Livret d'accueil RH : utilité, contenu, forme, conception - ce qu'il faut savoir

Qu'est qu'un livret d'accueil ?

Le livret d’accueil constitue un élément clé du programme d'intégration d’un nouveau salarié (processus d'onboarding). Il s’agit d’un outil d’accompagnement RH transmis au salarié au premier jour de sa prise de poste dans vos locaux. Il représente un véritable enjeu stratégique pour votre entreprise pour rendre la nouvelle recrue rapidement opérationnelle et ... la conserver !

Que contient-il ?

Ce carnet présente l’entreprise dans son contexte et son environnement, met en évidence les méthodes de fonctionnement qui lui sont propres.

Il recense toutes les informations nécessaires visant à faciliter l’acquisition rapide de repères. Il contient finalement tous les éléments d’orientation utiles pour un collaborateur nouveau.

A noter: bien que le livret d’accueil soit un outil RH pertinent et complet, il ne peut en aucun cas remplacer l’accompagnement personnalisé apporté à votre salarié dans les premiers mois de son intégration.

Objectifs du livret d’accueil

Ce document a pour but de faciliter l’intégration et développer l’autonomie de votre nouveau collaborateur.

Avantages pour le recruté :

Il va donner l’occasion au nouvel embauché de :

• S’imprégner des valeurs et du fonctionnement de la société.
• Se repérer plus facilement au sein de la structure. Connaître les différents services, identifier les principaux interlocuteurs, leurs rôles.
• Prendre connaissance et s’approprier la règlementation et les procédures internes en vigueur dans l’entreprise.
• Découvrir ses nouveaux collègues, ses principaux interlocuteurs, leurs rôles, ainsi que les services et ressources disponibles.

Le livret constitue une véritable boite à outils pratique et toujours accessible pour le salarié. Il pourra piocher toute information utile au gré de ses interrogations.

Intérêts pour l'entreprise :

• Assurer un "onboarding" efficace des nouveaux collaborateurs, réduisant ainsi le temps nécessaire à leur adaptation.
• Promouvoir les valeurs et la culture d’entreprise dès le début de la collaboration, afin de renforcer le sentiment d’appartenance.
• Minimiser les erreurs ou les incompréhensions liées aux procédures internes, en fournissant des informations claires et accessibles.
• Augmenter la satisfaction et la rétention des nouveaux collaborateurs (les fidéliser) en facilitant leur adaptation et leur engagement. Ce support favorise la motivation.

A noter : le livret d’accueil doit être adressé, le jour de leur prise de poste, à tous les salariés de l’entreprise sans exception, et ce, quel que soit leur métier ou leur statut. Il peut par ailleurs être adapté en fonction du type de contrat détenu par votre nouvel arrivant. Les CDD et stagiaires auront des informations plus concises et concrètes, allant directement à l’essentiel. En ce qui concerne les détenteurs de CDI, les informations mentionnées seront plus complètes et détaillées.

Réglementation régissant le livret d’accueil en entreprise

Aucune règlementation d’existence ou de contenu n’encadre officiellement la création du fascicule. Il ne faut néanmoins pas en négliger l’importance et l’impact sur la prise de poste de vos salariés .

Ce document est évolutif, pensez bien à le mettre à jour dès que nécessaire.

Contenu du livret d’accueil et exemple de rubriques

Son contenu diffère d’une entreprise à une autre. Il dépend aussi des éléments que vous souhaitez mettre en évidence pour l’entrée en poste d’un nouvel arrivant. Voici les principaux éléments d’accompagnement que l’on retrouve dans ce document:

Exemple de livret d'accueil pouvant servir de modèle

Introduction

Elle présente brièvement le contexte d’entreprise et peut s’accompagner d’un mot de bienvenue du dirigeant de la structure. L'intérêt est d'accueillir les nouveaux employés avec efficacité et de renforcer leur sentiment d’appartenance en leur montrant qu’ils sont attendus et valorisés dès leur arrivée.

Présentation de l’entreprise

Il s’agit ici de donner des informations concrètes concernant :

• l’historique de l’entreprise,
• sa structure,
• ses missions,
• ses valeurs,
• ses projets et axes stratégiques déterminés pour les années à venir.

L'objectif premier de ce chapitre est d'informer, mais il peut toutefois également consolider la motivation du salarié. Elle lui donne l’occasion de trouver sa place et sa contribution personnelle aux projets de l’entreprise qu’il vient d’intégrer.

