant-gagnant.

Vous savez quel mode adopter... Il va ensuite vous falloir affiner votre tactique : définir ce que vous allez proposer, à quel moment, après quels arguments, quelles concessions faire, évaluer quel terrain d'entente est possible...  Vous devrez également préparer des propositions alternatives (solutions de rechange à proposer) et des stratégies de repli.

Négocier n'est pas une addition de recettes, mais plutôt une assimilation de techniques, processus et savoir-être.

4. Quels arguments et outils allez-vous utiliser ?

En fonction de la stratégie définie précédemment, vous allez construire un argumentaire  pour appuyer vos dires. Vous pouvez, en complément, préparer des outils pour convaincre encore davantage : graphique des ventes, compilation de témoignages et autres documents... Il est recommandé d'apporter du concret au cours des discussions. Prouver en montrant du tangible est toujours plus efficace. Autant d'éléments pour préparer une solide offre commerciale.

Conclusion

La négociation est comme un film à l'envers : vous devez imaginer comment elle va se passer et quels arguments vous allez actionner au fil des échanges. L'improvisation n'a pas sa place. Bien sûr, tout n'est pas prévisible... Mais sans cela, il n'y aurait pas de plaisir !