Comment conduire son équipe pendant une crise ?

Quelle que soit la nature de la crise, le manager doit gérer la situation. Il doit faire face à 2 enjeux majeurs : maintenir le bien-être des collaborateurs au travail, préserver la performance de l’entreprise. 

1. Communication et Cohésion

Transparence et optimisme

En situation de crise, votre équipe est d’autant plus à l’écoute de votre discours. Vous êtes l’homme de la situation, vos collaborateurs se reposent sur vous pour accomplir leurs missions et pour garder le cap. Le fond et la forme de votre discours sont primordiaux dans le cadre de votre communication.

• donnez des instructions claires et fixez des objectifs précis. Il faut d’autant plus cadrer le travail des équipes quand le contexte a tendance à bouleverser les schémas en place dans l’entreprise.
• soyez ferme et strict. Pour éviter les débordements, mais aussi pour rassurer les collaborateurs. Le manager qui fait preuve d’autorité est en effet rassurant, les collaborateurs savent qu’ils peuvent s’appuyer sur une personne solide.

Le manager doit doser son discours :

• La transparence permet de maintenir l’efficacité au travail. Les collaborateurs sont au fait de la situation, et en mesure de contribuer à y faire face.
• L’optimisme permet de maintenir le sens au travail. Dans des périodes éprouvantes, les équipes ont besoin de bienveillance pour garder le moral, et pour préserver leur engagement.

Disponibilité

D’un profil à l’autre, l’individu ne réagit pas de la même manière à une situation tendue. C’est pourquoi il est important de rester attentif à chaque collaborateur, de manière individualisée. Vous pouvez à cet effet organiser des entretiens individuels, de votre propre initiative et/ou sur demande des collaborateurs. En fonction du ressenti de chacun, vous pouvez alors adapter votre management.               

Illustration : le télétravail en confinement a été une épreuve pour certains salariés, eu égard à leur situation familiale et/ou à leur cadre de vie. Le manager, au courant de la situation, a pu privilégier ces salariés au moment de mettre en place le travail en présentiel. Certaines entreprises ont également suggéré aux salariés des entretiens avec des psychologues.

Etre à l’écoute en outre peut être une opportunité : dans ces moments, certains collaborateurs réagissent de manière surprenante. Des idées stratégiques peuvent émerger, il s’agit d’en tirer parti !

Esprit d’équipe

Le conflit naît facilement dans ces moments. Les équipes sont surmenées, le moral est éprouvé et des désaccords éclatent. En tant que manager, il s’avère essentiel de préserver l’esprit d’équipe et la cohésion :

• Pour rester efficace au travail, car c’est en faisant front tous ensemble que l’entreprise passe la difficile période.
• Pour permettre à tous de venir travailler dans une ambiance agréable, malgré la situation compliquée.

Comment fédérer ? Il s’agit pour le manager de réunir l’équipe autour des valeurs de l’entreprise, de rappeler à chacun les raisons pour lesquelles il travaille dans l’entreprise. Le manager en outre renforce les liens entre les collaborateurs, en créant des binômes de travail par exemple.

2. Adaptabilité et Innovation

Flexibilité

Le manager dessine sa stratégie locale et impulse sa mise en œuvre. Or en temps de crise, il est souvent nécessaire de revoir ses stratégies… Soit pour minimiser les pertes, soit pour tirer parti des opportunités nées de la situation. En tout état de cause, le manager s’adapte de manière ultra réactive. Il s’agit d’agir avec audace, sans pour autant mettre les intérêts de l’entreprise en péril. Pour se sécuriser, le manager peut avoir intérêt à collaborer d’autant plus étroitement avec son N + 1.

Par ailleurs, qui dit flexibilité, dit capacité d'adaptation, comme expliqué plus bas, il est important que les équipes possèdent des compétences diversifiées pour traiter de nouvelles problématiques avec efficacité et en toute autonomie.

