Comment rédiger une note de service claire et efficace ?

Qu’est-ce qu’une note de service ?

Une note de service est un document interne qui a pour but de communiquer une information à l’ensemble du personnel d'une entreprise, d'un service ou d'une autre organisation. Cette information, concise et directe, revêt un caractère officiel. Si la note contient des directives, les salariés sont tenus de les respecter. Elle est rédigée et émise par la direction (chef d'entreprise, directeur général...) ou bien un chef de service.

Quelle est la différence entre une note de service et une note d'information ?

La principale différence entre ces documents très utilisés en entreprise est le caractère obligatoire de la note de service qui n'est pas requis pour la note d'information. Cette dernière n'est pas contraignante, son formalisme est plus libre. Dans les 2 formes, il s'agit d'un outil de communication interne pour diffuser une information destinée à un collectif : un ensemble de salariés.

Pourquoi rédiger une note de service ?

Cet outil de communication interne est utilisé par la ligne hiérarchique pour transmettre un message concis et officiel aux salariés, concernant des procédures à suivre, des points de réglementation, etc. comme :

évolutions et rappels du règlement intérieur, du contrat de travail,
des rappels à l'ordre liés à des règles de discipline (comportements, etc.),
des consignes concernant l'hygiène, les risques psychosociaux (RPS) les conditions de travail, la santé, la sécurité au travail (rappel de règles de sécurité), le harcèlement, etc.
des départs, des arrivées, des nominations (par exemple un nouveau membre de la direction),
des évolutions structurelles et changements dans l'organisation interne de l'entreprise (fusion, acquisition...), de son fonctionnement,
des changements d'horaires d'ouverture,
des modalités de prise de congés,
modification des horaires de travail,
des économies budgétaires,
des nouvelles procédures pour la gestion des notes de frais, l'utilisation d'internet, des allées et venues dans l'entreprise, etc.

Pour les plus petites entreprises, en absence de règlement intérieur, elle permet à l'employeur d'officialiser des directives opposables aux employés et être assimilé à un règlement intérieur pour organiser le travail. Pour les autres, elles peuvent le compléter.

Que contient une note de service ?

Une note de service doit respecter un certain formalisme et des mentions obligatoires pour lui apporter une valeur juridique :

Objet : le titre doit être clair et précis afin que le salarié sache immédiatement de quoi il s’agit. Il doit résumer le contenu de la note de service en quelques mots.
Date d'émission et lieu : un élément important pour dater son entrée en vigueur, notamment en cas de non-respect des instructions. Et pour permettre de la retrouver facilement dans des archives.
Numéro d'enregistrement : la note doit comporter un numéro pour renforcer son caractère officiel et organiser sa traçabilité.
Nom et fonction de l'émetteur : il s'agit de savoir quelle est l'autorité hiérarchique qui a émis la note. L'expéditeur doit être clairement identifié.
Les destinataires : il est important de mentionner clairement le public cible des notes de service. Cela permet d’éviter toute confusion et de s’assurer que la note est bien adressée aux personnes concernées.
Le corps de la note : le texte doit être clair et concis en utilisant un vocabulaire simple, compréhensible de tous. Il doit transmettre toutes les informations nécessaires pour que chaque salarié les intègre et le cas échéant, puisse agir en conséquence.
La signature de l'émetteur : pour officialiser la note de service, la signature est obligatoire.

Comment la diffuser ?

Plusieurs moyens, physiques et électroniques, pour diffuser dans l'entreprise, la note de service auprès des collaborateurs :

remise en main propre sur support papier,
par lettre postale
par courrier électronique,
par voie d'affichage : panneau d'affichage dans le coin repos, le hall d’accueil, la cantine, les vestiaires...

A noter : il est recommandé d'utiliser un modèle de note de service identique et constant dans le temps pour faciliter l'identification de l'information.

Comment faire une note de service ?

Maintenant que nous savons ce qu'elle contient, voici comment la rédiger pour qu'elle soit claire et efficace. Une méthodologie en 9 étapes :

1. Définir l’objectif
2. Identifier les destinataires
3. Choisir le moyen de transmission
4. Définir l'objet
5. Rédiger le corps de la note
6 - Remplir les informations connexes
7. Relire et corriger la note de service
8 - Signer la note
9 - Transmettre le document au personnel concerné

1. Définir l’objectif

Avant de se lancer dans la rédaction de la note, il convient de bien définir son l’objectif. Interrogez-vous sur ce que vous voulez communiquer et à qui ? En ayant les idées claires sur son objectif, il est plus facile de trouver les mots à employer.

2. Identifier les destinataires

La réponse est déjà esquissée dans le point précédent même si généralement elle est destinée à l’ensemble du personnel, à un département spécifique, à des salariés implantés sur certains lieux de travail, etc. Votre message ne sera pas le même selon qu'il s'adresse à l'ensemble des salariés de l'entreprise, à un service en particulier ou à un groupe restreint de personnes. Il est donc essentiel de bien identifier votre cible pour adapter votre communication.

3. Choisir le moyen de transmission

Sélectionnez le moyen adapté pour transmettre efficacement la note comme nous l'avons vu précédemment.

4. Définir l'objet

Choisissez un titre qui résume le contenu de la note de service en quelques mots. Il doit attirer l'attention et renseigner le lecteur de quoi il est question.

5. Rédiger le corps de la note

Tout d'abord si besoin, rappeler le contexte. Puis formuler l'information, la procédure, les directives et instructions, etc.

Encore une fois, restez dans la simplicité, faites des phrases courtes, soyez synthétique et allez droit au but. Ce n'est pas une dissertation ! Pas de titre de civilité, pas de formule de politesse, le style est direct, professionnel, sans fioritures. Utilisez la forme impersonnelle. Le "je" n'est généralement pas utilisé sauf s'il est nécessaire de personnifier l' information. Proscrivez les termes techniques, abréviations, acronymes et le jargon métier s'ils ne sont pas connus par les cibles.

Pour faciliter la lecture, soyez attentif à sa mise en page : aérez le texte en le structurant à l'aide de titres, sous-titres, paragraphes, et listes à puces. Vos salariés vous remercieront !

6 - Remplir les informations connexes

Date d'émission, numéro d'enregistrement, nom, fonction... complétez les différentes rubriques du document.

7. Relire et corriger la note de service

Apporter un soin à la relecture, soyez attentif aux fautes de grammaire, d'orthographe et de syntaxe. Faites relire la note de service par un correcteur au sein de l'entreprise, une tierce personne, pour s'assurer que le texte est facilement compréhensible, qu'il n'est pas sujet à une mauvaise interprétation, que les consignes ou les directives soient claires.