Participer à un salon professionnel

Regroupant de nombreux exposants et ouverts à un large public d'experts - ou tout du moins spécialistes en ladite matière - ces rendez-vous événementiels ont pour objectif de favoriser et développer en un seul et même lieu - généralement sur une courte durée - les échanges entre professionnels d'un même secteur d'activité. 

Pourquoi exposer sur un salon ?

Ces manifestations, de par le fait qu'elles réunissent offre et demande sur un même événement, sont de formidables opportunités à saisir ! A condition, comme toujours, de préparer soigneusement sa participation et de ne rien laisser au hasard !

Une présence sur un salon n'est pas un outil réservé au service communication. C'est un levier fort pertinent pour plusieurs services de l'entreprise. Bien sûr, en premier lieu les vendeurs, mais également les chefs de produit, chefs de marché, responsables de bureau d'étude, etc.  Identifier de nouveaux prospects , fidéliser ses clients, rencontrer de nouveaux partenaires, sentir les tendances du marché, les opportunités à saisir ou encore se tenir au fait des dernières innovations... Voilà autant d'opportunités qu'offre la participation à un salon professionnel ! 

Quels avantages offre un salon professionnel ?

Parmi les nombreux intérêts à exposer sur un salon, on retrouve :

• visibilité de l'entreprise : le fait d'être présent sur les supports de communication d'un salon professionnel élargit grandement le champ de visibilité d'une entreprise. En effet, ces supports seront distribués à de nombreux visiteurs, démultipliant ainsi les opportunités de contacts pour l'entreprise. Par ailleurs, qui dit stand, dit plaquettes commerciales et autres supports de communication propres à l'exposant (objets publicitaires, échantillons, etc.). Ces supports sont à ce propos indispensables, en quantité adéquate et optimisés pour l'occasion. La participation à une telle manifestation peut, en outre, crédibiliser une entité nouvelle sur le marché.
• présentation de nouveaux produits/services : un salon est une occasion en or de montrer à un panel de potentiels clients ou acteurs experts en la matière un nouveau savoir-faire ou une innovation (maquettes, prototypes, démonstrations, projection de films ou bien lors de présentations ou conférences en public  organisées par le salon).
• rencontre avec de nouveaux prospects : de nombreux visiteurs du salon sont de potentiels acheteurs. C'est une occasion unique de les approcher et les conquérir !
• fidélisation clients : parmi les visiteurs, certains sont déjà clients de l'exposant. Un salon peut alors être une chance de nouer des relations plus solides avec eux, de leur faire bénéficier d'offres/remises spécifiques liées au salon, etc. Bref, de les garder dans son carnet de clients et surtout leur donner envie d'y rester !
• tisser de nouvelles synergies : les événements professionnels sont une occasion unique d'échanger avec de nouveaux partenaires de différents horizons (fournisseurs, investisseurs, sponsors, etc.).
• humanisation des relations : voilà ici une belle occasion d'échanger avec ses clients/fournisseurs/partenaires commerciaux de manière plus humaines (autour d'un verre, lors d'une pause déjeuner, d'un dîner, un cocktail , etc.) et parfois même de mettre enfin un visage sur un contact !

Participer à un salon - les étapes clés

La participation à un salon s'articule véritablement  comme un projet. Il convient avant toute chose de choisir soigneusement les événements professionnels auxquels participer en fonction de ses objectifs et de sa stratégie. Puis vient le temps de la préparation : qui participera ? Quels seront les outils de communication utilisés ? Quels visuels ? Quel stand choisir ?... Bâtir un rétro planning sera opportun afin d'avoir une bonne visibilité sur les tâches à venir, leur organisation en termes de calendrier, durée, moyens, etc. 

Le jour j, chaque collaborateur présent doit connaître son rôle. Les  plaquettes commerciales et autres documents promotionnels doivent être prêts. Le stand avenant et bien placé.

Une fois les portes du salon fermées et le stand démonté, vient alors un travail de débriefing, feedback et suivi soigné afin de tirer les meilleurs bénéfices de cet événement.

Avant l'événement : préparer le salon

Un salon ne se prépare pas à la dernière minute. Généralement, c'est l'organisme qui crée le salon qui guide les exposants dans leur parcours. L’inscription à un événement professionnel en tant qu'exposant se fait généralement des mois à l'avance. Certaines manifestations sont draconiennes dans l'organisation et ne tolèrent aucun retard. Il est donc essentiel de bien se renseigner de s'y prendre à l'avance ! Plus l'inscription sera faite à l'avance, plus les chances d'obtenir un stand idéalement placé et de configuration adéquate seront fortes. Premiers inscrits, premiers servis (dans la mesure des budgets de chacun et des possibilités, bien évidemment !).

