Organisation des espaces en flex office : pourquoi ? Comment ?

Définition et concepts clés du flex office

Le flex office est un nouveau mode d'organisation du travail qui donne aux salariés le choix entre travailler au bureau, à domicile ou encore dans des tiers lieux. Cette flexibilité des espaces dépend de l'activité à réaliser, des besoins et des usages des collaborateurs.
Au sein de l'entreprise, aucun collaborateur ne dispose de bureau fixe et peut s'installer à un poste de travail différent d'une fois sur l'autre, dans un espace de travail partagé. Il peut s'agir de bureaux en open space, d'espaces collaboratifs, de hubs dédiés à des projets, qui impliquent de travailler autrement.

Les avantages du flex office pour les managers et leurs équipes

Le flex office permet dans certains cas une réduction des coûts immobiliers, second poste de dépenses après la masse salariale. Dans d'autres cas, il répond à un besoin d'optimisation de l’espace et des mètres carrés qui tient compte du nombre de salariés présents ou non dans les locaux, le taux d'occupation ayant diminué avec la hausse du télétravail. Enfin, il correspond à une évolution de la culture d'entreprise plus agile et collaborative.

Les limites de ce modèle organisationnel et les points de vigilance

Au delà des bénéfices de ce mode d'organisation, il convient d'en connaître les limites. En voici des majeures :

• Des problèmes de communication et de coordination sont susceptibles de survenir, lorsqu'une équipe est dispatchée sur différents lieux. C'est toute la difficulté du management multi-site qui nécessite rigueur et flexibilité organisationnelles, ainsi que d'instaurer une relation de confiance entre managers et équipiers, basée sur les résultats.
• Autre point de vigilance : le sentiment d'appartenance à l'entreprise pourrait s'estomper avec  l'impression de dépersonnalisation. En effet, le flex office implique de débarrasser son espace de travail après chaque passage et de ranger ses affaires dans des casiers dédiés. De plus, avec la distance, les travailleurs nomades risquent de davantage ressentir une impression d'isolement.
• Le flex office peut aussi poser des problèmes de confidentialité – notamment en open space – qu'il faut prendre en considération lors de l'aménagement des espaces et du choix du mode de travail. Mais des solutions existent. D'où l'importance de bien préparer le changement d'organisation.

Comment mettre en place le flex office ?

Si le flex office comporte différents objectifs, tels que :

• impulser une culture d'entreprise dynamique, un esprit « start up »
• favoriser la communication entre les équipes
• réduire ou optimiser les mètres carrés occupés, notamment pour des questions de coût,

il est essentiel de respecter certaines étapes pour réussir sa mise en place.

1. Réaliser un état des lieux

   La première étape consiste en une analyse des besoins avec la prise en compte du taux de présence moyen des effectifs, et, surtout, de leurs modes de travail. Par exemple, un commercial itinérant n'a pas les mêmes besoins qu'un DRH, plus présent physiquement dans l'entreprise. Un audit interne permet de prévoir le nombre de postes par service, les espaces collaboratifs avec le nombre d'écrans nécessaires, le taux de flexibilité (nombre de jours de présence dans les locaux, pour chaque salarié).

   À l'issue de cette consultation, l'étude de l'environnement de travail et de la configuration physique des locaux permettra d'envisager les aménagements possibles, voire la création d'espaces modulables avec cloisons mobiles.

2. Former les managers

   L'une des conditions de réussite du flex office est de former les responsables hiérarchiques au management à distance et multi-site. Pour entretenir la culture d'entreprise, ils doivent prévoir des temps d'échanges collaboratifs et des réunions en présentiel, mais aussi des points individuels avec les membres de leur équipe nomade. Il leur faut aussi s'approprier une nouvelle façon de travailler et de répartir les tâches, comme réserver les temps de concertation pour les espaces de travail collaboratifs, et les activités nécessitant de la concentration pour le domicile ou les zones de silence, si elles sont prévues par l'entreprise.

