Opter pour la sous-traitance : quand et comment ?

De plus en plus de sociétés y ont aujourd’hui recours, que ce soit via la  mise en place de télétravail avec  des partenaires indépendants (souvent freelances)  pour certaines missions ponctuelles ou via une sous-traitance contractuelle sur du plus long terme.

On distingue plusieurs protocoles pouvant être mis en place :

La sous-traitance dite de spécialité

Elle désigne le fait de faire appel à un spécialiste disposant des compétences et du matériel adéquats pour l'exécution d’un projet défini par le donneur d’ordres. Ce peut être une option retenue lors d’une réponse à un marché public, par exemple.

La sous-traitance de capacité

Elle est mise en place lors de missions ponctuelles liées à une hausse temporaire d’activité ou un besoin plus ou moins récurrent de faire appel à une entité extérieure. 

Sous-traitant, prestataire ou fournisseur ? 

Le prestataire de services fournit un service « personnellement » utilisé par la société, le fournisseur fournit des produits « personnellement » utilisés.

Illustrations : le webdesigner est un prestataire de services, dans la mesure où il conçoit le site web de l’entreprise qui recourt à ses services. Le grossiste en textile est un fournisseur dans la mesure où il approvisionne son client en matières premières pour fabriquer les vêtements qu’elle commercialise.

Le sous-traitant, pour sa part, travaille sous la responsabilité d’un donneur d’ordre, sur un projet commandé par un client externe.

Illustrations : le webdesigner est sous-traitant s’il conçoit un site web pour un client du donneur d'ordre ; le grossiste textile est sous-traitant lorsqu’il livre des produits clé en main pour aider son client à honorer une grosse commande.

Concrètement, quelle différence ?

• Le contrat est similaire. Les contrats de fourniture, contrats de prestation ou de sous-traitance constituent des contrats d’entreprise. Les parties déterminent ensemble, librement, les conditions de leur collaboration.
• La durée de la mission diffère. En pratique, le sous-traitant est sollicité de manière ponctuelle. Les fournisseurs et prestataires, en revanche, s’engagent généralement dans le cadre d’une relation durable.

Quand recourir à la sous-traitance ?

3 situations amènent à recourir à un sous-traitant :

1. Pour s’offrir exceptionnellement une compétence en dehors de son expertise

   Vous êtes sollicité dans le cadre d’une mission d’envergure ? Le projet implique peut-être des tâches en dehors de votre domaine de compétences… Si vous ne disposez pas du savoir-faire en interne, vous pouvez déléguer une partie de la mission à un sous-traitant spécialisé. Vous gardez la maîtrise du projet, vous ne perdez pas le client.

2. Pour absorber une charge de travail exceptionnellement élevée

   Un pic d’activité ou une commande d’envergure peut nécessiter de recourir à la sous-traitance. Si vos ressources ne sont pas suffisantes pour produire le produit ou le service commandé, et le livrer en temps et en heure, le sous-traitant complémente votre production : vous répondez à la demande du client malgré vos capacités réduites.

3. Pour se recentrer sur son coeur de métier

    En externalisant les activités et tâches sans valeur ajoutée et resté focalisé sur ses avantages concurrentiels pour se développer sur son marché.

Avantages de la sous-traitance

Quelle que soit la raison qui motive votre recours à la sous-traitance, vous pourriez envisager d’autres alternatives : investir dans les moyens nécessaires, ou embaucher en interne. Face à ces solutions, la sous-traitance présente des intérêts notables :

• Vous n’êtes pas lié au sous-traitant par un contrat de travail. Chaque partie conserve sa liberté, vous mettez plus facilement un terme à la collaboration si le résultat ne vous satisfait pas.
•  En vous engageant dans un contrat de sous-traitance, vous transformez une charge fixe en une charge variable . Un bon moyen de mieux maîtriser vos coûts et de limiter vos risques financiers.
• Vous vous offrez plus de flexibilité et vous gagnez en réactivité. Vous accédez à des compétences et des ressources « à la carte », au gré de vos besoins, sans investissements lourds.

Les inconvénients de sous-traiter

Avant de recourir à la sous-traitance, ne négligez pas les limites de ce modèle…

• En faisant appel à un sous-traitant, vous êtes dépendant d’un tiers  que vous ne connaissez pas (bien) : si la qualité du rendu n’est pas au rendez-vous, votre client ne sera pas satisfait et ce sera à vous de gérer ses réclamations. In fine , c’est votre image qui en pâtira. C'est un risque à peser, à maîtriser.
• Que se passerait-t-en cas de défaillance de votre partenaire ? Etes-vous en mesure de trouver rapidement sur le marché de nouvelles entreprises possédant les moyens et les savoir-faire requis ?
• Le coût de la sous-traitance peut être élevé . A vous de négocier efficacement au moment de conclure le contrat…

Les clés pour une collaboration gagnante

• Assurez-vous de la pertinence de la sous-traitance  : si la compétence ou les ressources qui vous manquent sont susceptibles de vous manquer régulièrement, investir peut s’avérer plus avantageux sur le plan économique.
• Choisissez votre sous-traitant avec soin  : étudiez les candidatures comme si vous embauchiez un salarié. Qualification, expérience, réputation… autant d’indices pour vous assurer un travail de qualité.
• Etablissez un cahier des charges rigoureux  : déterminez les contours de la mission pour orienter le sous-traitant de manière structurée et vous assurer un résultat conforme aux exigences de votre client. Pensez à tout mettre sur papier, pour un document à valeur contractuelle en cas de litige. 

  Soignez les clauses contractuelles (objet du contrat, obligation de résultat, responsabilité du sous-traitant, modalités de résiliation, les conditions de réalisation des travaux, les conditions de paiement, etc. ) : plus le cahier des charges sera clair et précis, plus grandes seront les garanties d’une sous-traitance réussie… Car si le donneur d’ordres bâcle son travail d’avant-projet, il y a de fortes chances pour qu’il en soit de même pour la mission en elle-même ! Et là… Gare aux dérapages en termes de délais… et de coût final !

 

Il est important de s’assurer d’un  suivi régulier défini précisément lors de la signature du contrat. Ceci évitera les mauvaises surprises et permettra de remédier à d’éventuels problèmes survenus en cours de chemin bien avant que leurs conséquences ne soient désastreuses…