Comment aménager les espaces de travail ?

Pourquoi soigner l'aménagement des espaces de travail ?

Des impacts sur la productivité et le bien-être :

Meilleur engagement

Il est reconnu que l'aménagement de l'espace de travail impacte le bien-être des collaborateurs. Ce qui contribue à leur engagement et à leur productivité. En effet, un environnement de travail confortable et ergonomique permet à chacun de sentir bien et d'être en condition de livrer le meilleur de lui-même.

Affirmer la culture

Autre avantage : l'identité des espaces de travail est un vecteur pour affirmer plus fortement la culture d'entreprise et les valeurs transmises. Les collaborateurs baignent littéralement dans un cocon représentatif des fondements et de la raison d'être de leur société.

Quels sont les différents types d'espaces de travail ?

Plusieurs options s'offrent aux organisations qui souhaitent améliorer le bien-être et l'efficacité de leurs salariés. Voici un aperçu des types d'espaces de travail les plus courants ainsi que leurs avantages et inconvénients :

Bureaux individuels

Les bureaux offrent intimité et tranquillité. Ce sont des éléments importants pour pouvoir se concentrer sur ses tâches. Cependant, ils peuvent parfois être source d'isolement et réduire les possibilités de collaboration spontanée. Ils créent une sorte de barrière. A savoir que certaines entreprises encouragent (ou imposent) de laisser les portes des bureaux individuels ouvertes de manière à favoriser les échanges. Toutefois, lorsque le collaborateur doit réaliser une tâche qui demande de la concentration ou pour engager une conversation téléphonique, libre à lui de fermer sa porte pour s'isoler.

Open-space

Ce type de cadre de travail encourage la collaboration et la communication entre les membres de l'équipe. L'aménagement en espace ouvert est prisé des startups. Elles encouragent les interactions entre leurs collaborateurs pour favoriser le partage de connaissance et stimuler la créativité. L'inconvénient est le bruit, nuisant à la concentration des employés. Des bureaux isolés sont souvent aménagés lorsqu'un employé a des informations confidentielles à partager avec d'autres ou qu'il a besoin d'un endroit calme pour se concentrer ou encore téléphoner.

Espaces de travail flexibles

Cette option combine des bureaux individuels, des zones de collaboration et des espaces dédiés à la détente. Ils offrent aux employés la possibilité de choisir l'environnement de travail le mieux adapté à leurs besoins du moment. L'avantage de ce type de bureau est qu'il permet aux employés de travailler de la manière qui leur convient le mieux à tout moment. Du côté des inconvénients, cette flexibilité (pour le partage des espaces) à un coût : elle nécessite une organisation hors pair de planification. Autre inconvénient, l'idée de devoir se déplacer d'un espace à l'autre ne plaît pas à tous les employés. Certains ont besoin de stabilité et vivent mal que leur routine soit perturbée.

Coworking

Ces espaces sont partagés par plusieurs entreprises ou travailleurs indépendants / freelances. Bâtis généralement sur un modèle d'espace de travail flexible, ils favorisent les échanges et la création de réseaux professionnels, mais peuvent également présenter des défis en matière de confidentialité et de gestion du bruit. 

Bureaux virtuels

C'est une solution idéale pour les salariés qui travaillent à partir de leur domicile (télétravail) ou d'un lieu éloigné (les commerciaux par exemple). Ils offrent généralement l'accès à une application de visioconférence, à une assistance informatique et à des services administratifs. L'avantage de ce type de bureau est qu'il offre aux employés la flexibilité de travailler où ils veulent, quand ils veulent. Toutefois, les bureaux virtuels peuvent être difficiles à gérer, car ils ne disposent pas de locaux physiques dans lesquels les responsables peuvent contrôler les performances et les niveaux de productivité du personnel. Pour autant, rien n'empêche un lieu de convergence pour des rencontres ponctuelles. Tout comme la solution hybride partageant télétravail et présence au bureau physique de l'entreprise.

Avant d'arrêter ses choix en matière de configuration des locaux, il convient d'être vigilant. Par exemple, l' open-space largement adopté dans les configurations modernes est remis en cause par de nombreuses études. Il constituerait une source de risques psychosociaux . En effet, la position de l'individu noyé dans un collectif permanent avec un sentiment (fondé ou pas) d'être encore plus surveillé est un facteur de stress. Les études montrent aussi que ce type d'aménagement entraine un surcroit d'agressivité entre les collaborateurs .