A noter : communiquer les valeurs de l'entreprise donne au nouveau collaborateur une idée générale du mode de vie au sein de l’entreprise et des éléments fédérateurs auxquels il devra adhérer pour faciliter sa bonne intégration. Pour donner plus de poids à cette rubrique, vous pouvez créer un chapitre dédié aux valeurs en les illustrant par des exemples concrets et des témoignages de collaborateurs. C'est une bonne façon de de rendre cette section vivante, engageante et permet de montrer comment ces valeurs se traduisent dans le quotidien.

Organisation interne

Cette partie présente l’organigramme, les principaux services, et une présentation détaillée des équipes. Inclure une courte description des rôles de chaque équipe permet au nouvel arrivant de mieux comprendre à qui s’adresser selon ses besoins.

Des photos ou des descriptions illustratives des principaux collaborateurs peuvent également être ajoutées dans un trombinoscope. C'est un outil de communication intéressant pour humaniser l’organisation et faciliter les échanges futurs.

Mise en valeur des contacts utiles pour diverses questions : services administratifs, paie, etc.

Informations pratiques

Sont recensés par thèmes dans cette partie tous les éléments favorisant l’orientation du nouvel arrivant dans son environnement :

• Plan d’accès : inclure une carte détaillée, les différents moyens d’accès (transports en commun, voiture, etc.), et les informations sur les horaires des navettes éventuelles.
• Parking : modalités d’accès au parking, règles d’utilisation, et détails sur la demande de carte d’entrée.
• Restauration : informations sur la cantine ou les espaces de restauration disponibles, horaires de service, et recommandations sur les bonnes adresses à proximité.
• Transports : informations sur les arrêts de bus, stations de métro, ou autres services de transport à proximité de l’entreprise.
• Horaires de travail : détails sur les horaires d’arrivée et de départ, flexibilité des horaires, et les règles concernant les heures supplémentaires.
• Badges : explication du fonctionnement des badges d’accès, des règles de sécurité associées, et des modalités pour signaler les absences ou pointages.
• Processus à suivre pour des demandes particulières (congés, absences, matériel) : détail des étapes à suivre pour chaque demande, avec des liens vers les formulaires à remplir ou les plateformes à utiliser.
• Informations concernant l’intranet de la structure : comment accéder à l’intranet, quelles ressources y sont disponibles, et des tutoriels pour faciliter la prise en main.
• Accès informatiques : procédures pour accéder aux ressources informatiques, demander du matériel, et obtenir de l’aide en cas de problème technique.

Réglementations et obligations légales

Cette section intègre à la fois le règlement intérieur de votre entreprise, mais également la convention collective applicable à votre structure. Vous pouvez aussi choisir d’y intégrer les informations relatives à l’hygiène et la sécurité au travail.

Ne pas hésiter à fournir des exemples concrets de situations rencontrées et la manière dont les règles s’appliquent. La section est ainsi plus accessible en soulignant concrètement son importance au quotidien.

Instances Représentatives du Personnel (IRP)

Il est important de communiquer les noms et coordonnées des représentants, leurs rôles respectifs et domaines d’intervention au sein de l’entreprise. Des photos et une courte description des IRP peuvent être incluses, de même que des exemples de cas dans lesquels ces représentants peuvent intervenir. Ce peut être rassurant pour un nouveau salarié de savoir vers qui se tourner face à une problématique particulière.

Formations

Certaines entreprises font le choix d’ajouter un onglet concernant la formation professionnelle. Cette partie détermine les possibilités existantes et les conditions d’accès aux formations dans l’entreprise. C’est une occasion supplémentaire de motiver votre collaborateur en mettant en avant les opportunités de développement personnel et professionnel. Là encore, inclure des témoignages de salariés ayant bénéficié de formations. Cela peut inspirer les nouveaux arrivants et les encourager à se former.

Présentation : une mise en forme simple efficace...

Le support

Votre guide peut prendre l’aspect qui vous convient, mais il est souvent représenté sous la forme d’un petit fascicule (généralement en format A5). Une version numérique peut également être envisagée pour faciliter l'accès et la mise à jour.

Chaque support possède ses avantages :

• Un livret papier est pratique, car il peut être remis immédiatement. De plus, en choisissant un papier de qualité (glacé, velouté...), cela ajoute une dimension émotionnelle au support.
• Une version numérique offre une meilleure accessibilité à long terme et facilite les mises à jour.

