L'accueil au téléphone : les bonnes pratiques

Ce tout premier contact est le tout début de la relation avec vos clients. Il doit ainsi être à la hauteur des enjeux : débuter sur une bonne note. Nombre de sonneries avant de décrocher, enthousiasme, pertinence des informations données, politesse, etc. des petits riens qui changent tout ! 

De plus en plus d'entreprises l'ont compris et investissent pour un service irréprochable. Certaines externalisent la fonction pour faire appel à des professionnels joignables sur une large plage d'horaires. D'autres préfèrent garder la maîtrise de cette relation et investissent en personnel compétent (formation et/ou recrutement).

L'accueil téléphonique, premier contact avec ses clients

Le contact téléphonique est bien souvent le premier véhicule de l'image d'une entreprise. C'est le B.A. - ba de la relation client . Aussi est-il primordial de soigner cet accueil, que votre interlocuteur soit un prospect ou bien un client déjà acquis.

Il est avant tout ici question de communication. Et la communication, c'est tout un art ! C'est encore plus vrai lorsque l'on n'a pas son interlocuteur en face. Malentendus, déformation des propos, mauvaise interprétation, etc. les pièges sont foison.

Entre ce que vous savez, ce que vous dites, la façon dont vous le présentez (ton, tournures de phrases, vocabulaire employé, débit de parole, etc.), ce que votre interlocuteur entend, écoute, perçoit, retient, etc., il est parfois un monde.

Quelques règles de base pour répondre à un appel téléphonique

• Décrocher avant la 4ème sonnerie. On estime qu'un client commence à perdre patience à compter de la 3ème sonnerie. Décrocher après met d'ores et déjà en péril la cordialité de la communication.
• Mener l'entretien. Essentiel pour rassurer et mettre en confiance. 
• Se présenter dès la première seconde. Pas question de répondre avec un simple "Allô ?" auquel on privilégiera un "Entreprise X, identité de l'opérateur (prénom uniquement ou prénom, puis nom), bonjour, comment puis-je vous aider ?", par exemple.
• Ecouter attentivement pour répondre efficacement. Ecoute active, empathie, prise en considération et vocabulaire adéquat seront de mise (voir plus bas).
• Transférer l'appel à une personne tierce, le cas échéant, avant de passer à l'étape suivante. Prenez soin de bien informer votre interlocuteur sur l'identité de la personne à qui vous allez transférer l'appel et pourquoi, si nécessaire.
• Prendre congé respectueusement. Essentiel de ne pas se contenter d'un simple et expéditif "Au revoir", mais de prendre le temps de remercier son interlocuteur pour sa fidélité (un client n'est jamais acquis, il est toujours bon de se le remémorer et de lui faire part de sa reconnaissance), sa patience (notamment en cas de litige), etc. Ainsi, des formules telles "Je vous remercie pour votre fidélité et vous dis à très bientôt" ou encore "Je vous remercie pour votre patience et votre compréhension et vous dis à très bientôt" clôtureront efficacement un échange.

Comment faire un accueil téléphonique de qualité ?

S'il vous semble aisé de prime abord de décrocher votre téléphone - vous ou votre assistante/standardiste - pour répondre à un appel, il n'en demeure pas moins que ce contact privilégié avec vos clients/prospects/partenaires/... se doit de refléter l'image de votre service et celle de votre entreprise.

Lors de cet échange, il est primordial d'être entièrement tourné vers votre interlocuteur. Vous devez l'aider à exprimer sa demande afin de comprendre précisément ses besoins et l'enjeu de son appel afin de répondre au mieux à ses attentes. Aussi est-il crucial d'instaurer dès la toute première seconde un climat serein et propice à l'échange en toute confiance. Pour se faire, outre les étapes clés décrites auparavant, vous veillerez à soigner particulièrement les points qui suivent.

Accueillir ses clients au téléphone, les points clés

• présence et disponibilité : il est crucial d'avoir une personne qui répond aux clients/prospects dans les amplitudes horaires annoncées par l'entreprise. Ceci étant un gage de crédibilité accrue. Rien de pire qu'un service injoignable aux heures d'ouverture ou qu'un téléphone qui sonne indéfiniment dans le vide ! Par ailleurs, il est important d'accorder le temps nécessaire à son interlocuteur en évitant de lui faire sentir impatience, agacement, etc.
• vocabulaire adéquat : formules de politesse, ton employé, amabilité... autant de détails qui ont une importance majeure dans la prise de contact. Dire bonjour, se présenter, parler de manière agréable, polie et respectueuse (sans être mielleux) à son interlocuteur renvoie un sentiment de respect et de confiance à ce dernier. Sont à prescrire les tournures trop familières type : "c'est de la part ?" (préférez "Pouvez-vous me rappeler votre nom, s'il vous plait ?") ou "de rien" (à remplacer par un "Je vous en prie", nettement plus respectueux), etc. De la même manière, un vocabulaire trop alambiqué sera également à éviter. 
• élocution, ton et débit adaptés : ces éléments non verbaux font entièrement partie de la communication et peuvent parfois faire pencher la balance et tout bonnement raccrocher votre interlocuteur, lassé de ne rien entendre ou comprendre.
• écoute et efficacité : renseigner, conseiller, orienter sont les maîtres mots en matière d'accueil téléphonique. La personne qui décroche le téléphone pour répondre à un client/prospect potentiel doit tout d'abord être capable de l' écouter de façon active afin de le renseigner et/ou l'orienter au mieux. Si cette personne ne peut répondre à une question particulière - cela peut arriver, il est alors essentiel de noter les coordonnées du client/prospect et de lui indiquer qu'il sera rappelé dans les plus brefs délais par une personne capable de lui donner des réponses à ses questions. Bien évidemment, il sera recontacté rapidement, cela va sans dire. Impensable d'abandonner un client/prospect comme ça !
  Reformulation, clarté et précision sont de mise pour un traitement rapide, mais surtout efficace de l'appel.
• compréhension et empathie : en lien étroit avec le point précédent, il s'agit avant tout d'être à l'écoute et de ne point fuir ou culpabiliser son interlocuteur en cas de différent ou de réclamation. La personne au bout du fil doit se sentir entendue et comprise, en un seul mot : importante aux yeux de l'entreprise qu'elle contacte.
• image en phase avec elle de l'entreprise : l'image de marque de l'entreprise passe également par le ressenti d'un client qui appelle pour avoir des renseignements, informations ou autres. Il s'agit ici aussi d'une question de première impression positive.
• sourire : même au téléphone, le sourire se voit, ou tout au moins se ressent à l'autre bout du fil.
• parler de façon positive : certains mots sont à bannir le plus possible et seront remplacés par des expressions plus positives et tournées vers le client/prospect. On parlera de solutions (et non de problème), on assumera et formulera des excuses, le cas échéant (au lieu de chercher un autre coupable)...

Afin de parfaire votre expertise, vous pouvez régulièrement enregistrer vos conversations téléphoniques afin de les réécouter pour les corriger, les enrichir, etc. Vous devrez, bien évidemment, préalablement en avertir votre interlocuteur.

 

Auteur - Raphaële GRANGER

Entrepreneure dans l'âme, passionnée de rapports humains et touche à tout, Raphaële a roulé sa bosse en Irlande, en Allemagne et aux USA avant de se poser en France.

Tantôt traductrice-interprète, responsable communication, chef d'entreprise dans le domaine de la décoration et passionnée par la performance des entreprises, elle partage ses connaissances et son expérience à travers ce site.