Réussir votre premier recrutement

Quelles sont les étapes essentielles et obligatoires d’un premier recrutement ? Quel type de contrat choisir ? De quelles aides pouvez-vous bénéficier ? Vous vous posez beaucoup de questions pour votre premier recrutement, c'est légitime. Voici les réponses à vos principales interrogations.

1 - Sélection du contrat de travail adapté

La première phase d’un recrutement réussi concerne le choix du contrat de travail . Votre embauche est-elle pérenne ou bien temporaire ? La réponse  à cette question vous aidera dans votre décision entre :

• Un CDI (Contrat à Durée Indéterminée) : contrat idéal pour intégrer le salarié à l’activité permanente de l’entreprise. C’est une relation durable dans le temps, où l’on capitalise sur l’avenir de la société. Le dispositif de rupture conventionnelle a apporté plus de souplesse en facilitant une séparation à l'amiable entre l’employeur et le salarié.
• Un CDD (Contrat à Durée Déterminée) : Ce contrat permet de répondre à un besoin ponctuel dans votre entreprise (remplacement, hausse temporaire de l’activité). La précarité de ce contrat lui impose cependant un certain nombre de contraintes. La rupture anticipée de ce contrat est possible d’un commun accord entre les deux parties, dans le cas d’un passage en CDI, ou dans le cas d’une faute du salarié. A noter : ce contrat ne peut être renouvelé plus de deux fois par l’employeur, avec une durée maximale de 18 mois en cumulé.
• Un CDD peut également prendre la forme d’un contrat de professionnalisation (fonctionnement en alternance) ou d’un contrat intérimaire.

Pour rappel : les mentions obligatoires que doit comporter un contrat de travail

Pour que votre contrat soit valide, il doit mentionner certaines informations : 

Vous devez avant tout donner l’identité des deux parties  : celle du futur employé, ainsi que la vôtre en tant qu’employeur. Il est obligatoire de déterminer le lieu où sera exercée l’activité du salarié nouvellement embauché, le poste qu’il occupera et la catégorie d’emploi à laquelle il appartiendra.

Pensez bien à préciser la date de prise de poste , mais aussi la durée de période d’essai et de préavis . Après avoir déterminé le salaire de ce dernier et les modalités d’attribution de ses congés payés, n’oubliez pas de définir la durée du travail  (celle-ci peut être fixée de manière journalière ou hebdomadaire).

Enfin, vous avez également l'obligation de nommer dans le contrat, la convention collective applicable  à votre entreprise.

2 - Le processus de recrutement

Il s’agit ici de bien définir le profil  voulu, puis de mettre en oeuvre la recherche proprement dite.

Pour en savoir plus, voir notre dossier pratique traitant des étapes du processus de recrutement.

Classiquement il vous faudra rédiger une offre d'emploi à partir du profil ciblé puis la diffuser sur les multiples plateformes de recrutement existantes, vous devez sélectionner les candidatures qui correspondent le plus à vos attendus.

Commencent alors les entretiens de recrutement qui déboucheront sur votre choix d’embauche. Vous pouvez, afin de gagner en temps et en efficacité, organiser au préalable une présélection des candidats par téléphone.

    Le recrutement est une étape critique et impacte considérablement la réussite de votre activité. Votre première embauche est clé, prenez donc le temps de vous y préparer pour vous éviter au maximum les mauvaises surprises.

Zoom sur les sites incontournables pour déposer votre offre de d’emploi : cadremploi.fr - apec.fr – Viadeo – LinkedIn – Regionjob - Indeed - monster.fr - Facebook et bien sûr, votre propre site internet , vitrine de votre activité.

3 - Les démarches administratives obligatoires

Avant la prise de poste du nouveau salarié au sein de votre entreprise, vous avez l’obligation légale de faire une DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche) auprès de l’URSSAF.

L’URSSAF doit vous renvoyer un accusé de réception. Une copie de ce document doit alors être transmise au salarié concerné.