La forme du livret

Veillez à ce que le livret d’accueil soit attrayant et qu’il contienne des informations utiles à tous les salariés. Il ne s’agit pas de submerger les nouveaux collaborateurs d’informations denses et non concrètes. Concentrez à l’intérieur de ce document les informations essentielles et prioritaires dans un format synthétique, visuellement engageant, et facile à consulter. Utilisez des icônes, des illustrations et des couleurs pour structurer les différentes sections et rendre l'ensemble plus agréable à parcourir.

Enrichissez le livret pour le rendre plus vivant et attractif en incluant des témoignages d'autres collaborateurs, des anecdotes de l'entreprise, ou encore des photos de la vie d’équipe. Ces éléments aideront à humaniser l’entreprise et à créer une connexion dès l’accueil.

Un livret d’accueil bien réalisé est un outil RH déterminant de la bonne intégration de vos collaborateurs, attachez-y donc une importance toute particulière, car il contribue à la première impression que se font les nouveaux arrivants de l'entreprise. Cela peut sembler anodin, mais un livret bien conçu peut faire toute la différence dans la création d'un sentiment d'appartenance et d'engagement.

Démarche pour créer un livret d’accueil au sein de l’entreprise

1. Définir les objectifs du livret d’accueil

   Commencez par identifier clairement les objectifs du livret d’accueil. Demandez-vous ce que vous voulez que le nouvel arrivant apprenne et ressente une fois le livret d'accueil en main. Les objectifs doivent à la fois répondre aux besoins des salariés (intégration, compréhension de l’entreprise) et aux besoins de l’entreprise (motivation, engagement, conformité). Cette phase est importante pour définir le contenu du document et sa forme.

2. Impliquer les parties prenantes

   Faire participer à sa création le serviceRH, les managers, et même certains collaborateurs actuels. C'est une bonne pratique pour concevoir un livret d’accueil pertinent et complet. Chaque département peut apporter une perspective unique sur les informations utiles à inclure.

3. Structurer le contenu

   Élaborez une structure claire et logique pour le livret. Définissez les sections essentielles comme proposées précédemment :

   • Introduction
   • Présentation de l’entreprise
   • Organisation interne
   • Informations pratiques
   • Règlementations et obligations légales
   • Instances Représentatives du Personnel (IRP)
   • Formations 

4. Collecter et organiser les informations

   Rassemblez toutes les informations pertinentes pour chaque section.
   Veillez à ce que le contenu soit à jour, précis, et facile à comprendre. Ne pas hésiter à s'appuyer sur le retour de différents services pour s’assurer que toutes les informations nécessaires sont incluses.

5. Choisir un format attrayant

   Décidez du format du livret : papier, numérique, ou hybride.

   Quelle que soit la forme choisie, rendez le livret visuellement attrayant avec des graphiques, des photos, et une mise en page claire.

6. Rendre le contenu interactif et vivant

   Pour maximiser l'impact du livret d'accueil, rendez-le aussi interactif que possible. Intégrez des témoignages d’anciens nouveaux arrivants, des anecdotes sur l’entreprise, et même des quiz ou des activités pour tester la compréhension du nouvel arrivant. Cela rendra le document plus engageant et mémorable.

7. Faire valider le livret par les responsables

   Avant sa diffusion, faites relire et valider le livret d'accueil par les responsables des différents départements concernés. En particulier par les ressources humaines et la direction. Cela permet de s’assurer que toutes les informations sont correctes et que le document répond bien aux attentes de l’entreprise.

8. Assurer la diffusion et l’accessibilité

   Le livret d’accueil doit être remis au salarié dès son arrivée dans vos locaux. Toutefois, il doit aussi rester disponible en permanence. Si vous avez choisi une version numérique ou hybride, pensez à l’héberger sur l’intranet de l’entreprise ou à l’intégrer dans un espace de ressources accessible à tous les employés.

9. Mettre à jour régulièrement

   Les informations de l’entreprise évoluent constamment. Il est ainsi nécessaire de tenir le livret d’accueil à jour. Particulièrement lorsque des changements substantiels surviennent (nouvelles procédures, modification de l’organigramme, etc.). Prévoyez un processus de mise à jour (qui est responsable ? Etc.,) pour garantir la qualité constante du document.

10. Encourager des retours

    Recueillez auprès des nouveaux embauchés leur avis sur le livret après leurs premiers mois dans l’entreprise. Leurs retours vous permettront d’améliorer continuellement ce document et de l’adapter au mieux aux besoins réels des nouveaux arrivants.