Comprendre la structure fonctionnelle

L’enjeu pour chaque entreprise est d’organiser le collectif qui la constitue de façon à ce que le travail et les responsabilités soient distribués de manière optimale pour assurer la performance de la société. Dans la structure fonctionnelle, le critère principal de division du travail est la fonction.

Caractéristiques de la structure fonctionnelle

Une petite entreprise peut se contenter d’une structure hiérarchique simple, centrée autour du dirigeant d’entreprise. Dans cette structure élémentaire dite “en soleil”, chaque décision passe par le dirigeant qui doit pratiquer une “communication rayonnante”. Mais dès lors que l’entreprise croît, il devient nécessaire de réorganiser sa structure. La centralisation doit laisser la place à une décentralisation des responsabilités.

Dans la structure fonctionnelle, les activités de l’entreprise sont groupées en entités homogènes et spécialisées, les “fonctions”. Chaque entité fonctionnelle (fonction financière, fonction marketing, fonction commerciale, ressources humaines, etc.) est placée sous la responsabilité d’un directeur. Chaque responsable orchestre une spécialisation fonctionnelle selon son type de compétences.

Le mécanisme de coordination de cette forme structurelle repose sur des règles de travail rigoureusement formalisées et un pouvoir hiérarchique fort. Un même ensemble de tâches est effectué au sein d’une fonction. La ligne hiérarchique pour chaque fonction est bien définie et le contrôle ainsi que la coordination des différentes fonctions sont réalisés par la direction générale. Des procédures de travail sont donc instaurées et une délégation se met en place.

Exemple d'une structure fonctionnelle

Cette division du travail par fonction (fonctions supports et fonctions opérationnelles) entraîne une spécialisation qui favorise l’efficacité de l’entreprise.

Dans un stade de développement plus avancé de la structure fonctionnelle, la structure “staff and line” combine la double approche, fonctionnelle et hiérarchique. Il y a une spécialisation fonctionnelle très clairement définie couplée à un développement des responsabilités opérationnelles avec différents niveaux hiérarchiques (N-1, N-2,...).

Avantages de cette configuration structurelle

Cette structure organisationnelle est assez adaptée aux entreprises spécialisées et elle a l’avantage d’être simple et claire dans son fonctionnement ainsi que sa mise en œuvre. De plus, cette formalisation convient tout particulièrement aux entreprises dont l’environnement est stable. Elle accélère le développement de compétences spécialisées et requiert des experts chacun dans leur domaine. La concentration des ressources dans une fonction donnée permet la réalisation d’économies d’échelle.

Ses principaux atouts :

• simple et claire
• regroupement de spécialistes
• meilleure qualité d’exécution des tâches les plus pointues
• améliore la productivité
• favorise les économies d’échelle et l’apprentissage

Points de vigilance :

• encourager l’initiative
• s’adapter rapidement aux évolutions
• faciliter la circulation des informations

Inconvénients et limites de la structure fonctionnelle

Au-delà d’une certaine taille de l’entreprise, la structure fonctionnelle présente des limites. De même, si les activités de l'entreprise sont trop diversifiées, cette structure n’est pas la plus souhaitable. Enfin, par sa nature rigide, aux hiérarchies très développées et très centralisées autour des différentes fonctions, la prise de décision peut être ralentie ainsi que l’adaptation rapide aux changements de l’environnement.

• peut engendrer des difficultés de communication interne
• risque de conflits, dilution des pouvoirs, traçabilité des erreurs pas toujours évidentes
• risque que chacun privilégie sa propre fonction au détriment des autres fonctions et des intérêts de l’entreprise dans son ensemble
• coopération entre les fonctions rendue plus difficile
• manque de flexibilité chronique néfaste au développement de l'entreprise