Travail en silos : pourquoi et comment les briser ?

Définition du travail en silos

Le travail en silos concerne les départements, services ou équipes qui fonctionnent volontairement de manière isolée sans partager activement informations et ressources avec d’autres parties de l’organisation.

Tout comme les silos à grain, utilisés dans les exploitations agricoles, permettent de stocker de manière séparée différents types de céréales, les silos organisationnels compartimentent certains pans de l’entreprise, les isolant ainsi du reste de l'organisation.

Pourquoi des silos se forment ?

Les silos apparaissent dans les organisations pour plusieurs raisons, notamment :

1. Structure organisationnelle complexe

Ces cloisonnements apparaissent dans des entreprises dotées de structures hiérarchiques complexes qui favorisent un fonctionnement autonome des services, avec de fait peu de contact avec les autres entités. Ce phénomène est amplifié lorsque chaque structure possède une forte spécialisation, chaque groupe se concentrant sur ses propres objectifs et responsabilités. Les grandes entreprises sont particulièrement exposées à ce phénomène.

2. Absence de vision

A la base des comportements collectifs, si les dirigeants ne promeuvent pas un leadership, une vision et des objectifs communs, fédérateurs, chaque unité risque alors de se concentrer sur ses propres priorités.

3. Collaboration absente de la culture d’entreprise

En prolongement de la vision du leader, certaines entreprises encouragent, selon leurs mots, une “saine” compétition interne. Rétention d’information, fausses pistes… le risque est d’aboutir à un travail en silos. Les conséquences peuvent alors être délétères pour la performance globale de l’entreprise.

Le manque de collaboration peut aussi être un marqueur de l’ADN de l'entreprise. Si cette dernière ne valorise pas la collaboration et le partage d'informations,, des silos peuvent se former naturellement.

4. Faiblesse des canaux de communication interne

Sans canaux de communication efficaces entre les départements, il n'est alors pas étonnant de voir des pans de l’entreprise cloisonnés. Et c’est d’autant plus vrai avec des entités multinationales ou des entreprises avec plusieurs sites, dispersées géographiquement.

5. Pas de processus transversaux

Autre cause d’un fonctionnement en silos : l’absence de réels processus transversaux comprenant un système d’information intégré pour un partage fluide des données et des informations.

6. Facteurs humains

La nature humaine peut aussi expliquer ce type de comportement. Il est plus confortable et rassurant de préférer travailler dans des environnements familiers et connus, avec des collègues proches ou similaires, tant en termes de métier que de localisation. De même, il peut être mal vécu qu’un tiers s'immisce dans son travail…

La question du pouvoir lié à la détention d’information et de savoirs est aussi une cause qui freine le partage d’information.

En identifiant ces causes, les entreprises peuvent développer des stratégies ciblées pour réduire les silos et améliorer la communication et la collaboration entre les équipes.

Les conséquences du travail en silo

Il se caractérise par une fragmentation de l'organisation, où chaque "silo" fonctionne indépendamment, souvent à son propre détriment et à celui de l'ensemble de l'organisation.

D’une manière générale, le travail en silos affecte la performance de l’entreprise à différents niveaux. Voici pourquoi :

• Communication

  Une communication fragmentée et inefficace entre les silos entraîne des incompréhensions, malentendus, des retards dans le partage d’informations. Cela se traduit notamment par des pertes d’opportunités.

• Productivité

  Les silos peuvent causer des inefficacités opérationnelles, comme des tâches menées en doublon, chaque service ou groupe travaillant de manière isolée sans coordonner ses actions avec les autres. Plus que jamais, l'agilité est essentielle pour réussir dans un environnement incertain, tandis que les silos entravent la flexibilité de l'organisation.

• Innovation

  Par nature, l’innovation émerge de la confrontation d'idées, du partage et de la connaissance des contraintes en amont et en aval. Le repli sur soi restreint l’ouverture d'esprit essentielle à la créativité et à la capacité de trouver des solutions de rupture par rapport à ce qui existe.

• Motivation

  Un sentiment d'isolation et de déconnexion peut gagner les collaborateurs par rapport à l’organisation dans son entièreté. Cette distance a potentiellement une influence sur le sens qu’ils portent à leur travail. Leur engagement et leur satisfaction peuvent en souffrir avec comme impact une motivation en berne.

• Prise de décision

  Les décisions prises sans une vision globale de l’organisation peuvent manquer de pertinence et d’efficacité. Il est déjà périlleux de décider sans se préoccuper de son environnement externe !

• Utilisation des ressources

  Encore une fois sans vision globale, pas de performance optimale. L’allocation des ressources humaines, matérielles et financières ne déroge pas à ce principe. Un manque de coordination et de collaboration entre les silos peut entraîner des gaspillages et une allocation inefficace des ressources.

