Comment conduire un entretien annuel d'évaluation ?

Le succès d'un entretien annuel d'évaluation réside en très large partie dans la façon qu'a le manager de conduire la rencontre. Il est primordial que ce moment se déroule dans un cadre serein et de confiance réciproque.

En effet, les échanges doivent rester cordiaux et se dérouler dans un esprit gagnant-gagnant. Vos collaborateurs doivent se sentir libres de livrer leur vision de l'année écoulée. Il est important qu'ils puissent s'exprimer et qu'ils se sentent écoutés et entendus.

Pour vous, ces échanges sont également l'occasion de recueillir un certain feed-back sur votre mode de management.

Comment instaurer un climat de confiance ?

La confiance est la condition sine qua non d'un entretien d'évaluation positivement appréhendé et vécu par vos collaborateurs. Il s'agit du pilier de la réussite de telles rencontres.

Préparation de l'entretien

Comme toujours, il est essentiel de préparer minutieusement chaque entretien avec vos collaborateurs . Prenez le temps de parcourir les notes que vous aurez prises tout au long de l'année afin de mener une évaluation la plus objective possible. Sortez les entretiens de l'année précédente afin de faire le point sur les objectifs fixés, etc.

Etat d'esprit

Votre façon d'aborder un entretien pose, dès les premières secondes, le cadre de ce dernier. Si vous êtes stressé ou préoccupé par diverses tensions ou difficultés externes, vos collaborateurs le ressentiront et cela biaisera les échanges. Il est donc important de commencer vos entretiens, libre de toute perturbation extérieure.

• Adoptez un état d'esprit positif : si certaines tensions sont apparues au cours des jours précédant un entretien, veillez à garder un certain recul afin de rester objectif sur l'évaluation qui concerne toute l'année écoulée. Prenez le temps, par exemple, de régler avant vos entretiens tout problème pouvant l'être. 
• Gérez vos émotions  : ne vous laissez pas perturber par un état de stress momentané ou encore par une réaction excessive de vos évalués. Si l'empathie est un élément indispensable à un échange constructif, cela ne signifie pas pour autant que vous devez vous laisser submerger par vos émotions et/ou celles de vos collaborateurs. Sachez prendre la distance nécessaire afin de rester le plus objectif possible et éviter toute interprétation intempestive .
• Soyez pleinement disponible : prenez vos dispositions afin de ne pas être dérangé pendant l'entretien et prévoyez une certaine flexibilité dans votre emploi de temps afin de pouvoir consacrer à chacun le temps nécessaire.

 

Communication verbale et non verbale

Si la communication verbale est importante lors des entretiens d'évaluation tout particulièrement, le langage du corps l'est tout aussi. En effet, votre posture renseignera dès la toute première seconde vos collaborateurs sur ce qui les attend ! Par ailleurs, ce même langage corporel vous sera d'une grande utilité pour mener vos entretiens.

• Adoptez une attitude positive et ouverte envers votre collaborateur : laissez-le parler, écoutez-le et observez sa communication non verbale qui vous aidera à mieux comprendre certaines réactions, percevoir une frustration refoulée ou encore déceler un état de stress anormal chez votre collaborateur, repérer des signaux de malaise, etc.
• Soyez constructif dans vos remarques : l'objectif des entretiens est d'accompagner vos collaborateurs dans leur progression au sein de votre équipe, votre entreprise en visant l'optimisation, la valorisation et l' épanouissement des talents et compétences .
• Reformulez pour mieux écouter et relancez : la reformulation vous permet, d'une part, de vous assurer que vous avez bien compris ce que votre collaborateur exprime et d'autre part de relancer/encourager ce dernier à développer ses propos. Il est indispensable d'éviter à vos collaborateurs toute sensation d'interrogatoire ou d'impossibilité de s'exprimer. 

Qualités à mobiliser pour mener un entretien 

Les entretiens annuels d'évaluation doivent avant tout être des moments d'échange et de dialogue se déroulant dans un climat de confiance. Pour que ces rencontres soient constructives pour tous, la manager doit ainsi mobiliser certaines qualités primordiales. 

Ecoute active

Ecoute et observation sont des éléments importants de la communication. Ecouter activement vos collaborateurs signifie être pleinement disponible avec votre attention focalisée sur eux, être en mesure d'envisager les choses depuis leur point de vue sans juger. 

L 'écoute ne porte pas seulement sur les mots exprimés, mais également sur une observation fine des éléments du langage non verbal : ton utilisé, posture, gestuelle, position des bras, etc. Ces "détails" qui semblent parfois anodins sont en fait des indicateurs fiables sur ce que ressent réellement votre interlocuteur.

Contrairement aux mots, ils ne mentent pas et permettent à qui sait les décoder de lire entre les lignes, mettre à jour un malaise inexprimé verbalement, décrypter un message sous-jacent, etc.

Ne monopolisez pas la parole. Ecoutez votre collaborateur sans l'interrompre ni faire preuve d'impatience. Soyez pleinement à l'écoute : physiquement, émotionnellement et intellectuellement.

Empathie

L'empathie est cette aptitude à être en phase avec son interlocuteur, l'écouter activement,  sans jugement ni confusion entre lui et soi-même, identifier, reconnaître et comprendre ses émotions et sentiments.

Cette qualité vous permet d'une part d' instaurer le climat de confiance primordial dans le cadre de ces évaluations annuelles et d'autre part recevoir et transmettre les messages de manière efficiente .

Objectivité

Cela peut paraître évident : il est crucial d' être objectif dans vos remarques et votre analyse. Pour ce faire, sachez prendre le recul nécessaire et maîtriser vos émotions de manière à ne pas vous laisser influencer d'un côté ou d'un autre. 

N'interprétez pas, restez factuel dans vos remarques. Repositionnez chaque situation dans son contexte du moment.

Bienveillance

L'objectif des évaluations n'est pas de sanctionner, mais bien de viser l'optimisation des compétences et talents au service de l'intelligence collective, vecteur de succès pour l'entreprise. Aussi la bienveillance est-elle une qualité importante lors de ces rencontres annuelles. 

Usez de bienveillance pour encourager un collaborateur, reconnaître telle ou telle compétence ou bien encore pour enrayer les mauvaises habitudes ou comportements nuisibles au sein de l'équipe, par exemple.

Auteur - Raphaële GRANGER

Entrepreneure dans l'âme, passionnée de rapports humains et touche à tout, Raphaële a roulé sa bosse en Irlande, en Allemagne et aux USA avant de se poser en France.

Tantôt traductrice-interprète, responsable communication, chef d'entreprise dans le domaine de la décoration et passionnée par la performance des entreprises, elle partage ses connaissances et son expérience à travers ce site.