Modèle de procédure : un exemple simple à utiliser

Dans cette partie du dossier nous vous proposons un modèle de procédure que vous pouvez utiliser pour répondre à vos besoins.

Exemple simple Mais avant de passer à la phase concrète de rédaction, vous devez réaliser un travail préparatoire pour collecter toutes les informations nécessaires pour la rédaction de votre document.

Cette étape facilite la rédaction à venir et fait gagner du temps grâce à une meilleure organisation.

Une fois ce travail réalisé, vous pourrez rédiger votre procédure en vous aidant du modèle proposé.

Préparation : lister les activités à mener

Utiliser des verbes d'action
pour décrire les tâches

Par exemple : créer un compte client, créer un devis, etc.

Ensuite pour chaque activité, faire l'inventaire des tâches principales. Prenons l'exemple de la création d'un compte client : choisir un modèle type, sélectionner le statut "nouveau", etc.

Fort de ces informations il est plus aisé de passer à la phase de rédaction à proprement parler. Il ne reste plus qu'à ordonner les actions à réaliser.

Modèle de procédure

Activité		Version
Date de création / auteur		Date de dernière mise à jour / modificateur
Acteurs concernés	(Services, fonction...)

Tâches	Description	Points de vigilance	Moyens

Illustration par un exemple

Activité	Créer un nouveau client dans le système informatique	Version	1.1
Date de création / auteur	25-06-2015 par j.Sebastien	Date de dernière mise à jour / modificateur	12-09-2015 par A.Berthelet
Acteurs concernés	Administration des ventes

Tâches	Description	Points de vigilance	Moyens
1- Choisir le type de client	- Choisir "Particulier" ou "professionnel" - Sélectionner le statut Nouveau	En cas d'erreur il n'est pas possible de revenir en arrière.
2 - Renseigner les données descriptives	Contacter le client si des données sont manquantes. Alternative pour les professionnels : se rendre sur www.societe.com
3 - Associer un commercial	- Cliquer sur l'icône du haut - Sélectionner le commercial dans la boite de choix - ...		Document d'affectation des nouveaux comptes
...

Les procédures peuvent aussi contenir...

Les résultats attendus : pour valider le bon respect des actions menées.

Une colonne "quand ?" : lorsque des éléments temporels entrent en ligne de compte.

Des définitions : lorsque le sujet est plus complexe, il est salutaire de définir précisément les termes employés.

Des règles : cette colonne est utile lorsque des règles précises sont associées à des opérations.

Des logigrammes : pour une compréhension plus aisée. Les diagrammes facilitent la lecture de l'enchainement des tâches.

Les responsables par tâche : lorsque des responsabilités particulières sont affectées à certaines opérations ou bien pour des étapes de validation.

Des annexes : ajouter des documents utiles pour l’exécution des tâches.

Ce dossier est référencé dans : Approche processus : le guide ultime pour connaître l'essentiel - Documentation qualité -

Un commentaire peut-être ?

Commentaires

Traoré Amadou 2 juil. 2023 à 15:49 (Il y a 18 mois)

Votre rédaction concernant les différents angles des Ressources Humaines est vraiment bien concue. Une mine d'informations permettant de progresser et de rester motivés (ées) !
DIONY Vanessa 9 avr. 2023 à 07:57 (Il y a 21 mois)

Votre rédaction concernant les différents angles des Ressources Humaines est vraiment bien concue. Une mine d'informations permettant de progresser et de rester motivés (ées) !
FELICITATIONS !