Qu'est-ce qu'une fiche de poste ?
Il s'agit d'un document RH reprenant l'ensemble des activités et tâches d'un collaborateur pour un poste de travail donné. La fiche de poste formalise les missions et les compétences attenantes pour chaque emploi ainsi que toutes les informations utiles pour les différents usages.
On parle aussi de "Description d’emploi".
À quoi sert ce document ?
Pilier de l’organisation de l'entreprise et de la gestion des ressources humaines, la fiche de poste a plusieurs utilités, dont :
- Formaliser les missions et compétences requises lors d'une création de poste.
- Organiser la structure de l'entreprise par une connaissance fine de chaque poste : notamment lors d'un projet d'organisation du travail ou d’optimisation de processus avec une redéfinition du contenu de certains postes.
- Effectuer un benchmark organisationnel avec des sociétés performantes.
- Construire un référentiel de compétences cibles : ce référentiel est une entrée du plan de formation pour décider des compétences à développer à travers des actions de formation et plus largement dans le cadre d'une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) .
- Définir le profil des candidats pour un processus de recrutement : il est ainsi possible lorsqu'un poste est vacant de dresser rapidement le portrait-robot du candidat idéal afin de le recruter en externe ou en interne.
- Gérer les carrières et les parcours professionnels .
- Gérer la politique de rémunération en fonction des caractéristiques de chaque poste et en accord avec la politique RH.
- Servir de support de discussion lors d'un entretien professionnel.
À noter : la fiche de poste est également un outil au service de la démarche qualité.
Côté collaborateur, elle permet à tout un chacun d'intégrer le contenu de son poste ainsi que le sens donné à ses missions . Un point important contribuant à la qualité de vie au travail. Ce document précise, en outre, ses domaines de responsabilité et son degré d'autonomie.
Différences avec la fiche de fonction
En toute logique, une fiche de poste décrit... un poste : les activités et les tâches .
La fiche de fonction, plus générale, définit quant à elle, les grandes missions d'un métier (nommé aussi fiche métier), les rémunérations marché...
Pour donner un exemple : la fiche de fonction du chef de projet reprend toutes les missions qu'un tel profit doit mener, les niveaux de rémunération... alors que la fiche de poste d'un chef de projet pour la gamme de produits "A" affiche les activités spécifiques liées à son domaine de responsabilité. Certaines missions génériques présentes dans une fiche de fonction peuvent ne pas être demandées au niveau d'un poste.
Dans la pratique, de nombreuses entreprises utilisent une fiche de poste avec une partie plus générale définissant le métier. Au-delà de la sémantique, l'important est de mettre en oeuvre un outil que tous les utilisateurs potentiels peuvent s'approprier.
Voir notre modèle de fiche de fonction
Comment élaborer une fiche de poste ?
Il convient de réaliser un inventaire des missions, activités et tâches dans le cas d'un poste existant ou prévu pour une création. Cette analyse de poste peut être menée à l'aide d'un ou plusieurs entretiens et/ou par l'observation directe sur le terrain.
Le responsable des ressources humaines est généralement mandaté pour conduire cette réflexion de concert avec un manager opérationnel ainsi que les titulaires du poste ou ceux qui occupent des fonctions similaires.
Le DRH détient un rôle de chef de projet ou de superviseur - il pilote l'étude. Il est le garant de la rigueur méthodologique mise en oeuvre. Il s'assure que l'ensemble des fiches de poste sont définies en reposant sur le même processus et les mêmes outils.
Le manager concerné est étroitement lié à toutes les phases du processus :
- observation, collecte des informations
- rédaction de la fiche
- validation
Les collaborateurs impliqués livrent quant à eux leurs visions des tâches menées et des décisions prises au quotidien. Leurs expériences alimentent la phase d'analyse de poste.
Consignes de rédaction
Pour obtenir un document efficace, il est important d'être attentif aussi bien au fond qu'à la forme. Notamment :
- Utiliser des verbes d'action pour la description des compétences, des activités et des tâches.
- Rester objectif en se contenant aux informations collectées lors de l'analyse.
- Trouver le juste équilibre entre exhaustivité et simplicité.
Modèle de fiche de poste pour un emploi existant ou pour une création
Voici une proposition de modèle type :
Description du poste
- Intitulé du poste : identification de l'emploi en question. Nom officiel du poste tel qu’il apparaît dans l’organigramme.
- Fiche de fonction ou métier correspondant (le cas échéant) auquel le poste est lié.
