Que signifie "VUCA " ? Quelles conséquences pour l’entreprise ?

Quel est l'origine de VUCA ?

Les origines de VUCA proviennent de la stratégie militaire : lorsque les soldats ont commencé à réaliser qu'ils ne pouvaient pas prédire avec certitude le prochain mouvement de leur ennemi, ils ont dû s'adapter rapidement. Si ce concept peut sembler étrange dans le domaine du management d'entreprise, il s'avère que la terminologie militaire peut en fait être très utile, surtout si l'on considère le degré d'incertitude qui règne dans les environnements de travail modernes et sans compter les effets de la pandémie du COVID-19.

L'acronyme VICA (Volatile - Incertain - Complexe - Ambigu), la version française, est quelques fois utilisé au lieu de la version anglaise.

Focus sur les parties de l'acronyme VUCA

"Volatilité" (ou Volatility)

Le terme “volatilité” s'emploie pour qualifier des situations où des changements fréquents, brusques, à la baisse comme la hausse peuvent se produire sans pour autant qu'ils soient vraiment prévisibles. Cette fluctuation affecte l'entreprise qui rencontre des difficultés pour prévoir la demande, la réaction des consommateurs, les mouvements des concurrents...

Pour comprendre ce qu'est la volatilité, prenons l'exemple de la bourse. Le marché boursier présente une forte volatilité en période d'incertitude économique, il peut atteindre des sommets un jour, puis s'effondrer le lendemain - et une faible volatilité lorsque la situation est stable.

Ces mouvements erratiques déstabilisent les organisations.

"Incertitude" (ou Uncertainty)

L'incertitude est le manque de connaissances et de confiance en l'avenir. L'incertitude signifie que l'entreprise ne sait pas, si, ni quand, un événement particulier va se produire dans le temps ou l'espace.

"Complexité " (Complexity )

La complexité fait référence à l'interconnexion des événements et des problèmes dans une organisation ou un système. La complexité peut être décrite comme une situation dans laquelle de nombreuses parties interagissent de manière continue pour créer un système conduisant à des résultats imprévisibles et à des interprétations multiples.

"Ambiguïté " (Ambiguity)

Concernant l'ambiguïté, il s'agit de la difficulté de comprendre une situation, ou pourquoi certains événements se produisent. Cette ambiguïté rend compliqué le choix de la façon de réagir correctement. L'ambiguïté désigne une situation dans laquelle les informations ne sont pas claires et le résultat imprévisible.

Par exemple, lorsque vous attendez une validation de votre responsable , mais qu'il ne répond pas à vos appels ou à vos e-mails, vous ne savez pas si votre demande a été approuvée ou rejetée. Cela peut entraîner de la confusion et des conflits, car vous ne savez pas si votre idée est en train d'aboutir.

Une définition individuelle de chaque terme de l’acronyme VUCA est réductrice, car il faut savoir qu'ils sont liés : par exemple la complexité engendre de l'incertitude, qui elle-même se traduit par une certaine volatilité.

Quelles conséquences pour l'entreprise de subir cet environnement ?

Si le management n'a pas réellement conscience des enjeux de ce type d'environnement et ne prend pas les mesures pertinentes pour modeler son organisation, les conséquences peuvent êtres nombreuses et lourdes :

• une stratégie inefficace,
• des objectifs inatteignables
• une compétitivité en berne
• des mauvaises décisions
• des difficultés financières
• des crises internes,
• un turnover important
• un fort absentéisme
• une baisse de la motivation
• ...

Comment manager dans un tel environnement ?

Pour diriger une entreprise dans le monde volatile d'aujourd'hui, l'utilisation d'acronymes comme VUCA est une aide pour comprendre et intégrer les situations vécues par l'organisation et ses collaborateurs. C'est aussi un point d'appui pour élaborer une stratégie cohérente avec cette nouvelle donne, construire une organisation adaptée et utiliser un mode de management de circonstance. Il s'agit aussi de renforcer la collaboration avec ses clients pour se positionner au plus amont dans l'expression de leurs besoins.

Une option est de bâtir une entreprise agile et flexible pour s'adapter en permanence aux mouvements de l'environnement et se réinventant constamment.

Stratégie

Fini la planification stratégique rigide et détaillée. Le comité de direction fixe un cap et des objectifs à plus court terme. Il renforce le pilotage pour garder un lien étroit avec le résultat des actions. Les décisions peuvent être revues au gré des événements. Ainsi, elle peut facilement s'adapter aux changements du marché et mettre rapidement en œuvre de nouvelles stratégies et tactiques en réponse.

Pour créer de la valeur, se renouveler et ne pas se laisser enfermer dans un business model vieillissant, l'innovation est un axe stratégique central.

Les entreprises agiles utilisent des processus de développement itératifs qui impliquent plusieurs cycles de conception, de développement et de test avant de lancer un produit sur le marché. Cela permet de s'assurer que les produits sont prêts pour le marché (correspondent bien à la demande présente ) lorsqu'ils sont lancés.

Organisation

L'agilité est le maître mot. L'organisation doit capable de répondre rapidement aux conditions changeantes sans sacrifier la qualité ou l'efficacité. La structure doit s'adapter en permanence. La conduite du changement est maîtrisée pour faire évoluer l'organisation rapidement. L'excellence opérationnelle est efficiente, les équipes maximisent leurs ressources pour faire encore plus avec les moyens à disposition. Le management transversal est favorisé à travers des projets impliquant différents services au sein d'un même processus (voir les qualités du manager transversal).

La transformation digitale est très souvent l'un des premiers chantiers à mener, mais attention de ne pas oublier la composante humaine du projet.

Management

Les pratiques managériales doivent mettre le collaborateur et l'équipe au centre des préoccupations de l'entreprise. Le rôle du manager est d'accompagner son équipe vers plus d'efficacité individuelle et collective. Ses leviers :

• développer les compétences de chacun
• favoriser l'autonomie
• motiver et fédérer l'équipe
• favoriser le travail collaboratif
• user de l'intelligence collective

Pour un tel type de management, il est utile de former les managers de demain pour acquérir de nouvelles compétences managériales : en développant leur leadership , en les formant aux techniques de coaching, à la gestion de projet... pour accompagner les collaborateurs dans leur développement.

La formation est essentielle. Les employés doivent comprendre à quoi ressemble chaque étape du processus dans lequel ils sont acteurs, et comment leur rôle s'inscrit dans le contexte général. De cette façon, ils peuvent apporter des changements rapidement lorsque cela est nécessaire et continuer à faire avancer les choses en douceur lorsque ce n'est pas le cas.

Dans un tel environnement, les collaborateurs sont très motivés et habilités à prendre des décisions en fonction de ce qu'ils estiment être le plus efficace pour l'organisation dans son ensemble (et pas seulement pour leur propre département).

Le manager est en communication constante avec son équipe - il partage les informations avec eux afin qu'ils puissent être proactifs plutôt que réactifs. Cela peut avoir un impact considérable sur la culture de l'entreprise avec un point positif qui est de rendre les collaborateurs plus heureux et plus engagés dans leur travail.

Collaboration étroite avec les clients

Les entreprises agiles collaborent avec les clients durant toutes les phases du processus de développement du produit. Cela leur permet d'identifier les fonctionnalités qui créent le plus de valeur pour les clients, ce qui contribue à réduire les coûts et à améliorer la qualité. Les cycles de développement plus courts permettent de mieux comprendre les besoins de ses clients.

Il est utile de se reposer sur des consultants pour accompagner l'organisation dans sa mutation en apportant un œil extérieur.