Comment mettre place une GPEC en entreprise ?

Qu'est-ce que la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences ?

La GPEC est un outil de gestion RH préventif visant à analyser les contraintes imposées par votre environnement et les choix stratégiques à opérer pour relever au mieux les défis de demain. Il s’agit d’une démarche importante pour la pérennité de l’entreprise puisqu’elle répond à une question majeure : « comment m’assurer d’avoir les bonnes compétences au bon endroit et au bon moment pour déployer ma stratégie ? »

Comment mettre en œuvre une GPEC ?

Voici les 3 grandes étapes pour réussir la mise en oeuvre d'une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences dans une entreprise :

1. Menez un diagnostic approfondi de votre situation actuelle et future

   La mise en place d’une GPEC passe inévitablement par la réalisation d’un diagnostic de l’existant concernant vos métiers, compétences et profils de collaborateurs. L’objectif étant de faire un état des lieux des besoins en termes d’emplois et compétences pour orienter au mieux les décisions stratégiques en aval.

   Après avoir réalisé votre autodiagnostic, dégagez-en vos besoins principaux en termes de Ressources Humaines et posez-vous les bonnes questions. Gardez à l’esprit qu’il s’agit bien là d’identifier les écarts entre les compétences effectivement détenues par les salariés et celles attendues pour occuper les emplois de demain :

   Les fiches de fonction sont-elles à jour ? Les compétences de vos collaborateurs sont-elles celles attendues au sein de votre entreprise ? Y’a-t-il des besoins en formation ? Des projets professionnels et personnels en cours ? Votre pyramide des âges est-elle équilibrée ?  Vos salariés se sentent-ils bien dans leurs postes aux vues de leurs compétences professionnelles ? Comment sont organisés les parcours de mobilité en interne ? La gestion de votre masse salariale est-elle optimisée ? Vos contrats de travail adaptés ? Comment sont gérés les départs dans votre entreprise et comment mettez-vous en place la transmission des connaissances en conséquence ? Quels emplois en évolution (technologique, organisationnelle ou sociale) nécessitent une adaptation ?

   Autant de questions qui vous aideront à déterminer l’ampleur du projet à mettre en place en vue d’une amélioration en profondeur.

2. Elaborez un plan d’action RH

   Suite à votre travail d’analyse, choisissez les leviers pertinents pour réduire les écarts détectés, puis planifiez une à une les actions à mettre en place.
   Pour faciliter cette étape, vous pouvez concevoir un diagramme de GANTT . Il présente l’avantage de mettre en évidence les tâches à réaliser dans le détail en faisant apparaître la durée de chacune d’entre elles, ainsi que les échéances à respecter impérativement pour assurer le succès de la démarche:

   Exemple d’un diagramme de GANTT :

   Echéances Tâches à réaliser	Date 1	Date 2	Date 3	Date 4	Date 5
   Tâche 1
   Tâche 2
   Tâche 3

    Voir les dossiers méthodes suivants :

   • réalisation d'un plan d'action ,
   • élaborer un diagramme de Gantt .
   
   

   Cette étape sera la plus lourde du projet dans la mesure où elle consiste à créer des outils concrets et stratégiques de gestion anticipative des Ressources Humaines.

       A noter : la communication en interne est primordiale pendant toute cette phase, puisqu’elle contribuera à impliquer davantage toutes les parties prenantes concernées et à donner du sens à votre vision.

3. Dressez un bilan à postériori et analysez les écarts :

   Il est impératif dans le cadre de cette démarche d'établir  un bilan à la fois quantitatif et qualitatif après la mise en place des outils définis.

   Quels objectifs fixés ont été effectivement réalisés ? Quels sont les impacts directs ou indirects sur votre structure ? Quelles sont vos marges d’amélioration ?

   La mesure de la retombée de vos outils après coup vous offre la possibilité de corriger les écarts si besoin.

Quelle est l'utilité d’une GPEC ?

