Transformer votre petite affaire en entreprise solide et efficace

Jusqu'à présent, vous étiez le centre de tout. Vous démarchiez et négociez directement avec vos clients et prospects, vous gériez la comptabilité avec votre expert comptable, vous vous occupiez des recrutements ... Ce mode de fonctionnement est tout à fait normal dans une TPE, mais lorsque l'entreprise grandit, l'organisation de votre affaire doit évoluer avec.

Rassurez-vous, vous n'êtes pas un cas unique. Tous les chefs d'entreprises ayant démarré seuls ou avec une équipe très restreinte connaissent cette phase clé dans la vie d'une PME.

La bonne nouvelle est que vous allez pouvoir exercer pleinement votre métier de dirigeant en prenant de la hauteur . Mais pour cela, il vous faut mettre en place une organisation efficace et... apprendre à déléguer .

Comment (ré)organiser votre petite entreprise ?

La tâche est grande, voici les principaux points importants à travailler :

1 - Explicitez votre stratégie d'entreprise.

Tout part de la stratégie. Votre organisation doit être cohérente avec vos aspirations. Vos moyens sont limités, vous devez adopter une ligne directrice pour une allocation pertinente de vos ressources.

Vous voulez être très fort techniquement, privilégiez des profils et une culture technique. La relation client est votre priorité, soyez attentif à structurer un service client performant. 

2 - Elaborez la structure de votre PME

•  concevez un organigramme : fixez les niveaux hiérarchiques, les différents services. Avec une préoccupation en ligne de mire : l'agilité. C'est une force pour une petite entreprise, un véritable avantage concurrentiel , ne le compromettez pas en mettant en place une structure lourde et peu réactive. 
•  définissez les qualifications et compétences pour chaque fonction : formalisez les définitions de poste . Pour rester agile, privilégiez un haut niveau de compétences plutôt qu'un mode de fonctionnement fortement basé sur les procédures. Vos collaborateurs seront plus autonomes, plus créatifs face à la variété des situations rencontrées dans leur métier.
• fixez les règles de fonctionnement : les relations entre les services, etc. Encore une fois, attention de ne pas tomber dans organisation bureaucratique en faisant la part belle aux procédures.

3 - Mettez en place un système de décision pertinent

Définissez qui décide de quoi ? Les prérogatives de chacun : des services et des fonctions. 

Une entreprise orientée client favorise le pouvoir de décision au personnel qui est au plus près des clients.

4 - Concevez un système de management efficace

Elaborez comment vous allez manager les femmes et les hommes qui composent votre entreprise dans différents domaines pour tirer le meilleur d'entre eux :

• Style de management : votre approche  managériale d'aujourd'hui est-elle la bonne ? Trop centralisée, vous avez sans doute intérêt à adopter un mode plus participatif. Encore fois : restez cohérent. D'un coté ne dites pas que vous faites confiances à vos collaborateurs et de l'autre, être sans cesse sur leur dos avec de nombreux outils de contrôle. Autre point : laissez-leur le droit à l'erreur, faute de quoi, il y aura moins de prise d'initiative.
•   Rétribution : choisissez comment récompenser la performance : rémunération, primes, participation aux résultats ...
•  Animation : évolution de carrière, incentives... trouvez les meilleurs moyens pour mobiliser vos collaborateurs et favoriser la performance de votre équipe. N'oubliez pas que l’épanouissement personnel est un formidable moteur.
• Suivi : comment organiser le feedback ? Prévoyez par exemple des réunions régulières de brief .

5 - Déployez un système d'information en phase avec votre organisation

Listez les informations dont chaque collaborateur a besoin pour exercer son métier. Identifiez ce qui doit être partagé ou pas, et entre qui. Mettez à disposition un tableau de bord opérationnel pour que chacun puisse suivre ses objectifs et le réalisé.

Concevez une organisation qui s'adapte en permanence

Le travail d'organisation est complexe et "le pire" est que vous devrez revoir votre mode fonctionnement dans quelque temps lorsque vous aurez encore gravi des échelons sur votre marché. Tout cela pour dire que l'organisation de votre PME n'est pas figée, mais doit s’adapter au fur à mesure de votre croissance et et de vos décisions stratégiques. N'oubliez pas le point 1 : explicitez votre stratégie !