3. Préparer les salariés au changement

   Il est primordial d'impliquer les salariés dans le projet de flex office, en les questionnant dès le départ sur leurs besoins, leurs modes de travail, les équipements spécifiques. Les interactions entre les équipes et les services doivent également être analysées.

   Le rôle des managers et DRH est d'accompagner leurs collaborateurs pour les préparer à de nouveaux modes de travail avec des postes de travail nomades, afin de prévenir toute résistance au changement, notamment chez les réfractaires au télétravail. Il s'agit de les former à ce nouveau fonctionnement plus flexible en leur expliquant les règles communes pour qu'il soit vécu positivement.

Les bonnes pratiques en la matière

Pour réussir la mise en place du flex office, voici quelques bonnes pratiques.

Un cadre de travail attractif

Pour favoriser la communication et le bien-être, il est important d'installer un cadre de travail agréable, notamment avec des couleurs, des plantes vertes et un mobilier design, de prévoir un espace détente avec une cafétéria et/ou des espaces de convivialité avec canapés, à côté de tables hautes pour des échanges informels. Le lieu de travail doit être aussi un lieu de vie à part entière et préserver le sentiment d'appartenance à l'entreprise.

Planifier et gérer les réservations

Pour une organisation du travail efficiente en flex office, il est primordial de pouvoir gérer à distance un planning d'occupation des espaces de travail et de réservation des salles de réunion, ainsi que des équipements.

Il est également conseillé de prévoir un roulement des postes de travail et d'attribuer les jours d'occupation à l'avance en cas de tâches spécifiques, ainsi que le nombre de jours de présence hebdomadaire en fonction des besoins de chaque salarié. Un emploi du temps prédéfini garantit une occupation optimale de cet environnement de travail moderne et le bon fonctionnement des services proposés par l'entreprise, comme la restauration. De plus, l'employeur doit savoir où se trouvent ses salariés et contrôler leur temps de travail.

Des zones par activité et par équipe

Cette organisation flexible doit permettre aux salariés de choisir les espaces répondant à leurs besoins, comme être sûr de trouver un poste de travail avec une bonne connectivité et une imprimante. Il est ainsi possible de scinder les espaces en fonction des activités : zones de travail collaboratif, espaces propices à la concentration, salles de réunion. Par exemple, les activités bruyantes comme les entretiens téléphoniques peuvent s'effectuer dans des espaces insonorisés comme une cabine phonebooth. Pour les entretiens confidentiels, des box fermés ou bureaux individuels non attribués sont envisageables.

Par ailleurs, il est recommandé de répartir les équipes par zones, pour se repérer plus facilement et faciliter la communication. Par exemple, les designers près du service communication, les développeurs près des chefs de projets web.

Des règles de fonctionnement

Travailler en open space nécessite de mettre en place des règles de fonctionnement qui permettent à chacun d'être efficient et de préserver la qualité de vie au travail. Cela commence par le respect de l'hygiène des bureaux partagés pour le bien-être des futurs occupants.

Si le flex office en espace ouvert favorise la communication entre les équipes, il est toutefois recommandé de privilégier la messagerie instantanée, les outils collaboratifs (Slack, Notion, Zoom...), les plateformes de partage de fichiers, pour respecter le travail de chacun et favoriser la coopération entre les salariés présents et les absents.

En résumé, à condition d'être rigoureusement géré et planifié, le flex office offre de nombreux avantages à l'entreprise et à ses collaborateurs, tout en s'adaptant aux nouveaux modes de travail agiles.

Auteur - Nathalie Guyader

Docteure ès Lettres, Nathalie Guyader a écrit et publié différents ouvrages et articles, en tant qu'auteure, rédactrice en chef, journaliste, avant d’orienter sa carrière vers les ressources humaines. Après un master 2 en management des ressources humaines, elle a exercé durant une dizaine d’années comme consultante RH puis comme DRH.