Diagnostic organisationnel : comment faire ?

Qu'est qu'un diagnostic organisationnel ?

Le diagnostic organisationnel est une analyse complète de l'organisation et du fonctionnement d'une entreprise. Il vise à mettre en évidence les écarts entre la situation actuelle et la situation souhaitée. Cette étude permet d'identifier les forces et faiblesses internes de façon à concevoir et mettre en place des actions correctives et préventives alignées sur la stratégie d'entreprise.

Pourquoi réaliser une analyse organisationnelle ?

Le diagnostic d'une organisation est une étape incontournable pour assurer l'efficacité et l'adaptabilité d'une entreprise face à un environnement en constante évolution. En mobilisant les bonnes pratiques et en suivant une démarche rigoureuse, les dirigeants pourront optimiser le fonctionnement de leur organisation et garantir leur succès à long terme.

Le diagnostic est un levier qui permet notamment à l'entreprise :

• D'améliorer sa performance : en alimentant le volet interne d'un diagnostic stratégique. Il s'agit de définir la capacité organisationnelle de l'entreprise (pour une analyse SWOT)

• De renforcer son efficacité : en optimisant ses processus pour atteindre ses objectifs stratégiques tout en améliorant l'engagement des collaborateurs et la satisfaction des clients. Il s'inscrit alors dans la première étape du cycle PDCA pour l'amélioration continue des processus.

• Devenir agile : si l'entreprise recherche l'agilité, le poids de la structure organisationnelle peut être un frein à la souplesse recherchée. D'où l'importance de maîtriser son organisation pour une performance globale.

• De conduire le changement :  il est impératif de posséder un état des lieux internes afin de comprendre les freins et les éléments moteurs internes pour la mise en œuvre d'un nouveau projet. L'enjeu : faire accepter un changement.

• Réaliser une phase préalable à un projet de Design organisationnel

 

A noter : on parle aussi d'audit organisationnel, même si le terme d'audit concerne la vérification des écarts par rapport à un révérenciel.

Quels sont les quatre domaines du diagnostic organisationnel ?

Pour réaliser cette analyse, structurer le diagnostic en 4 domaines :

1 - La structure de l'entreprise

La structure est assimilable à l'ossature de l'organisation. L'architecture organisationnelle est constituée par les différents niveaux hiérarchiques, le découpage fonctionnel et les relations entre eux. Les fiches de poste, les processus et les procédures déterminent les responsabilités, délimitations, et interactions entre les différents acteurs de l'entreprise. Il est nécessaire de qualifier le type de structure : est-ce une structure fonctionnelle ? Divisionnelle ? Matricielle ?

2 - Les hommes

Les hommes représentent le carburant. Il s'agit littéralement des ressources humaines qui composent l'entreprise. L'analyse des organisations détermine les compétences, les motivations et le niveau d'implication des collaborateurs notamment pour anticiper les besoins en formation (alimenter un plan de formation par exemple) et renforcer la cohésion entre les membres de l'équipe. Le style de management, de leadership et les relations interpersonnelles sont également analysés pour en mesurer l'efficacité et la cohérence vis-à-vis du contexte organisationnel. Le capital humain est central dans la mise en œuvre de la stratégie.

3 - Les systèmes

Les systèmes sont les organes de transmission de l'organisation. Ils comprennent les flux d'information, les processus de décision, ainsi que les mécanismes de pilotage. Ils mobilisent les systèmes de management, la gestion des compétences, et les systèmes d'information (SI). Il est essentiel d'optimiser ces systèmes pour garantir une communication fluide et une meilleure utilisation des ressources.

4 - La culture d'entreprise

La culture d'entreprise est l'environnement dans lequel l'organisation opère. Il s'agit notamment des rites, des symboles et des valeurs qui définissent les comportements attendus au sein de l'organisation. Elle influence l'esprit d'équipe et la façon dont les collaborateurs interagissent entre eux et avec l'entreprise. Avoir une culture d'entreprise forte est important pour accompagner les changements. C'est un élément de cohérence qui aide les employés à comprendre et à partager les objectifs, la mission et les valeurs de l'entreprise.

Cette démarche s'inspire du modèle 7S de McKinsey . Il s'agit d'un outil d'analyse qui identifie sept éléments interdépendants au sein de l'organisation : stratégie, structure, systèmes, style de management, personnel, compétences et culture. Ce modèle facilite la compréhension d'une organisation. Il permet en outre d'assurer une meilleure cohérence entre ces éléments et des actions d'amélioration qui en découle.

Comment mettre en œuvre un diagnostic organisationnel ?

1 - Définir les objectifs du diagnostic et le champ d'application.

La première étape consiste à définir clairement les objectifs et la portée du diagnostic. Posez-vous des questions telles que : qu'attendons-nous de ce diagnostic ? Quels sont les défis actuels ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Quelle est notre vision ? Quelles sont les prochaines étapes ? Quels sont les problèmes à régler ?

Exemples d'objectifs :

• améliorer le climat de travail

• comprendre les causes d'un taux d'absentéisme croissant d'année en année

• redéfinir les missions de la gestion des ressources humaines

• préparer les prérequis pour un projet de changement

• évaluer la performance interne

• évaluer la maturité organisationnelle

2 - Définir les éléments à mesurer

Après avoir défini les objectifs et le champ d'application, vous devez identifier les éléments qui seront mesurés. Pour cela appuyez-vous sur les 4 domaines vus précédemment pour affiner les points à étudier en ne perdant pas de vue les objectifs et le périmètre.

3 - Mobiliser les acteurs concernés

Cette étape est importante pour impliquer les parties prenantes. Vous devez identifier les personnes qui participeront au diagnostic. Suivant la problématique, l'intégration de ces personnes peut être réalisée plus en amont. Par exemple pour préciser les objectifs avec la direction générale.

4 - Organiser et planifier le diagnostic

Cette étape consiste à clarifier les besoins et les attentes, afin d'élaborer une méthodologie claire pour le diagnostic.

5 - Réaliser la phase terrain du diagnostic

Cette phase peut comporter des entretiens, des questionnaires, ou l'observation directe, selon ce qui est le plus approprié par rapport à la finalité de l'étude.

6 - Analyser les informations collectées

Vient ensuite la phase d'analyse des enquêtes. Elle permet de mettre en relief des faiblesses, des points forts et des sources de progrès.

7 - Élaboration des préconisations

En conclusion du diagnostic organisationnel, les recommandations proposent des axes d'amélioration prioritaires.

Ces étapes peuvent varier en détail selon l'entreprise et le consultant impliqué, mais elles offrent un cadre de départ solide pour tout diagnostic organisationnel.