Auparavant, il est essentiel de bien fixer les objectifs liés à cet événement. Le choix du salon se fera en fonction de ces derniers : secteur d'activité, thématique, lieu, dates, ateliers/conférences/débats possibles, etc. Il faut ensuite déterminer les moyens qui seront alloués : budget, moyens humains, matériels, etc.). Dans l'idéal, la nomination d'une équipe projet "salon" regroupant des personnes de différents services (marketing, communication, vente, etc.) qui pilotera le projet dans sa globalité est un gage de succès. D'autant qu'en général, un salon se prévoit d'une année sur l'autre. 

Une fois tout cela validé, il est temps de passer à l'action ! 

Retro-planning

Voilà l'outil incontournable pour la préparation d'un salon ! En effet, la date, le lieu exact étant rarement modifiables (en tous les cas, du fait des exposants), il est essentiel de partir de là pour dérouler, rétroactivement, toute la planification du projet "participation à tel salon". En savoir plus : pourquoi utiliser un retroplanning ? 

Généralement, les étapes sont les suivantes :

• inscription de l'entreprise à l'événement
• réservation de l'emplacement : la localisation du stand sur le salon ainsi que sa taille sont principalement une question de budget.
• configuration du stand en fonction de l'emplacement : étape primordiale au succès, à travailler avec l'étape suivante !
• réservation mobilier et déco : le stand sera l'identité de l'entreprise pendant la durée du salon. Il est donc essentiel de soigner le design, les couleurs, l'ambiance de ce dernier.
• réservation des hôtels et éventuels transports pour l'équipe qui sera sur le stand
• vérification de la validité des cartes d'identité/passeports/visas nécessaires (attention aux délais administratifs)
• préparation des supports de communication (plaquettes, visuels, logo de l'entreprise, signalétique, objets publicitaires, maquettes, prototypes, cartes de visite, film d'entreprise, etc.)
• lancer la communication (réseaux sociaux, mailings, encarts publicitaires...) ainsi que les invitations 
• former et briefer l'équipe qui sera sur le stand

Check list

Dans les jours qui précèdent le salon jusqu'à la veille de l'événement, quelques vérifications s'imposent :

• emplacement et mobilier complet
• attribution des chambres d'hôtel et billets de voyage
• distribution des badges d'accès au salon et autres vignettes pour les véhicules
• vérification cartons plaquettes et autres supports de communication
• constitution carton "trousse à tout" : ciseaux, stylos, scotch, agrafes, colle, papiers, essuie tout, serviettes papier, vaisselle, produits nettoyage, etc.
• vérification des branchements sur le stand
• briefing dress-code : avec, toujours dans l'esprit que la team présente sur le salon représente l'image de l'entreprise !

Pendant la manifestation

Tenir un stand lors d'un salon professionnel ne s'arrête pas à rester derrière son comptoir en attendant qu'un visiteur daigne s'approcher ! Aussi voici quelques pistes pour un salon réussi :

• avoir son stand prêt dès l'ouverture des portes du salon
• aller vers les visiteurs et les accueillir chaleureusement (être avenant et souriant en évitant le style mielleux)
• offrir café et petites viennoiseries ou tout autres produits du terroir
• noter sur un document prévu à cet effet chaque contact établi (nom, coordonnées, entreprise, fonction, recommandation à suivre après le salon, etc.) de manière à garder son fichier clients à jour et l'étoffer.
• découvrir les stands des autres exposants (cela peut donner des idées pour une prochaine participation, mais permet également de faire une veille discrète sur un secteur défini)
• animer ou participer aux différentes activités du salon : conférences, débats, ateliers, etc.
• rester actif et dynamique jusqu'à la fermeture des portes du salon (rien de plus rédhibitoire pour un visiteur de voir un exposant plier son stand avant l'heure)

Après l'opération

Une fois l'événement passé, le travail ne s'arrête pas là. Les  contacts commerciaux, les demandes de documentation et autres doivent être traités rapidement. Pour ce faire, il est opportun de s'appuyer sur le document rempli par les différents membres de l'équipe salon. 

Un débriefing quant à la participation au salon est également essentiel afin de prendre en considération les éventuels couacs pour les rectifier et être encore meilleur la fois suivante !

Auteur - Raphaële GRANGER

Entrepreneure dans l'âme, passionnée de rapports humains et touche à tout, Raphaële a roulé sa bosse en Irlande, en Allemagne et aux USA avant de se poser en France.

Tantôt traductrice-interprète, responsable communication, chef d'entreprise dans le domaine de la décoration et passionnée par la performance des entreprises, elle partage ses connaissances et son expérience à travers ce site.