Réussir l'entretien annuel d'évaluation

Qu'est-ce qu'un entretien annuel d'évaluation ?

Il s'agit d'une rencontre formelle en face-à-face entre le salarié et son supérieur hiérarchique direct pour faire le bilan de l'année, puis fixer les objectifs et actions pour la période suivante.

Véritable outil pourle management des femmes et des hommes, l'entretien annuel d'évaluation a pour but d'améliorer la motivation et l'engagement individuel.

Plus précisément sa finalité est de :

• faire un bilan de l'année écoulée,
• évaluer la performance du collaborateur au regard des objectifs fixés,
• échanger mutuellement sur les points positifs, négatifs, difficultés rencontrées, les compétences détenues,
• fixer les objectifs de l'année N+1 et les moyens associés (formation...).

Pour être efficace, ce rendez-vous se doit d'être minutieusement préparé par les 2 parties. Cette rencontre est avant tout être un moment de discussion constructive . Le manager cherchera à nouer une relation de confiance qui visera le plus possible une posture gagnant-gagnant.

Ce moment privilégié d'échange entre le manager et son équipe représente une véritable démarche de progrès si tout est fait dans les règles de l'art. Selon les pratiques des entreprises, c'est aussi occasion d'aborder la question des primes individuelles, voire de l'augmentation de rémunération.

La réciproque est aussi possible (évaluation du "chef") à travers le 360° feedback ...

Intérêts de ce type d'entretiens individuels

Cette entrevue est souvent appréhendée par de nombreux évalués, car associée à une notation - et par conséquent, un jugement. Elle l'est aussi parfois par celui qui doit évaluer, qui peut être mal à l'aise dans ce face-à-face.

Ce rendez-vous est toutefois l'occasion pour le manager de faire un point formel avec ses collaborateurs et recueillir un certain feedback sur son mode de management.

• Ils offrent l'occasion aux 2 parties de communiquer lors d'un rendez-vous formel - l'une et l'autre pourront exprimer satisfactions et insatisfaction, non-dits... Une mise à plat salutaire, une relation manager-managé saine et efficace.
• Ils donnent l'opportunité de discuter des objectifs - passés et à venir. C'est un moment important pour que les objectifs soient partagés et acceptés après échanges.
• Ils posent des bases solides pour aborder l'année à venir.

Limites de l'exercice

• La réussite tient beaucoup à la capacité du manager à maîtriser cet exercice : création d'un climat propice à l'échange, conduite de l'entretien, posture, prise de recul...
• L'entretien doit conserver un côté professionnel et non tomber dans un échange amical, non préparé, sans réel but.
• Le poids hiérarchique peut peser sur les échanges et empêcher le collaborateur d'exprimer son ressenti et ses positions sur les différents sujets abordés.
• S'il est essentiel au bon fonctionnement de l'entreprise, il n'en demeure pas moins que cet instant est souvent perçu comme une source de stress par les employés. Ce qui ne facilite nullement les choses. Il incombe ainsi au manager de savoir instaurer dès les premières secondes de la rencontre un réel climat de confiance.

Durée de la rencontre

Il faut compter au minimum une heure pour pouvoir aborder tous les points planifiés, jusqu'à plusieurs heures - dans la limite du raisonnable - si les sujets sont nombreux et les discussions longues.

L'importance de la préparation de l'entretien d'évaluation

Il est essentiel que chacune des deux 2 parties prépare ce rendez-vous avec soin en amont et adopte une attitude positive et constructive.

