Comment choisir un consultant ?

Pourquoi faire appel à un consultant ?

Le recours à un service de conseil s'inscrit globalement dans 3 types de besoins :

• Procédure : votre besoin est défini, le problème est connu, il suffit d'appliquer la bonne méthode. Vous recherchez un expert de la méthode. Exemple : certification ISO 9001.
• Résolution de problème : la question centrale motivant le recours à une aide extérieure est "quel est le problème ?" Le consultant est expert dans un domaine précis. Exemple de problématique : " Pourquoi nos ventes ne décollent-elles pas ? " Dans ce cas, le consultant expert en stratégie commerciale effectue un diagnostic afin de comprendre les causes de la stagnation des ventes et fait des préconisations pour renverser la tendance.
• "Défrichage" : comprendre ce qu'il se passe, démêler une situation... Le consultant intervient ici sur une problématique plus complexe, pas forcément liée à un domaine particulier. La situation est floue. Le consultant mène un diagnostic pour éclaircir la situation, poser les bonnes questions, etc. Nous sommes sur des problématiques plus générales avec de multiples ramifications possibles - par exemple le redressement d'une entreprise.

Méthode pour choisir un consultant

1 - Définir précisément vos besoins et objectifs associés dans un cahier des charges

Cette réflexion ou pré-diagnostic est importante. Elle conditionne le choix ultérieur du consultant. Prenez le temps de rédiger point par point les raisons de votre demande.

• Insérez des éléments de contexte pour aider les prestataires de conseil à comprendre le pourquoi du besoin (création d'un nouveau service, pression de la concurrence, etc.).
• Explicitez les contraintes pesant sur le projet (budgétaires, organisationnelles...), ce qui renseigne quant à la marge de manœuvre laissée au professionnel pour exécuter sa mission de conseil. 
• Définissez les ressources mises à disposition (groupe de travail, utilisateur clé, etc.).
• Précisez l'étendue de la mission : les processus, services sur lesquels il pourra intervenir, le périmètre géographique...
• Préparez une présentation générale de votre entreprise : effectif, marchés, historique, événements marquants, etc. Le consultant doit pouvoir réellement entrer dans la peau de votre structure pour comprendre le pourquoi du comment ainsi que toutes les interactions.
• Listez les projets importants en cours ou non encore lancés : pour éviter que la mission n'interfère avec un autre chantier présent ou à venir.
• Notez les objectifs. Ils doivent être chiffrés. Par exemple : réduire l'absentéisme de 20% en 1 an.

Cette formulation de besoins pourra être amendée par la suite après vos échanges avec les cabinets.

2 - Avez-vous réellement besoin d'un consultant  ? 

Après avoir analysé et dressé l'inventaire de vos besoins, il est opportun de vérifier s'il n'existe pas de ressources en interne (consultants internes, compétences spécifiques...) pour traiter le sujet. Le cas échéant, analyser si cette ressource a le temps de traiter le sujet.

Pesez bien le pour ou le contre de l'opportunité de travailler avec une société de conseil. Parmi le positif : œil externe, expertise pointue... Quant aux freins :  risque de dépendance, confidentialité...

3 - Pré-sélectionnez 3 cabinets

Une question inéluctable se pose : faut-il choisir un consultant indépendant, un cabinet de conseil de taille moyenne ou un groupe de consulting ?

Tenez compte de la complexité de la problématique et de son étendue, de l'expertise du professionnel affichée dans le domaine en question, de la taille de votre entreprise (il est souvent souhaitable de travailler avec un fournisseur d'envergure équivalente pour une question de position de pouvoir dans la relation commerciale).

4 - Rencontrez les prestataires de conseil candidats

Préférez si possible un entretien en face à face. Les "conference call" facilitent une rencontre rapide, mais rendent plus difficile le fait d'évaluer si le "courant passe". Le contact humain est un élément fondamental dans la réussite de la mission.

Nous vous conseillons d'utiliser une grille d'évaluation pour comparer les profils et offres de chacun.

Dans le cas d'un grand cabinet, demandez à rencontrer le consultant qui exécutera la mission et assurez-vous que ce sera bien cette personne qui interviendra tout au long de la mission. Le contact pouvant être pris par un senior et la mission menée par un junior... 

5 - Retenez le cabinet gagnant : les critères de choix

Comment sélectionner votre futur partenaire ? Voici des critères de choix de premier plan :

• Compétences dans le domaine, qualifications, expériences  : c'est le critère n°1. C'est pour vous l'assurance que le consultant est capable d'apporter une réponse crédible . N'hésitez pas à demander la justification de ses missions précédentes ou plus généralement de son expérience. Soyez attentif et réclamez des précisions si certains passages ne sont pas clairs. 
• Références : pour compléter le premier point, demandez des références claires en lien avec votre domaine d'activité et la problématique traitée. 
• Compréhension de la problématique : soyez attentif à la retranscription de la situation dans la lettre de mission remise par les sociétés candidates.
• Pertinence de la mission proposée au regard de la question posée : vos besoins sont compris ? Parfait ! Mais qu'en est-il de la réponse proposée ?
• Coût de l'offre : comparez les coûts en fonction du détail des prestations proposées. Les prix sont fixés à la journée ou bien forfaitairement pour une mission globale. Méfiez-vous des offres très alléchantes. Est-ce pour compenser une expertise moins pointue ou bien pour faire face à des difficultés financières ? Le retour sur investissement pour vous risque, dans ce cas, de ne pas être à la hauteur.
• Relationnel avec vous et avec ceux qu'il va rencontrer dans l’entreprise -  Ce critère subjectif est très important . Si vous n'avez pas de "feeling", si vous ne vous sentez pas à l'aise avec un consultant, le succès de la mission peut en être affecté. D'autant plus si la personne ne vous inspire pas confiance. C'est un peu comme une relation médecin-patient.
• Capacité à communiquer : optez pour un profil qui possède de véritables qualités de communication interpersonnelle, orale et écrite. Les missions de conseil requièrent de nombreux échanges avec des collaborateurs en interne. Le consultant doit savoir écouter, comprendre et restituer son diagnostic et ses préconisations oralement et par écrit. Bien sûr, il doit également maîtriser les outils de présentation comme PowerPoint, etc.
• Intégrité : cela va sans dire ! Attention notamment à ne pas partager la même société de consulting que l'un de vos concurrents. A ce propos, n'oubliez pas de rédiger et de faire signer un accord de confidentialité !
• Solidité financière du consultant : imaginez un professionnel qui vous laisse en plan au beau milieu de la mission ! Ou bien, absorbé par d'autres préoccupations (par exemple trouver rapidement de nouveaux clients pour se sortir d'une mauvaise passe), qui ne soit pas totalement investi dans le travail confié...