La GPEC doit intégrer tous les collaborateurs de l’entreprise. L’objectif étant de fédérer vos équipes autour de ces changements afin de les motiver et de donner une dynamique globale à votre projet.

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences présente des vertus dans bon nombre de domaines :

Enjeux humains :

• Adapter vos emplois aux évolutions de votre environnement et à votre stratégie d’entreprise.
• Trouver  de nouveaux leviers de fidélisation pour les compétences clés de votre structure. Gérer les talents
• Favoriser la mobilité interne  pour une meilleure évolution professionnelle .
• Améliorer la gestion des carrières, des parcours professionnels, l'employabilité des salariés à moyen-terme.
• Redynamiser et motiver vos salariés par la valorisation des compétences et l’accompagnement aux projets professionnels.
• Anticiper une problématique interne liée à la pyramide des âges .
• Optimiser le processus de recrutement.

Enjeux organisationnels :

• Assurer une meilleure organisation du travail en interne et valoriser les conditions de travail dans votre société.
• Faciliter la transmission des savoirs et savoir-faire pour ne pas perdre les compétences clés de l'entreprise.
• Optimiser la gestion de vos effectifs par une adaptation des recrutements et contrats de travail.
• Mieux gérer la formation professionnelle de chaque collaborateur.
• Bâtir et maintenir un référentiel de compétences.
• Savoir évaluer les compétences.
• Maîtriser chaque emploi dans l'entreprise

Enjeux économiques :  

• Affirmer votre valeur ajoutée sur le marché par l’évolution cohérente de vos métiers.
• Redéfinir au mieux votre positionnement.
• Développer votre activité économique sur le long terme par la sauvegarde de votre compétitivité.

Il s’agit finalement de déployer au mieux la stratégie globale de l’entreprise en mettant au diapason les besoins futurs en termes d'emploi et de compétences. Bref développer le capital humain .

Quels sont les acteurs d’un projet de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences ?

Les principaux intervenants de la mise en place d’une GPEC sont les suivants :

• Les membres de la direction et l’équipe RH assurent le pilotage du projet GPEC (dont l'implémentation éventuelle dans le SIRH). 
• Les managers , à partir d’une stratégie, déclinent les besoins opérationnels en ressources.
• Les représentants du personnel interviennent au cours de la négociation préalable à la mise en place du projet GPEC, et aident à déterminer les mesures d’accompagnement à appliquer.
• Les collaborateurs sont impliqués au projet puisqu’il s’agit d’une démarche participative et globale de la structure. Il s’agit également ici d’éviter de devoir faire face à des résistances aux évolutions .

Quelle législation pour la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences?

Toutes les entreprises de plus de 300 salariés ont l’obligation légale de négocier tous les 3 ans sur la thématique de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC).

Par ailleurs, des dispositifs de conseil et aides financières de l’Etat sont également envisageables pour les entreprises de moins de 300 salariés.

Focus sur les principaux outils d’aide à la GPEC 

La GPEC vous donne l’occasion de créer ou redéfinir des outils RH organisationnels et de développement de compétences :

• Redéfinition des fiches de poste avec les compétences clés qu’elles impliquent.
• Création de parcours de mobilité.
• Création d’une trame pour les entretiens annuels .
• Cartographie des postes.
• Développement d'un plan de développement des compétences ( ancien plan de formation ) .
  
• Utilisation des outils liés à la formation par vos collaborateurs : CPF (Compte Personnel de Formation) ou CIF (Congé Individuel de Formation) par exemple.
• Réalisation de bilans de compétences.
• Mise en place de tutorats afin d’assurer une bonne transmission des savoirs et savoir-faire, ainsi qu’une préservation des compétences clés en interne.

La démarche de GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) prend du temps, mais elle constitue une réelle plus-value dans la gestion de vos Ressources Humaines. Par ailleurs, elle sécurise la pérennité de votre entreprise en facilitant l’adaptation de vos métiers aux évolutions de votre environnement et en redonnant à vos salariés de nouveaux leviers de motivation et d’épanouissement personnel.