Bref, cette illustration montre l'importance de peser les pour et les contre pour chaque solution retenue.

Quand changer de configuration ?

Les changements majeurs de l'environnement de travail sont souvent liés à un événement tel qu'un déménagement . C'est l'occasion de faire table rase et reconcevoir les espaces de travail à partir d'une feuille blanche. D'autres événements sont propices à de tels investissements : l'atteinte d'un certain chiffre d'affaires ou d'un seuil déterminé en termes d'effectif, en cas de fusion, etc.

Comment organiser efficacement vos espaces de travail ?

Que vous optiez pour des bureaux individuels, un open space ou des zones de travail collaboratif, chaque aménagement présente ses propres avantages et inconvénients. Il est crucial d'analyser les besoins spécifiques de votre entreprise et de vos employés pour choisir la solution la plus adaptée. Comme nous l'avons vu, des espaces de travail bien structurés, qui offrent à la fois des zones de concentration et de collaboration, peuvent grandement contribuer à l'optimisation de la productivité et du bien-être de chacun.

Voici quelques conseils pour organiser vos espaces de travail :

• Créer plusieurs zones, par exemple une zone de concentration et une zone de collaboration.

• Organiser l'espace de manière à ce que chaque zone soit clairement délimitée. Soit une zone = un objectif.

• Choisir différents types de mobilier adaptés aux caractéristiques de chaque zone, par exemple un bureau classique pour les espaces fermés , un mobilier spécifique pour que les gens puissent s'asseoir ensemble lors de réunions informelles ou de séances de brainstorming.

• Utiliser l'espace efficacement en plaçant les meubles à différentes hauteurs et en utilisant des cloisons mobiles. Vous pourrez ainsi structurer l'espace au mieux selon les besoins et les capacités du moment. La souplesse de cette solution vous permettre d'apporter les aménagements nécessaires au fur et à mesure des nouveaux besoins oui contraintes : nouveaux embauchés, réorganisation des services, etc.

• Aménager une salle de réunion accueillante et confortable. Veiller à ce qu'il y ait suffisamment de chaises pour tous les membres de l'équipe (et leurs invités) et tout l'équipement nécessaire : rétroprojecteur, écran de projection, tableau blanc, etc.

• Prévoir des aménagements pour les personnes à mobilité réduite (des allées suffisamment larges pour les fauteuils roulants, des rampes d'accès ou des ascenseurs, etc.).

Un projet d'aménagement des espaces de travail ne doit pas être conduit seul dans son coin. Il est important d'impliquer les collaborateurs pour recueillir leurs contraintes et leurs idées.

Des conseils pour concevoir un environnement ergonomique et confortable

Une ergonomie bien pensée est l'une des clés du bien-être au travail. Choisir le bon mobilier, qui prend en compte la santé et le confort de vos employés, est essentiel. Par ailleurs, le rôle de l'éclairage, de la qualité de l'air, et de la gestion du bruit ne doit pas être sous-estimé. Un environnement de travail confortable est crucial pour se sentir bien et donner le meilleur de soi-même.

Quelques conseils :

• Veiller à ce que tous les espaces de travail soient conçus de manière ergonomique. Bien prendre en compte tous les usages.

• Investir dans du mobilier professionnel de qualité. Choisissez notamment des chaises à hauteur réglable et des accoudoirs qui peuvent être bougés, ainsi que des bureaux qui vous permettent de déplacer ses jambes en dessous. Les offres des fournisseurs de mobilier s'enrichissent régulièrement d'équipements de plus en plus ergonomiques.

• Etre attentif à ce qu'il y ait suffisamment d'espace pour que chacun puisse travailler confortablement. Que chacun ne soit pas collé sur les autres !

• Veiller à ce que l'éclairage soit adapté au travail de jour comme de nuit. L'idéal est que tous les espaces de travail aient accès à la lumière naturelle.

• Aménager les espaces avec des plantes et d'autres éléments naturels dans l'espace pour le rendre plus vivant. Placer des objets d'art et d'autres décorations pour créer une atmosphère agréable.

• Jouer sur les couleurs et leurs impacts en fonction de différentes zones : couleurs stimulantes pour les zones de travail collectif, des couleurs douces pour la détente, etc.

• Etre attentif à ce que l'espace soit bien ventilé et que la température soit agréable. 

Voir aussi comment aménager son bureau ?