Optimiser les tâches administratives

Qu'est-ce que la gestion administrative ? 

Vous n’avez rien à y gagner en termes de chiffre d'affaires, pourtant la bonne gestion administrative de votre entreprise est essentielle pour exercer votre activité en toute sérénité. La gestion administrative en entreprise désigne l’ensemble des formalités et tâches nécessaires et obligatoires, pour être en conformité avec la loi et avec vos objectifs stratégiques.

Elle englobe les domaines suivants : 

• La comptabilité  : édition et envoi des devis et factures, relances clients débiteurs, règlement des factures, déclarations périodiques de CA et de TVA, paiement des cotisations sociales, approbation et dépôt des comptes annuels, paiement de l’impôt…
• Les ressources humaines  : embauches et fins de contrats, fiches de paie et charges sociales, planning des congés, remplacements en cas d’absences, gestion des litiges et contentieux prud’homal, suivi des formations obligatoires…
• Les achats et ventes : commandes fournisseurs, gestion des stocks, SAV… 

3 objectifs :

Bien gérer votre administratif limite vos risques et revêt 3 objectifs majeurs.

Ne pas perdre d’argent inutilement

Vendre vos produits ou services représente le cœur de votre métier. C’est grâce à vos ventes que vous gagnez de l’argent – pour vous rémunérer et vous développer. Dommage d’en perdre inutilement… Une mauvaise gestion administrative est source de pertes financières.

Illustrations : un bon suivi de votre encours client limite le risque d’impayés ; le respect des délais légaux dans le cadre de vos obligations fiscales et sociales permet d’éviter les pénalités de retard.

Maintenir votre productivité

Pour gagner en performance, vous devez être efficace sur le plan opérationnel. Une bonne organisation dans votre entreprise est indispensable à cet effet, et la gestion de votre administratif y est pour beaucoup… Dotée d’une bonne organisation administrative, l’entreprise s’assure de préserver les documents et fichiers essentiels à son activité. Pas de risque de perte ou de destruction, votre productivité est préservée. 

Gagner en sérénité

Quand l’administratif s’accumule, l’esprit du chef d’entreprise s’embrume. Libérez votre esprit en vous désencombrant des préoccupations administratives, pour avancer plus sereinement et efficacement.

Illustrations : payer vos factures en temps et en heure vous évite les relances désagréables de vos créanciers (fournisseurs ou administrations publiques) ; bien gérer votre personnel vous permet de limiter les recours et procédures judiciaires ; traiter votre courrier au fil de l’eau évite qu’il ne s’amoncelle sur votre bureau.

3 enjeux :

Vous devez concilier 3 enjeux pour optimiser la gestion administrative de votre entreprise : 

• Faire vite  : soyez réactif et traitez l’administratif sans perdre de temps – vous consacrerez votre gain de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Gérer de manière fiable  : vitesse ne rime pas avec précipitation… Ne faites pas d’erreur à aller trop vite, les conséquences sont désagréables – vous devez procéder de nouveau, vous payez des pénalités…
• Limiter les frais  : parce que la gestion administrative ne vous fait pas directement gagner d’argent, tentez de réduire les coûts a minima.

 

Externaliser ou gérer en interne : l’équilibre des coûts en jeu

L’administratif est la bête noire de nombreux chefs d’entreprise. Concentré sur votre cœur de métier, vous manquez de temps et d’intérêt pour ces tâches rébarbatives et chronophages. Bonne nouvelle, des solutions – pour certaines innovantes – existent pour optimiser (c’est-à-dire accélérer et fiabiliser) la gestion administrative de votre entreprise !

2 alternatives : externaliser (partiellement ou totalement) auprès de prestataires, éventuellement de manière dématérialisée, moyennant rémunération ; garder la maîtrise en interne à l’aide d’outils logiciels ad hoc , moyennant du temps et de l’expertise.

Gestion externalisée : l’étendue de la délégation et le choix des prestataires

Avant toute chose, il est bon de rappeler une vérité méconnue : aucun texte de loi n’oblige l’entreprise à avoir un expert-comptable. Mais l’entreprise en pratique, en fonction de son statut juridique, est soumise au respect d’obligations comptables, sociales et fiscales.

A défaut d’expertise (et/ou de temps), l’expert-comptable représente un allié précieux pour s’y conformer. Quand il s’agit d’établir un bilan comptable ou une liasse fiscale, par exemple, difficile pour le profane de s’y atteler. L’atout de l’expert-comptable : via la lettre de mission, vous lui confiez une large étendue de tâches administratives, eu égard à vos besoins.

Exemple : l’expert-comptable peut s’occuper de certaines tâches en matière de comptabilité mais également en matière de RH – bulletins de salaire, notamment.

Un autre prestataire peut vous décharger de votre administratif, en ce qui concerne les ressources humaines : le cabinet de recrutement trouve et entretient les meilleurs candidats, puis accompagne leur intégration dans votre entreprise.

Attention, le rôle de ce prestataire est limité. Vous gardez à votre charge les formalités juridiques et comptables une fois le nouveau salarié en poste .

Un avocat, de manière ponctuelle, peut vous aider sur différents sujets d’ordre administratif : conseil stratégique ou prise en charge du contentieux, notamment.

    A noter : certains prestataires externes sont spécialisés dans l’assistance administrative à distance ou sur site. Vous déterminez avec le prestataire l’étendue de sa mission, en fonction de votre budget.

Gestion administrative en interne : les outils indispensables

Hormis les missions qui peuvent être déléguées, les autres tâches administratives restent à la charge de l’entreprise en interne. Certains dirigeants embauchent spécialement pour cela, d’autres décident de gérer seuls – principalement pour limiter leurs coûts.

    A noter : le micro-entrepreneur, soumis à des obligations administratives allégées, recourt rarement à un prestataire externe. Le dirigeant de TPE, de même, a tendance à ne pas créer de service dédié à l’administratif.

Pour optimiser la gestion administrative de votre entreprise à moindre coût, tirez parti de plateformes de type SaaS dédiées :

• un logiciel de recouvrement de créances pour automatiser vos relances,
• une solution de facturation pour gagner du temps dans l’édition de vos factures,
• un outil de gestion de la paie et des RH,
• un ERP pour centraliser vos données et piloter efficacement votre gestion administrative globale.