Construire votre fichier de prospection

Qu'est ce qu'un fichier de prospection ?

Il s'agit d'un outil vous permettant de lister des clients potentiels, organiser votre action commerciale et gérer le suivi de vos contacts. Soit un outil pour l'action et l'analyse.

Quelques définitions complémentaires :

• Prospect : client potentiel pour votre entreprise 
• Suspect : profil pouvant être potentiellement intéressant, mais pas encore qualifié
• Prospect chaud : qui possède un projet d'achat à court terme
• Prospect froid : potentiel, mais sans projet immédiat
• Prospect stratégique :  sans potentiel d'achat direct, mais qui exerce un rôle clé sur un marché (prescripteur, cabinet d'étude...). Ce type de profil est géré par des commerciaux gérant des comptes clés.

Acheter un fichier ou le bâtir vous-même ?

L'idéal est de constituer la base de votre fichier à l'aide des informations que vous possédez déjà en interne : contacts pris lors d'un salon, formulaires web... les sources sont nombreuses pour collecter des adresses en toute légalité, bien sûr.

Vous pouvez ensuite enrichir votre liste de prospects en achetant des fichiers de qualité sur des cibles bien particulières. Faites preuve de rigueur en sachant pourquoi votre sélection se porte sur tel profil de client potentiel et non un autre. Votre action de développement commercial doit être construite avec précision.

Une priorité : maintenir des données de qualité

Pour obtenir une base de prospection opérationnelle, il convient d'être attentif à la  qualité des données collectées . En effet, un mauvais nom ou un numéro de téléphone erroné font perdre beaucoup de temps lorsqu'on est en phase d'action.  La qualité des sources et des informations est donc un point important à vérifier avant d'investir dans un coûteux listing. Il en est de même lorsque les contacts proviennent d'un formulaire présent sur un site internet. Il est important de faire preuve de rigueur pour insérer les champs nécessaires (sans le superflu) à une bonne qualification du contact. La pertinence de votre fichier de prospection est en jeu !

Quelles informations inclure dans votre base prospects ?

Tout d'abord des données simples, mais utiles, pour vous permettre de prendre contact : 

•  Nom du client
•  Adresse, téléphone, email
•  Nom du contact et ses coordonnées
•  ...

Ensuite des informations de qualification :

•  Chiffre d'affaires de l'entreprise
•  Effectif
•  Potentiel immédiat
•  Comptes à suivre
•  ...

Enfin des données d'action :

•  Historique des appels
•  Historique des rencontres, etc.
•  ...

 

Comment gérer votre fichier ?

En fonction des spécificités de votre activité, il est intéressant de définir un cycle de changement d'état de vos prospects. Par exemple pour des entreprises en B to B :

Ainsi, vous êtes en position de cibler et répartir vos efforts commerciaux de manière qualitative.

Les logiciels de gestion de prospects

Exit les fichiers de prospection sur Excel, vous avez accès à une myriade d'outils en ligne de type CRM pour gérer votre relation commerciale. Des outils payants (un peu plus d'une dizaine d'euros par mois et par utilisateur), mais aussi gratuits,  qui facilitent grandement la gestion de tels fichiers : création de fiches, recherches avancées, ajout de champs personnalisés, rattachement de notes et comptes rendus, partage des contacts, gestion des devis, intégrés avec les réseaux sociaux, etc.

Quelques exemples d'outils (accès en SaaS et/ou installables sur vos serveurs)

• Dans les payants : You don't need a CRM ,Zoho ...
• Dans les gratuits ( après téléchargement) : EspoCRM ...

Pour aller plus loin, vous trouverez bon nombre de réponses à vos questions en consultant les documents référencés sur cette page.