Concevoir et organiser une formation interne

Les dispositifs de formation sont mis en place dans les entreprises pour valoriser l’évolution de leur croissance et leur pérennité.

On considère aujourd’hui la formation comme un outil stratégique majeur de la performance d’une entreprise. Ainsi, toute entreprise a désormais pour obligation légale d’investir dans des dispositifs d'apprentissage.

Voir la fiche pratique sur le plan de formation pour plus d’informations sur la législation de la formation professionnelle.

Qu’est-ce que la formation interne ?

La formation interne consiste à planifier, organiser et dispenser une action de formation par ses propres moyens. Cette dernière peut être enseignée dans les locaux ou en dehors mais dans tous les cas, le dispositif est créé et animé par des salariés de la structure.

Pourquoi internaliser la formation ?

Cette organisation présente plusieurs avantages pour l’entreprise :

• avoir un contrôle sur l’expertise offerte aux salariés,
• maîtriser les coûts,
• prodiguer un enseignement adapté à la structure et aux valeurs de l‘entreprise,
• transmettre un savoir-faire propre

Les étapes essentielles à la création d’un dispositif de formation interne

1. Expression d’un besoin

   La nécessité de créer une formation en interne vient à l’origine de l’expression d’un besoin, lié à un dysfonctionnement, de la part de vos collaborateurs ou des managers.

   Rappelons les 3 types de formation existants :

   • Adaptation à un poste lié à l’évolution d’un métier ou de ses techniques.
   • Nécessité de maintien dans l’emploi.
   • Recherche de développement des compétences.

   Ces besoins émanent souvent des entretiens professionnels bisannuels obligatoires . Ils offrent entre autres aux managers la possibilité de trier et prioriser les actions de formation à venir.

2. Organisation du dispositif

   Une fois le besoin détecté, mettez en place une équipe chargée de la conception de la formation .

   Il s’agit alors de déterminer les enjeux ainsi que les principaux objectifs à atteindre.

   Ces éléments faciliteront ensuite la définition du déroulé logique de l’enseignement intégrant le choix des supports pédagogiques, les points essentiels à aborder, de quelle manière et dans quel ordre, ainsi que les points de réglementation.

   Trouvez un moyen d’évaluer les collaborateurs à l’issue de la session. Il est primordial de savoir évaluer l’impact du dispositif sur la productivité des collaborateurs et de mesurer les écarts entre résultats attendus et résultats effectifs .

   Pensez également à budgétiser précisément le coût de la formation.

3. Choix des formateurs

   Un ou deux collaborateurs sont ensuite désignés par vos soins pour animer la formation.
   Les collaborateurs sélectionnés sont des experts du sujet à enseigner . Ils présentent une maîtrise parfaite de la thématique.
   Ils doivent être par ailleurs des personnes pédagogues, particulièrement communicantes et pour qui l’enseignement représente un plaisir et non un fardeau.
   Le manager choisit l’intervenant pour la prestation, mais il est essentiel que le formateur désigné soit également volontaire pour participer au projet afin d’en garantir l’efficacité.

4. Gestion logistique

   Anticipez et planifiez ensuite les aspects logistiques liés à la formation :
   Quel est le matériel nécessaire pour l’accomplissement de cet enseignement ? L’action se déroulera-t-elle au sein même de l’entreprise ou à l’extérieur ? Sur quelle durée et à quelle(s) date(s) ? Prévoyez-vous d’organiser une ou plusieurs sessions ? Où les repas seront-ils pris ?

   Tant d’éléments qu’il vous faut anticiper pour favoriser le bon déroulement de la formation le jour J.

   Quelques semaines avant, pensez à envoyer aux collaborateurs concernés une convocation intégrant l’ensemble des informations qui leur seront nécessaires pour se rendre à l’évènement.

   • Intitulé de la formation
   • Lieu d’enseignement
   • Date et heure de rendez-vous
   • Durée du dispositif

    Le jour de la formation, mettez à disposition des collaborateurs une feuille d’émargement pour vous assurer de leur présence.

Réglementation liée à la formation interne

La formation doit être agréée pour être reconnue . Vous avez donc l’obligation de faire une « déclaration d’activité d’un prestataire de formation » auprès de la DREETS . Une fois les formalités validées, on attribuera à votre entreprise un numéro d’enregistrement qui officialisera votre capacité à dispenser une formation en interne.

Le financement de la formation interne est effectué par un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA). Pour en bénéficier, il faut envoyer à la DREETS un argumentaire répondant aux conditions de fond et de forme imposés par le Code du travail pour justifier le soutien de l’OPCA qui va financer le projet. Envoyez également à la DIRECCTE un cahier des charges détaillé comprenant les objectifs de la formation, son contenu et son organisation.

La rémunération des salariés durant la formation

Le salaire est maintenu tout au long de la formation lorsque celle-ci est dispensée sur les horaires de travail.

Lorsque la formation est animée en dehors des heures de travail des collaborateurs, ces derniers sont alors rémunérés en heures supplémentaires (dans le cadre d’une formation de développement de compétences) ou par versement de l’allocation formation dans les autres cas de figure.

Les aides financières

Tableau des principales aides financières à la formation professionnelle

Formation	Contrat - Principes généraux	Durée	Aide(s)
Aide à la formation avant l'embauche : Préparation Opérationnelle à l'Emploi individuelle (POEI)	- CDD supérieur à 12 mois ou CDI - pour les demandeurs d’emploi inscrits à Pôle emploi, indemnisés ou non	-Avant la prise de poste -Maximum 400 heures	- 5 €/heure - Maximum 2000 €
Aide à la formation avant l'embauche : Action de Formation Préalable au Recrutement (AFPR)	- CDD de 6 à 12 mois - pour les demandeurs d’emploi inscrits à Pôle emploi, indemnisés ou non	- Avant la prise de poste - Maximum 400 heures	- 5 €/heure - Maximum 2000 €
Contrat d'apprentissage	- CDD ou CDI - 16 à 29 ans révolus	de 6 mois à 3 ans - 4 ans pour certains cas	Aide unique à l'apprentissage 4 125 € la 1ère année d'exécution du contrat, 2 000 € la 2ème année d'exécution du contrat, 1 200 € la 3ème année d'exécution du contrat Si le contrat dépasse 3 ans, l'aide pour la 4ème année est également de 1200 € Pour les employeurs de moins de 250 salariés pour la préparation d'un diplôme ou d'une qualification professionnelle de niveau inférieur ou égal au baccalauréat . Réduction générale des cotisations patronales
Contrat de professionnalisation	- CDD ou CDI		Aide forfaitaire à l'employeur (AFE) pour l'embauche d'un demandeur d'emploi âgé de 26 ans et plus. 2000 € maximum Demandeur d'emploi de 45 ans et plus : aide supplémentaire de 2000€ Réduction générale des cotisations patronales

Pour en savoir plus sur ces aides, leurs conditions et modalités d'application, se rendre sur les sites institutionnels :

• - France Travail
• - Ministère du Travail pour le contrat de professionnalisation
• - URSSAF - pour la réduction générale des cotisations patronales

Évaluation post-formation

Dans les semaines qui suivent la session, pensez à opérer un suivi auprès des salariés formés afin d’analyser les retombées directes de la formation sur le travail et le comportement des collaborateurs à leurs postes.

C’est un moyen de mesurer l’impact et l’efficacité de l’enseignement fourni afin de corriger un dysfonctionnement lorsque c’est nécessaire.