- Positionnement dans l'organisation et responsabilités managériales : service auquel le poste est rattaché et son positionnement hiérarchique (chef de service...) dans la structure (supérieur hiérarchique et postes dont il a la responsabilité). En savoir plus sur l'organigramme. Précisez le supérieur hiérarchique et les postes subordonnés.
- Missions principales : elles décrivent la finalité du poste, sa raison d'être.
- Activités et tâches : ce qui est fait concrètement et dans le détail par le titulaire pour mener à bien les missions - "Quoi ?" et "Comment ?" (éventuellement "Quand ?" et "Où ?" si l'information est digne d'intérêt). Certaines fiches évaluent le pourcentage de temps dévolu à chaque activité (attention toutefois de rester opérationnel et non d’enrichir la fiche d'informations qui ne seront pas utilisées !). Il est commun d'ordonner les activités et tâches par ordre d'importance de manière à faire ressortir les plus significatives.
- Moyens et prérogatives : ressources matérielles, logicielles, financières, etc., mises à disposition pour accomplir les missions.Quant aux prérogatives, il s'agit des pouvoirs de décision et d’action, de l'autonomie dans certaines décisions, et des responsabilités spécifiques. Ils représentent les marges de manœuvre et l’autonomie du titulaire - par exemple, pour un commercial, les prérogatives dans le domaine des conditions commerciales.
- Relations internes et externes : liens avec les autres services - et avec les parties prenantes externes. Décrire les interactions régulières avec d’autres départements et services internes, ainsi qu’avec des entités externes, comme les clients, les fournisseurs, et les partenaires.
- Conditions et lieu de travail : particularités liées au poste (environnement, temps plein, temps partiel, horaires flexibles, mobilité...) et les lieux (agence, magasin, usine...).
Profil du poste
- Liste des compétences techniques (compétences professionnelles spécifiques et connaissances techniques.), comportementales (qualités personnelles nécessaires pour bien remplir les fonctions du poste), managériales (capacité à gérer une équipe, des projets, et des ressources), transverses... nécessaires en termes de savoir, savoir-faire et savoir-être (pour en savoir plus sur les différences, voir le dossier sur le référentiel des compétences )
- Expérience professionnelle requise.
- Formations / diplômes, certification.
Exemple de fiche de poste
| Crée le 18/12/2018 | Mise à jour le 01/05/2019 |
Description du poste | |
| Intitulé du poste | Chef de produit logiciel TPE |
| Fiche de fonction correspondante | Chef de produit |
| Positionnement dans l'organisation | Attaché au service marketing Sous la responsabilité du responsable marketing logiciels / supervise un assistant produit |
| Principales missions |
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| Activités et tâches |
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| Moyens et prérogatives |
|
| Relations internes et externes | En lien en interne avec les services :
En externe :
|
| Conditions et lieu de travail |
|
Profil du poste | |
| Compétences requises | Compétences techniques marketing :
Compétences techniques informatiques :
Compétences comportementales :
|
| Expérience | Première expérience de 2 ans au moins sur un poste similaire |
| Formations / diplômes | Double cursus Ingénieur / École de commerce |
Pour aller plus loin, voir aussi 5 exemples de fiches de poste concrets.
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Un commentaire peut-être ?
Commentaires
SANDRINE CONDORIS 20 déc. 2022 à 23:12 (Il y a 24 mois)
Bonjour, pour la préparation d'un diplôme le modèle de la fiche de poste m'a été très utile.
Je reviendrai sur ce site .
Chefi Fridhi 14 déc. 2022 à 13:16 (Il y a 2 année)
Une fiche qui nous a aidé à mettre en place toutes les fiches de postes dans notre hôpital.
Donatien KAMUNGA MUSUNGAYI 23 août 2022 à 11:47 (Il y a 2 année)
Bon document, je l'utilise pour la mise en œuvre du SMQ dans le secteur de la météorologie dans notre pays.
Merci pour avoir voulu partager de document avec nous.
Divine 31 mars 2022 à 21:20 (Il y a 3 année)
Très belle fiche, pas trop chargée, impeccable.
ADOM MEGAA 17 mars 2022 à 11:50 (Il y a 3 année)
Très simplement rédigé mais suffisamment explicite et facile à utiliser
Abdelkader 8 févr. 2022 à 14:34 (Il y a 3 année)
Superbement résumé. Je n'avais pas mes cours sur moi et j'ai trouvé toutes les informations dont j'avais besoin.
Merci !
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