Une bonne pratique consiste pour le manager à faire parvenir à ses collaborateurs une grille de d'évaluation vierge afin qu'ils puissent s'auto-évaluer sur leurs points forts et points faibles. Ils poseront ainsi les bases de la discussion. Voir ci-après notre trame d'entretien annuel d'évaluation en PDF :

Téléchargez un exemple de grille d'évaluation annuelle en version Excel

Les 4 étapes de l'entretien annuel

1. Accueillir le collaborateur

   De cette première étape dépend le succès ou non de la rencontre. C'est le moment où le manager doit, dès les premières minutes, être capable d'instaurer un climat de confiance et accueillir pleinement son collaborateur pour un entretien individuel en face-à-face réussi. Salle fermée, à l'abri des regards et/ou oreilles indiscrètes ; consigne de ne pas déranger, sauf urgence ; désactivation des notifications de smartphone ou autre ; confort du lieu ; climat serein ; etc.

   Tous ces éléments contribuent à créer une atmosphère rassurante. Ainsi, le salarié se sentira plus à l'aise, plus ouvert au partage, ce qui facilitera la communication.

   C'est également au cours de cette phase que le manager rappelle l'objectif de l'entretien ainsi que son déroulement (points abordés, suites de l'échange, etc.).

   Une fois les conditions de l'entretien exposées et les règles et objectifs de la rencontre rappelés, le manager veillera à rapidement donner la parole à son évalué.

2. Faire le bilan de l'année écoulée

   Il s'agit de faire un point annuel en termes d'atteinte des objectifs, d’écueils éventuels, situations difficiles, attentes, feedback, satisfaction, accompagnement, etc. L'évaluation en elle-même se base sur une grille d'évaluation préalablement établie et remise aux 2 parties, afin que chacun en prenne connaissance et la remplisse (l'évalué s'auto-évalue). Ce, le plus objectivement possible.

   Cette étape est primordiale, notamment dans le cadre de primes versées en fonction des résultats individuels.

   Évaluation du collaborateur dans son poste

   L'objectif est de vérifier que l'évalué fait son travail correctement, dans les meilleures conditions possibles, qu'il répond aux attentes du poste qu'il occupe. Il s'agit également de faire émerger d'éventuelles lacunes ou bien une certaine lassitude dans la mission afin d'y remédier le plus adéquatement possible et d'échanger sur les axes d'amélioration.

   • Mesure des résultats obtenus quant aux objectifs fixés lors du dernier entretien d'évaluation : l'évalué présente son auto-évaluation à son supérieur qui le laisse s'exprimer avant de donner sa propre vision des choses. En cas de désaccord sur certains points, les 2 protagonistes remettent la situation dans son contexte et mènent une analyse basée sur des faits précis, évitant ainsi tout jugement ou perception erronée.
   • Mesure des compétences nécessaires pour ledit poste : à quel niveau se situe l'évalué (et ses aptitudes) quant aux missions qui lui incombent ("Point d'amélioration prioritaire", "En dessous du niveau attendu"," Atteinte du niveau attendu", "Au-dessus du niveau attendu", "Excellence") ?

   Évaluation globale du collaborateur

   Il s'agit d'évaluer le comportement du collaborateur au sein de son équipe, son service, voire dans l'entreprise, et mettre au jour d'éventuelles tensions, de déceler les prémices d'un syndrome d'épuisement chez le salarié, etc.

   Exemple de bonnes questions à se poser :

   • L'évalué est-il bien intégré dans l'entreprise ?
   • Entretient-il de bons rapports avec ses collègues ?
   • Son poste est-il en adéquation avec ses compétences ?
   • L'évalué présente-t-il des signaux de stress à prendre en compte ? etc.

3. Fixer de nouveaux objectifs et prévoir un plan d'action

   Cette phase - également nommée phase d'engagement - consiste pour le manager et l'évalué à définir ensemble de nouveaux objectifs pour l'année, trouver des pistes d'amélioration et/ou moyens, actions à mettre en œuvre afin de progresser au niveau des points faibles mis au jour, améliorer la performance, développer les talents, maximiser ses points forts, etc.

   Il est important que le collaborateur puisse s'exprimer sur le sujet et notamment préférable de lui laisser la possibilité de trouver des solutions par lui-même, faire des propositions ou suggestions plutôt que de les lui imposer : besoins de formation, coaching, entretiens réguliers afin d'acter les progrès, etc.

