Recruter un freelance, l'essentiel à savoir

Définition du freelance

Il s'agit d'une personne exerçant son activité en tant qu'indépendant . Ce terme est surtout employé pour les professions gravitant autour de l'informatique, de la formation, du journalisme, de la communication et du conseil. Plus globalement des professions intellectuelles.

Le statut du prestataire

Ces profils adoptent généralement l'un des statuts suivants :  entreprise individuelle ou micro-social (comprenant le régime ex auto-entrepreneur). Ils peuvent également conserver un statut de salarié (avec des charges sociales plus élevées)  en passant par une société de portage (donc des frais supplémentaires). En cas d'activité conséquente, certains optent pour la création d'une société (personne morale) comme SARLU (ex EURL) ou SASU .

Indépendants...

Ils sont libres dans la fixation de leurs tarifs, mais aussi dans la conduite de leur activité. Ils n'ont pas de compte à rendre si ce n'est le respect des termes des contrats signés. Ils mènent eux-mêmes leur prospection et s'organisent comme ils veulent pour remplir leur mission.

Un point important est qu'il n'existe pas et ne doit pas exister un lien de subordination entre eux et leurs clients. Nous revenons sur ce sujet plus bas.

Ils travaillent à l'heure, à la journée ou au forfait.

Pourquoi recruter un indépendant ?

Ce type de recrutement présente plusieurs avantages :

• éviter le lourd formalisme et la relative rigidité d'un CDD
• conserver des frais fixes raisonnés en maîtrisant la masse salariale ( pas de CDI ). Le coût du freelance est comptabilisé en achats (achats et charges externes) et non en charges du personnel.
• recourir à des compétences expertes , voire rares, pour des missions le nécessitant. Ces profils vous offrent une expérience de valeur pour des besoins ponctuels. Même si de prime abord le coût peut paraître plus élevé, il faut savoir que le coût de la prestation comprend les charges sociales (à noter que les charges d'un indépendant sont moins élevées qu'un salarié) et que vous aurez pour ce prix, un travail mieux fait et exécuté plus rapidement . Faites le calcul !
• économiser les frais d'un intermédiaire pour la mise à disposition d'une compétence (société d'interim, agence de com, SII etc.).
• bénéficier du réseau de votre prestataire . Il vous aidera à trouver des compétences qualifiées.
• avoir quelqu'un disponible et opérationnel immédiatement.
• pouvoir changer facilement si une personne ne donne pas satisfaction.

Comment recruter un freelance ?

Voici un exemple de démarche pour trouver le profil idéal correspondant à votre projet :

• 1

  Définissez vos besoins et élaborez un cahier des charges

  Soyez précis et surtout traduisez vos exigences en compétences techniques.

  Evaluez la durée de la mission et ses modalités (date de début, rythme, etc.) - Comment envisagez-vous la répartition du travail : par heure ? Par jour ? etc

• 2

  Fixez un budget pour la prestation

  Posez-vous la question : combien êtes-vous prêt à investir dans le freelance recherché ? Avez-vous un budget maximum ? 

• 3

  Faites votre recherche pour établir une "short list"

   Plusieurs sources sont possibles :

  - la prospection directe via un moteur de recherche . Vous saisissez simplement des expressions avec vos mots clés tels que "+freelance + compétencesrecherchées  "

  - via les réseaux sociaux , linkedIn ou viadeo

  - via les places de marché de prestataires - l'intérêt étant d'accéder à des fonctionnalités précises de recherche ainsi qu'un vivier de compétences. Quelques sites :  

  www.malt.fr ,  https://twago.talent-pool.com/ , etc.

  - sur les sites des sociétés de portage salarial

  Appuyez-vous sur votre cahier des charges pour cibler les professionnels les plus intéressants pour votre projet.

• 4

  Evaluez  et choisissez un freelance

  Pour choisir le bon profil, vous devez avoir en tête 2 points : ses compétences techniques et sa capacité à s'intégrer son futur environnement  de travail.

  Du point de vue technique, le descriptif ne suffit pas . Vous devez vous assurer qu'il possède bien l'expertise avancée. Possède-t-il des références ? Peut-il vous présenter un exemple de réalisation ? 

  Concernant la partie personnalité, la rencontre vous renseignera sur la personne. 

• 5

  Rédigez le contrat de prestation de service

  Comme déjà abordé plus haut, en faisant appel à un sous-traitant,   vous êtes tenu de respecter certaines formalités, voire... de contrôle du prestataire. Au-delà de ce sujet, un contrat de prestation définit un ensemble de points (prix, délai, durée, modalité...) pour l'exécution de la mission. Nous vous invitons à consulter les ressources sélectionnées plus bas pour en savoir plus.

Les limites

Des avantages certes, mais aussi des limites :

• un expert oui, mais encore faut-il s'assurer qu'il s'agit bien d'un expert . La part de l'aléatoire demeure sur ce type de recrutement même si les risques peuvent être plus maîtrisés. Si vous passez par un intermédiaire, agence d'intérim ou autre, la question de la qualification du profil ne repose pas sur vous.
• des risques juridiques . Vous encourez des poursuites et condamnations pour des faits relevants de vos prestataires...  Par exemple les articles L8222-1 / L8222-3 du Code du travail stipulent notamment que vous devez vérifier si  le freelance a bien procédé  " aux déclarations qui doivent être faites aux organismes de protection sociale ou à l'administration fiscale en vertu des dispositions légales en vigueur.  "  (Voir plus bas pour la partie réglementation dans les ressources). De même que le contrat signé avec votre freelance peut dans certains cas être requalifié en CDI, avec les conséquences actuelles et rétroactives que vous imaginez. 
• des problèmes potentiels de confidentialité. Il est difficile de s'assurer que l'indépendant sous contrat ne divulguera pas d'informations sensibles lors d'une prochaine mission chez l'un de vos concurrents.

 

Conseil : n'hésitez pas à travailler de concert avec votre service achats car ce type de prestation se situe entre le recrutement et l'achat de sous-traitance.