    L'inspection du travail doit être informée de cette première embauche par un courrier recommandé avec accusé de réception.

Que doit contenir la DPAE ?

Pour être valide, la DPAE doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires.

Concernant votre entreprise :

Il vous faut fournir le code APE (Activité Principale Exercée) et le numéro de SIRET de l’établissement, ainsi que les Nom(s), Prénom(s) et adresse de la société. Vous devez également fournir toutes les informations concernant votre SST (Service de Santé au travail).

Concernant votre futur salarié :

Vous devez renseigner les informations personnelles de votre futur salarié, à savoir ses Nom(s), Prénom(s), adresse, date et lieux de naissance ainsi que son numéro de sécurité sociale. Déterminez la date, mais aussi l’heure prévue pour sa prise de poste, ainsi que la nature du contrat, sa durée, et celle de la période d’essai.

    Si votre DPAE n’est pas transmise à l’URSSAF avant la prise de poste du salarié dans vos locaux, vous encourez une amende de 1062 euros.

A son arrivée effective dans l’entreprise, le salarié doit être inscrit sur le RUP (Registre Unique du Personnel) qui peut maintenant exister en version papier ou informatisée. Cette formalité est obligatoire à chaque embauche et chaque mouvement de salarié au sein de l’entreprise.

    Attention : le manquement à cette règle peut vous coûter 3750 euros.

Dans les trois mois suivant l’embauche, Il vous est obligatoire d’organiser au salarié entrant une VIP (Visite d’Information et de Prévention, anciennement appelée Visite Médicale d’Embauche), afin d’assurer sa capacité physique à occuper son poste de travail.

     En cas de non-respect de cette règle, vous encourez au minimum une amende de 1500 euros.

4 - Les aides pour l’embauche d’un premier salarié

Aides financières 

Les contrats d’aide :

• - Le CUI-CIE (Contrat Initiative Emploi) : Il concerne les demandeurs d’emploi qui présentent de réelles difficultés à trouver un travail. Les employeurs ayant recours à ce type de contrats bénéficient d’une subvention dont le montant d’application varie en fonction des régions.
• - Emploi d’avenir : Il concerne les jeunes de 16 à 25 ans n’ayant pas de qualification particulière. Ce contrat permet lui aussi aux entreprises qui y ont recours de bénéficier de subventions (il concerne le secteur non marchand).

Le financement de formations : 

Pôle emploi aide à la formation des salariés futurs en permettant le financement de formations avant leur prise de poste.

• - Pour les CDD : AFPR (Action de Formation Préalable au Recrutement)
• - Pour les CDI : POE (Préparation Opérationnelle à l’Emploi)

Aides administratives

Le TESE (Titre Emploi Service Entreprise) : Il ne s’agit pas là d’un soutien financier aux entreprises, mais plutôt d’un support technique à l’embauche. Le TESE est mis en place par l’URSSAF et permet de faciliter considérablement les formalités administratives liées à l’embauche.

    Dans le cadre de cette aide, l’employeur n’a pas à faire sa DPAE.

5 - L’intégration du nouveau recruté dans votre entreprise

L’intégration d’un premier salarié dans l’entreprise doit être préparée.

Il s’agit ici d’accueillir le nouvel arrivant à l’occasion de son premier jour au sein de votre structure. Le but étant de faciliter sa prise de poste par l’anticipation de ses besoins. (Déterminer l’espace prévu pour l’exercice de son travail, le matériel nécessaire, les documents à lui transmettre, l'explicitation du fonctionnement global de l’entreprise…)

L’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise n’est pas l’affaire d’un jour ou d’une semaine. Il est important de l’accompagner dans les semaines qui suivent son arrivée afin de répondre à ses interrogations et de l’aider à trouver sa place. Le livret d'accueil dans l'entreprise est l'outil indispensable. Il est aussi intéressant de lui demander un feedback sur ces perceptions sur son accueil, l'entreprise, etc. Voir un exemple de rapport d'étonnement.