   Comment fixer des objectifs ?

   • Limiter le nombre d'objectifs : se focaliser sur les plus importants, les plus motivants afin d'éviter le découragement et la dispersion.
   • Définir des objectifs SMART - simples, mesurables, ambitieux, réalistes et temporels : ils doivent être clairs, précis, adaptés au poste et à la qualification du salarié, compréhensibles, atteignables tout en étant motivants, définis dans le temps.
   • Fixer des objectifs quantifiables en termes de résultat : l'évaluation doit se faire de manière objective et mesurable. Elle se base sur les résultats et non les moyens mis en œuvre pour les atteindre.
   • Déterminer des objectifs stables sur l'année : en cas de difficultés passagères liées au marché ou à la conjoncture, ils pourront toutefois être révisés.

   Feuille de route pour l'année à venir - définition d'objectifs et de plans d'action : formation, accompagnement, etc.

4. Réaliser la synthèse de l'entretien

   Conclusion de l'entretien : feedback du collaborateur et du manager sur le déroulé des échanges, compte-rendu de l'entretien et contrat d'objectifs et de moyens pour l'année n+1

   La clôture de l'entretien se fait par une synthèse rédigée par le manager de tout ce qui a été dit et décidé au cours de la rencontre : évaluation, points positifs, points à améliorer, engagements réciproques, éventuelles prochaines rencontres convenues.

   Le salarié est également amené à donner son impression sur cet échange. D'autres points peuvent être abordés, tels que le projet professionnel du collaborateur, les perspectives d'évolution, même si ce thème est normalement traité lors de l'entretien professionnel (avec le parcours professionnel).

   Ce compte-rendu d'entretien comportant un contrat d’objectifs est rédigé et signé par les 2 parties. Il servira de base pour l'entretien annuel de l'année suivante.

Conseils pratiques à destination des managers

Le succès d'un entretien annuel d'évaluation réside en très large partie dans la façon qu'a le manager de conduire la rencontre. Il est primordial que ce moment se déroule dans un cadre serein et de confiance réciproque.

En effet, les échanges doivent rester cordiaux et se dérouler dans un esprit gagnant-gagnant. Vos collaborateurs doivent se sentir libres de livrer leur vision de l'année écoulée. Il est important qu'ils puissent s'exprimer et qu'ils se sentent écoutés et entendus.

Pour vous, ces échanges sont également l'occasion de recueillir un certain feed-back sur votre mode de management.

Adoptez un état d'esprit serein et objectif avant chaque entretien

Votre façon d'aborder un entretien pose, dès les premières secondes, le cadre de ce dernier. Si vous êtes stressé ou préoccupé par diverses tensions ou difficultés externes, vos collaborateurs le ressentiront et cela biaisera les échanges. Il est donc important de commencer vos entretiens, libre de toute perturbation extérieure.

• Soyez sereins : si certaines tensions sont apparues au cours des jours précédant un entretien, veillez à garder un certain recul afin de rester objectif sur l'évaluation qui concerne toute l'année écoulée. Prenez le temps, par exemple, de régler avant vos entretiens tout problème pouvant l'être.
• Gérez vos émotions: ne vous laissez pas perturber par un état de stress momentané ou encore par une réaction excessive de vos évalués. Si l'empathie est un élément indispensable à un échange constructif, cela ne signifie pas pour autant que vous devez vous laisser submerger par vos émotions et/ou celles de vos collaborateurs. Sachez prendre la distance nécessaire afin de rester le plus objectif possible et éviter toute interprétation intempestive.
• Soyez pleinement disponible : prenez vos dispositions afin de ne pas être dérangé pendant l'entretien et prévoyez une certaine flexibilité dans votre emploi de temps afin de pouvoir consacrer à chacun le temps nécessaire.

