Plan de formation : organiser l'acquisition de compétences

Cet outil a pour vocation de définir les besoins de l'entreprise en terme de compétences et les relier aux savoirs, savoir-faire et savoir-être actuels des salariés. Ce croisement entre besoins et état actuel donne lieu à une analyse pour définir les postes, profils et individus nécessitant un effort de formation.

Comme tout plan d'action , il convient de définir précisément les objectifs , les indicateurs de succès et prévoir l'enveloppe budgétaire en conséquence. Les mesures de performance permettent de boucler sur les objectifs de formation et assurer ainsi une cohérence entre les besoins détectés et les actions concrètes. 

A savoir que cet outil de gestion est encadré par la législation. Les représentants du personnel doivent donner leur aval avant que le plan ne soit entériné.

Imposée ou pas, cette pratique vertueuse de bonne gestion assure une excellente utilisation des moyens affectés à ce poste. 

Définition et rôle du plan de formation

Il s'agit d'un outil stratégique de management des Ressources Humaines. Il rassemble toutes les formations en cours et à venir sur l’année, en lien avec la politique d’entreprise définie. C'est un projet opérationnel de développement et d’adaptation des compétences de vos salariés aux évolutions des métiers dans votre structure. Ce projet est délimité dans le temps et précisément budgété (puisque la charge du plan de formation incombe à l’entreprise et pas aux salariés qui en bénéficient).

Votre plan de formation doit donc refléter intégralement vos besoins en compétences afin de mettre en place les méthodes nécessaires pour y remédier.

Obligations légales

Le domaine de la formation professionnelle est encadré par un certain nombre d’obligations légales. Le plan de formation découle de l’obligation des employeurs à former les salariés de l’entreprise.

Vous avez, en tant que manager, l’obligation de  procéder à :

• l’adaptation à l’emploi et le maintien de l’employabilité de vos salariés.
• Une négociation collective et un dialogue social sur le thème de la formation professionnelle (dans le cadre de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences pour les entreprises de plus de 300 salariés).
• L’obligation de réaliser tous les deux ans des entretiens professionnels pour chacun de vos collaborateurs , afin d’envisager avec eux des évolutions de parcours.

Voir le plan de développement des compétences , évolution du plan de formation depuis le 1er janvier 2019

Comment le mettre en place ?

Le déploiement du plan de formation au sein de votre entreprise nécessite de respecter un certain nombre d’étapes pour en assurer le succès. Il s’étend sur une année complète, de septembre à septembre de l’année suivante. Il s’agira de bien suivre chacune des phases afin de déployer un projet structuré et organisé.

1. Commencez par recenser les informations recueillies en Année N et faites un bilan . Quels ont été vos principaux succès sur l’année écoulée ? Quels sont les points à améliorer, les outils à mettre en place ou à faire évoluer ? La budgétisation de votre plan de formation précédent était-elle réaliste et cohérente ?
2. Déterminez l’orientation stratégique que vous souhaitez donner à votre entreprise. Existe-t-il des évolutions stratégiques en cours ou à venir ? des emplois en mutation ? Quelles sont les urgences ? Les priorités ?
3. Analysez vos besoins en formation :
   • Les besoins collectifs d’une part si vous cherchez à améliorer la performance d’un département par exemple.
   • les besoins individuels d’autre part si vous cherchez à combler les écarts existants liés à l’évolution d’un emploi ou dans le cas d’un souhait d’évolution exprimé au cours des entretiens professionnels.
4. Réalisez un plan de mise en œuvre. Ce dernier prendra la forme d‘un tableau et renseignera toutes les informations nécessaires à la mise en marche du projet.
5. Budgétisez l’ensemble du plan de formation. C’est une étape qui demande rigueur et précision puisqu’il s’agit de rester cohérent afin d’avoir l’estimation la plus proche possible du réel.
6. Communiquez la démarche auprès de vos salariés . Vos collaborateurs sont les principaux acteurs de ce plan de formation, sa réussite dépend principalement d’eux, ils doivent en avoir connaissance et y adhérer totalement.
7. Mettez en œuvre le projet et assurez-en le suivi tout au long de l’année. Dans le déroulement du projet, des ajustements seront nécessaires face aux imprévus ou aux urgences. Ne soyez pas trop rigide quant au déroulement de votre plan de formation, il vous faudra rester adaptable.
8. Evaluez les retombées du plan de formation et faites un bilan afin d’ajuster votre mode de fonctionnement si besoin pour les années à venir.

Important : Les actions 4 et 5 doivent être validées par la direction générale, et le Comité d’Entreprise (ou les délégués du personnel dans le cas où vous n’auriez pas de CE) doit avoir pu exercer son rôle consultatif.

Contenu et exemple d’un plan de formation

Ce document contient toutes les informations nécessaires à la mise en place et au bon déroulement de votre projet. Il doit donc renseigner des informations précises concernant votre politique d’entreprise et vos stratégies en cours et à venir. Cela favorisera la distinction des types de formations à mettre en place et l’ordre des priorités à établir en conséquence.

Il existe trois grandes classes de formations en fonction des besoins spécifiques de vos collaborateurs :

• Adaptation au poste
• Evolution ou maintien dans l’emploi
• Développement des compétences

Votre plan de formation doit faire apparaître très distinctement ces besoins dans un souci de lecture et de compréhension simplifiée du document.

Doivent être également mentionnées les informations concernant les collaborateurs qui ont bénéficié de formations ainsi que les données logistiques essentielles à la mise en place effective du projet.

Pensez enfin à intégrer la partie correspondant à la budgétisation de votre plan afin d’obtenir une visualisation globale et complète du projet à mettre en œuvre.

Exemple type de présentation d’un plan de formation :

*OPCA : Organismes Paritaires Collecteurs Agréés.

Un plan de formation complet et bien anticipé est un véritable outil de performance pour votre entreprise. Il est le moyen pour vous de pallier aux besoins en formation tout en restant flexible et adaptable. C’est un outil favorisant également la motivation et l’implication de vos salariés par la revalorisation de leurs emplois et/ou par l’accompagnement aux projets professionnels. Prenez donc le temps de le concevoir avec toute la rigueur nécessaire.