L'entretien annuel d'évaluation - Pourquoi ? Comment ?

Cette entrevue est souvent appréhendée par de nombreux évalués, car associée à une notation - et par conséquent un jugement. Elle l'est aussi parfois par celui qui doit évaluer, parfois mal à l'aise dans ce face à face.

Ce rendez-vous est toutefois l'occasion pour le manager de faire un point formel avec ses collaborateurs et recueillir un certain feedback sur son mode de management.

Qu'est-ce qu'un entretien annuel d'évaluation ?

Il s'agit d'une rencontre formelle en face à face entre le salarié et son supérieur hiérarchique direct. Véritable outil pour le management des femmes et des hommes , l'entretien annuel d'évaluation a pour but d'améliorer la motivation et l'engagement individuel. Il s'agit plus particulièrement de :

•  faire un bilan de l'année écoulée,
•  évaluer la performance du collaborateur au regard des objectifs fixés,
•  échanger mutuellement sur les points positifs, négatifs, difficultés rencontrées, les compétences détenues,
•  fixer les objectifs de l'année N+1 et les moyens associés (formation...).

Pour être efficace, ce rendez-vous se doit d'être minutieusement préparé par les 2 parties. Cette rencontre est  avant tout être un moment de discussion constructive . Le manager cherchera à nouer une relation de confiance qui visera le plus possible une posture gagnant-gagnant.

Ce moment privilégié d'échange entre le manager et son équipe représente une véritable démarche de progrès si tout est fait dans les règles de l'art. Selon les pratiques des entreprises, c'est aussi occasion d'aborder la question des primes individuelles, voire de l'augmentation de rémunération.

La réciproque est aussi possible (évaluation du "chef") à travers le 360° feedback  ...

Les différences avec l'entretien professionnel

Globalement, l'entretien d’évaluation a pour finalité de dresser un bilan de l'année écoulée dans une perspective de performance. L'entretien professionnel est quant à lui focalisé sur le parcours professionnel du salarié au sein de l'entreprise, son projet professionnel et la mise en place des moyens et d'un plan d'action adéquat (perspectives d'évolution de carrière, promotion, mobilité interne, bilan de compétence, formations...).

Par ailleurs, l'entretien professionnel est imposé par la loi. Il concourt à la préparation du plan de formation.

Intérêts de ce type d'entretiens individuels

•  Ils offrent l'occasion aux 2 parties de communiquer lors d'un rendez-vous formel - l'une et l'autre pourront exprimer satisfactions et insatisfaction, non-dits... Une mise à plat salutaire, une relation manager-managé saine et efficace.
•  Ils donnent l'opportunité de discuter des objectifs - passés et à venir. C'est un moment important pour que les objectifs soient partagés et acceptés après échanges.
•  Ils posent des bases solides pour aborder l'année à venir.

Limites de l'exercice

• La réussite tient beaucoup à la capacité du manager à maîtriser cet exercice : création d'un climat propice à l'échange, conduite de l'entretien , posture, prise de recul...
•  L'entretien doit conserver un côté professionnel et non tomber dans un échange amical, non préparé, sans réel but.
•  Le poids hiérarchique peut peser sur les échanges et empêcher le collaborateur d'exprimer son ressenti et ses positions sur les différents sujets abordés.
•  S'il est essentiel au bon fonctionnement de l'entreprise, il n'en demeure pas moins que cet instant est souvent perçu comme une source de stress par les employés. Ce qui ne facilite nullement les choses. Il incombe ainsi au manager de savoir instaurer dès les premières secondes de la rencontre un réel climat de confiance.

Durée de la rencontre

Il faut compter au minimum une heure pour pouvoir aborder tous les points planifiés, jusqu'à plusieurs heures - dans la limite du raisonnable - si les sujets sont nombreux et les discussions longues. 

L'importance de la préparation de l'entretien d'évaluation

Il est essentiel que chacune des deux 2 parties prépare ce rendez-vous avec soin en amont et adopte une attitude positive et constructive. 

Une bonne pratique consiste pour le manager à faire parvenir à ses collaborateurs une grille dévaluation vierge afin qu'ils puissent s'auto-évaluer sur leurs points forts et points faibles. Ils poseront ainsi les bases de la discussion.

Téléchargez un exemple de grille d'évaluation annuelle en version Excel

Déroulement de l'entretien annuel

Il s'articule autour de plusieurs phases :

discussion générale sur l'année écoulée : le bilan

point sur le niveau de performance du managé vis-à-vis des objectifs fixés

évaluation des savoir-faire et savoir-être avec la grille d'entretien

échanges sur les axes d'amélioration 

partages des aspirations professionnelles du salarié

Feuille de route pour l'année à venir - définition d'objectifs et de plans d'action : formation, accompagnement, etc.

conclusion de l'entretien : feedback du collaborateur et du manager sur le déroulé des échanges, compte-rendu de l'entretien et contrat d'objectifs et de moyens pour l'année n+1