Langage du corps et des mots : harmonisez votre communication

Si la communication verbale est importante lors des entretiens d'évaluation tout particulièrement, le langage du corpsl'est tout aussi. En effet, votre posture renseignera dès la toute première seconde vos collaborateurs sur ce qui les attend ! Par ailleurs, ce même langage corporel vous sera d'une grande utilité pour mener vos entretiens.

• Adoptez une attitude positive et ouverte envers votre collaborateur : laissez-le parler, écoutez-le et observez sa communication non verbale qui vous aidera à mieux comprendre certaines réactions, percevoir une frustration refoulée ou encore déceler un état de stress anormalchez votre collaborateur, repérer des signaux de malaise, etc.
• Soyez constructif dans vos remarques : l'objectif des entretiens est d'accompagner vos collaborateurs dans leur progression au sein de votre équipe, votre entreprise en visant l'optimisation, la valorisation et l'épanouissement des talents et compétences.
• Reformulez pour mieux écouter et relancez : la reformulation vous permet, d'une part, de vous assurer que vous avez bien compris ce que votre collaborateur exprime et d'autre part de relancer/encourager ce dernier à développer ses propos. Il est indispensable d'éviter à vos collaborateurs toute sensation d'interrogatoire ou d'impossibilité de s'exprimer.

Les qualités à mobiliser pour mener un entretien

• Ecoute active : comme déjà vu plus haut, l'écoute et observation sont des éléments importants de la communication. Ecouter attentivement vos collaborateurs signifieêtre pleinement disponible avec votre attention focalisée sur eux, être en mesure d'envisager les choses depuis leur point de vue sans juger.

  L'écoute ne porte pas seulement sur les mots exprimés, mais également sur une observation fine des éléments du langage non verbal : ton utilisé, posture, gestuelle, position des bras, etc. Ces "détails" qui semblent parfois anodins sont en fait des indicateurs fiables sur ce que ressent réellement votre interlocuteur.

  Contrairement aux mots, ils ne mentent pas et permettent à qui sait les décoder de lire entre les lignes, mettre à jour un malaise inexprimé verbalement, décrypter un message sous-jacent, etc.

  Ne monopolisez pas la parole. Ecoutez votre collaborateur sans l'interrompre ni faire preuve d'impatience. Soyez pleinement à l'écoute : physiquement, émotionnellement et intellectuellement.

• L'empathie est cette aptitude à être en phase avec son interlocuteur, l'écouter activement, sans jugement ni confusion entre lui et soi-même, identifier, reconnaître et comprendre ses émotions et sentiments.

  Cette qualité vous permet d'une part d'instaurer le climat de confiance primordial dans le cadre de ces évaluations annuelles et d'autre part recevoir et transmettre les messages de manière efficiente.

• Objectivité : cela peut paraître évident, mais il est crucial d'être objectif dans vos remarques et votre analyse. Pour ce faire, sachez prendre le recul nécessaire et maîtriser vos émotions de manière à ne pas vous laisser influencer d'un côté ou d'un autre.

  N'interprétez pas, restez factuel dans vos remarques. Repositionnez chaque situation dans son contexte du moment.

• Bienveillance : l'objectif des évaluations n'est pas de sanctionner, mais bien de viser l'optimisation des compétences et talents au service de l'intelligence collective, vecteur de succès pour l'entreprise. Aussi la bienveillance est-elle une qualité importante lors de ces rencontres annuelles.

  Usez de bienveillance pour encourager un collaborateur, reconnaître telle ou telle compétence ou bien encore pour enrayer les mauvaises habitudes ou comportements nuisibles au sein de l'équipe, par exemple.

  Ce moment formel et privilégié entre un manager et ses collaborateurs doit être soigneusement préparé pour en maximiser la réussite. Mené par le supérieur hiérarchique direct de l'évalué, cet exercice - parfois délicat - requiert un minimum de savoir-faire et de savoir-être, tant dans sa préparation que sa conduite.