Comment briser les silos dans l'entreprise ?

Développer des objectifs communs

C’est le premier niveau de l'édifice : créer une vision partagée et s’assurer que tous les collaborateurs comprennent et travaillent vers les mêmes objectifs stratégiques de l'entreprise. Mettre en place des systèmes d’objectifs avec primes sur les résultats qui engagent le collectif en favorise la cohésion.

Promouvoir une culture de collaboration et d’intelligence collective

Il s’agit de l’un des leviers les plus puissants, les plus durables, mais aussi le plus long à mettre en place. Il s’agit de changer les mentalités en passant d’une culture individualiste à une culture de coopération. Pour ce faire, les dirigeants ont un rôle clé. A commencer par montrer l’exemple en travaillant activement avec différents départements et en valorisant les projets inter-équipes.

Adapter son style de leadership

Déployer un style de management participatif. Les décisions sont alors prises de manière collective. Ce mode encourage les équipes à collaborer et à partager leurs idées. Les collaborateurs sont plus autonomes et doivent chercher l’information là où elle se trouve. Notamment dans d’autres services.

Conduire des projets transversaux

Mettre en place des projets qui nécessitent la collaboration de plusieurs services. C’est un excellent moyen pour que les collaborateurs issus de métiers, de localisation, de services différents apprennent à travailler ensemble par la pratique. Ces équipes de projet transversales ont pour fonction de résoudre des problèmes spécifiques ou atteindre des objectifs particuliers. La gestion de projet est un type d’organisation du travail intéressant pour favoriser des formes collaboratives de production de livrables.

Déployer des outils technologiques favorisant le partage

L'utilisation d'outils technologiques adaptés peut grandement aider à briser les silos en facilitant le partage d'informations entre les différentes équipes.

Exemples d’outils

• Outils de visioconférence comme Zoom, Google Meet, ou Microsoft Teams
• Logiciels de gestion de projets - exemple Trello, Monday.com ou Jira
• Espaces de travail collaboratifs : des plateformes comme Confluence, SharePoint…

La transformation digitale ne se limite pas à la simple mise en œuvre d’une plateforme collaborative. L'aspect humain est central pour assurer le succès du projet. La gestion du changement et la formation doivent être sérieusement prises en compte.

Améliorer la communication interne

Pour mettre fin aux silos, il est important d’encourager la communication interservices. Cela passe par la mise en place de plateformes de collaboration. C’est aussi l’utilisation d’outils classiques comme les réunions impliquant des participants de différents départements pour échanger sur des projets en cours, des objectifs collectifs et des défis à surmonter.

Encourager la formation croisée

Organiser des sessions de formation mixant des profils provenant de différents métiers. Les sessions sur les outils bureautiques s’y prêtent bien.

Échanger du personnel

Permettre aux employés de passer du temps dans d'autres services pour mieux comprendre les métiers, contraintes, enjeux et objectifs de l'ensemble de l'organisation. Ils seront alors à même de mieux coopérer avec les autres services internes.

Les silos organisationnels peuvent-ils être bénéfiques ?

Bien que les silos présentent des inconvénients bien identifiés, ils peuvent offrir des avantages significatifs dans des contextes spécifiques.

• Spécialisation

  Ce mode de fonctionnement est intéressant lorsque les équipes doivent rester concentrées sur leurs domaines et développer des expertises pointues : industrie pharmaceutique, nucléaire, etc.

• Travail standardisé

  Le silo est la règle pour les environnements où le travail nécessite des procédures strictes et standardisées .Chacun suit des protocoles spécifiques pour une production régulière. Cela concerne aussi bien l’industrie que les services.

  Exemple : la restauration rapide où chaque unité (préparation des aliments, service, nettoyage) fonctionne en silo avec des procédures standardisées pour garantir une qualité constante des produits et services offerts aux clients, tout en optimisant l'efficacité opérationnelle.

• Sécurité

  Dans certains secteurs d'activité, la sécurité des données exige une séparation stricte entre les services et l'extérieur. Les silos peuvent ainsi aider à protéger les informations sensibles et leur confidentialité en restreignant l'accès aux seules personnes autorisées.

  Exemple : dans l'industrie bancaire, les départements doivent souvent fonctionner de manière isolée pour garantir la sécurité des données des clients. Ce type d‘organisation permet alors de minimiser les risques de fuites ou de cyberattaques.

• En période de crise

  Avec une équipe plus resserrée et focus sur la situation, la gestion devient alors plus réactive et maîtrisée. Chaque département opère sur son périmètre pour répondre aux défis spécifiques sans attendre des instructions globales.