Recadrage d'un subordonné

Coups de fil personnels intempestifs au bureau, indiscrétions, mauvais comportement vis à vis d’un client, d’un collègue, voire d’un supérieur hiérarchique, langage ou tenue inappropriés, harcèlement… les griefs qu’un manager peut avoir envers ses collaborateurs peuvent être nombreux, plus ou moins subtils et de degrés d’importance différents.

Si certains ne mettent pas pour autant l’entreprise en péril, il est néanmoins essentiel pour tout bon manager d’exprimer son mécontentement vis-à-vis de ces couacs et de faire le point sans attendre. Faire comme si de rien n'était n'étant pas une solution à terme, il apparaît clairement qu'il faut agir et crever l'abcès dès le premier dérapage !

Pourquoi rappeler à l'ordre dès que possible ?

Repousser l’échéance pourrait avoir comme conséquence une escalade négative et aboutir à un conflit autrement plus délicat à gérer , les deux parties se trouvant frustrées (surtout du côté du manager… le managé n’étant pas forcément conscient de sa boulette…).

Comment s'y prendre ? Quand ? Quelle attitude adopter ? Faut-il réagir à chaud ou plutôt attendre que la tension retombe ? Quels mots utiliser ? Faut-il hausser le ton, monter dans les tours, blâmer, moraliser ou sanctionner ? Le cas échéant, quelles sanctions appliquer ?

Voici bien des questions auxquelles tout chef d'entreprise ayant des employés est appelé à répondre à un moment donné de sa carrière. Le tout étant d'adopter le comportement le plus opportun et le plus constructif possible. Pour ce faire, il est essentiel de connaître quelques astuces de management. En jeu : la crédibilité, la responsabilité, les compétences et l'autorité du manager. Autant être vigilant et prévenu !

Par nature, l’être humain est hostile au conflit. Certains ont ainsi pour habitude de remettre toute explication à plus tard. Nous avons tous tendance à penser que pour être apprécié, il nous faut être sympathique, compréhensif, pacifique…

Or dans le cadre de certains postes, apporter une critique constructive est synonyme de respect et de compétence. C’est le cas pour les postes à responsabilités, notamment ceux qui engendrent l’encadrement et la gestion de collaborateurs.

Certains dirigeants, surfant sur la vague du management à l’américaine, notamment, basent leur gestion des hommes en partie sur la croyance qu’un manager doit forcément critiquer ses collaborateurs – après tout, c’est lui le chef, l’autorité… le garant du savoir… c’est lui qui décide ! Certains suivent leur leader les yeux fermés, car ce dernier prône les bonnes idées, distille les bons ordres et promet un avenir qu’ils voient bien meilleur. Dans les faits, pour que cela fonctionne, il est toutefois primordial que le manager en question ait certaines compétences. En d’autres termes : qu’il soit un minimum bon… Mais ça, c’est une autre histoire !

D’autant qu’aux Etats-Unis, la mobilité des travailleurs est dans les mœurs depuis toujours. On quitte facilement le navire pour embarquer sur un autre plus attrayant et on n’hésite pas non plus à suggérer à un collaborateur que l’on n’estime pas à la hauteur ou à l’image du poste d’aller voir ailleurs… 

Pour le bon déroulement des choses, l’avancée de tous et de chacun, la conduite des projets, mais aussi pour la bonne ambiance régnant dans votre service, vous devez faire comprendre à votre subordonné qu’il doit changer quelque peu son comportement. Vous devrez également vous assurer qu’il a bien compris le message et faire en sorte que cela ne se reproduise plus par la suite.

Les étapes d'un recadrage constructif

Avant toute chose, il est essentiel de bien identifier et vérifier la source du dysfonctionnement, notamment lorsque celui-ci vous est rapporté par un tiers : est-ce un souci de mauvaise communication avec votre collaborateur, une minimisation des conséquences - voire un déni total de ces dernières, ou bien encore une difficulté à faire ce qui lui a été demandé ? Selon le cas, le recadrage ne sera pas tout à fait mené de manière identique.

Voici quelques astuces et conseils à garder en tête lorsqu'un rappel à l'ordre s’avère nécessaire :

• Ne pas réagir à chaud. Sauf si la situation l’impose. Auquel cas, il est nécessaire d’appliquer quelques règles de base : respirez, ne vous emportez pas, relatez les faits de manière objective et faites valider ce constat par la personne impliquée, imposez - mieux : impliquez - le fautif, quant à la réparation de l’incident, puis définissez une rencontre à froid pour faire le point plus sereinement.
• Préparer soigneusement le recadrage. Ce dernier prendra le plus souvent la forme d’un entretien entre vous et votre collaborateur que vous aurez pris soin de prévenir. Rien de pire que d’être mis au pied du mur !
• Lors de cette rencontre, ne pas oublier son savoir-être (sans en faire trop). Vous devrez accueillir votre collaborateur et rappeler les faits.
• Être clair sur ce que vous reprochez. Pesez vos mots – il est inutile de rabaisser votre subalterne et de l’enfoncer un peu plus – et énoncez très explicitement à votre collaborateur ce que vous attendez de sa part à l’avenir plutôt que ce qui vous a froissé. En deux mots : soyez constructif !
• Présenter les répercutions sur le travail de l'équipe, l'entreprise, etc. Cela permet de placer l'incident à sa juste place et lui donner sa vraie mesure.
• Pratiquer l’écoute active en laissant s’exprimer le fautif et en s’assurant que ce dernier est réceptif ! Si votre objectif est que les choses se passent désormais sereinement et comme vous le souhaitez, il est important que chacun puisse s’exprimer librement et entendre ce que l’autre a à dire. Cela facilitera la suite de la relation et participera à la mise en place d’un climat de confiance.
• S’assurer de la bonne assimilation de votre rappel à l’ordre. Vous devez être certain de la compréhension de votre salarié quant à la situation en lui faisant reformuler ce que vous venez de dire et en lui demandant, par exemple, d’exposer ce qu’il va envisage de mettre en œuvre pour atteindre les objectifs que vous venez de définir.
• Formaliser un contrat avec votre collaborateur. Contrat qui reprendra les ressources à mettre en œuvre afin que ce genre de dérapage ne se reproduise plus.
• Par la suite, encourager et contrôler que les choses se passent conformément à ce pacte.

Si rien ne change, pas d’hésitation : il faudra durcir le ton et peut-être faire appel au DRH afin qu’il réfléchisse aux mesures nécessaires, le cas échéant…

Fort heureusement, dans la plupart des cas, notamment lorsque le recadrage est bien mené, tout le monde en sort grandi ! 

Auteur - Raphaële GRANGER

Entrepreneure dans l'âme, passionnée de rapports humains et touche à tout, Raphaële a roulé sa bosse en Irlande, en Allemagne et aux USA avant de se poser en France.

Tantôt traductrice-interprète, responsable communication, chef d'entreprise dans le domaine de la décoration et passionnée par la performance des entreprises, elle partage ses connaissances et son expérience à travers ce site.