Innovation

En période de crise, plus que jamais l'innovation et la créativité sont essentielles pour trouver des solutions nouvelles et efficaces aux problèmes rencontrés. Voici comment encourager ces qualités au sein de votre équipe :

• Culture d'innovation : créez un environnement où les idées nouvelles sont valorisées et encouragées. Organisez des séances de brainstorming et mettez en place des plateformes pour partager des idées.
• Liberté d'expérimentation : permettez aux employés de tester de nouvelles approches en toute autonomie sans craindre l'échec. L'échec doit être perçu comme une opportunité d'apprentissage.
• Diversité des perspectives : encouragez la collaboration de votre équipe avec d'autres départements pour confronter des expériences diverses avec en ligne de mire un objectif : produire des idées plus innovantes les unes que les autres.
• Reconnaissance et récompenses : reconnaissez et récompensez les solutions particulièrement innovantes. C'est un facteur de motivation pour entrainer vos collaborateurs à proposer de nouvelles idées.

3. Gestion des Ressources

Priorisation des tâches

Manager en temps de crise signifie qu'il est essentiel de concentrer les efforts sur les tâches les plus critiques pour garantir la survie et la stabilité de l’entreprise. Voici comment procéder :

1. Évaluation des tâches : identifiez toutes les tâches et projets en cours. 
2. Classement par priorité : hiérarchisez les tâches en fonction de leur impact potentiel sur les fonctions essentielles de l'entreprise. Utilisez des méthodes pratiques éprouvées comme la matrice d’Eisenhower (Urgent/Important).
3. Ressources : allouez les ressources disponibles (temps, personnel, budget) aux tâches que vous avez définies comme prioritaires. 
4. Communication : communiquez clairement les priorités à l’ensemble des collaborateurs pour garantir une compréhension commune et une action coordonnée.
5. Pilotage : suivez régulièrement l’avancement des tâches que vous avez identifiées comme prioritaires. Soyez prêt à réajuster la hiérarchie de cette liste en fonction de l'évolution des événements.

Gestion des Ressources

Dans ces moments difficiles, la gestion efficace des ressources est centrale pour assurer la continuité des opérations et optimiser la performance de l'entreprise. Voici des points clés à considérer :

• Évaluation des ressources disponibles : réalisez un inventaire précis des ressources humaines, matérielles et financières à votre disposition. Identifiez par ailleurs les compétences clés et les outils essentiels pour traverser la crise.
• Définition des priorités : comme vu ci-dessus, classez les projets et tâches par ordre de priorité en fonction de leur impact sur ce qui menace l'entreprise à court terme. Concentrez les moyens sur les points critiques.
• Réallocation flexible : soyez prêt à réaffecter rapidement les ressources en fonction des besoins changeants. Cela peut inclure la redéfinition des rôles, la redistribution des tâches ou le déplacement des fonds vers des projets plus urgents.
• Optimisation des coûts : réduisez les dépenses non essentielles et trouvez des moyens d'optimiser les coûts sans compromettre la qualité. Cela peut impliquer des négociations avec les fournisseurs, la recherche de solutions alternatives ou l'automatisation de certains processus.
• Utilisation des technologies : implémentez des outils modernes pour améliorer l'efficacité et la productivité. par exemple, les logiciels de gestion de projet, les plateformes de collaboration en ligne et les systèmes de suivi des ressources peuvent aider à maximiser l'utilisation des ressources disponibles. Les équipes devenant plus efficaces, plus performantes.
• Développement des compétences : investissez dans la formation (courte et pointue) pour développer les compétences nécessaires afin de gérer les effets directs et indirects de la crise. La montée en compétence de vos équipes sur des points ciblés peut permettre de faire face à certaines situations compliquées. A noter que d'une manière générale, avoir des employés dotés des vastes compétences est un atout pour faire face à des situations imprévues.
• Pilotage des ressources : mettez en place des mécanismes de suivi pour évaluer régulièrement l'utilisation des ressources. Soyez prêt à ajuster vos stratégies en fonction des résultats obtenus et des nouvelles informations.

4. Bien-être et soutien

Soutien psychologique

En tant que manager, vous devez répondre présent pour aider les membres de votre équipe à gérer le stress et l'incertitude en période de crise. Voici des leviers pour un soutien efficace :

1. Pratiquer l'écoute active : comme vu précédemment, soyez disponible et attentif aux préoccupations des membres de votre équipe. Ouvrez des espaces de parole où ils peuvent exprimer leurs sentiments sans crainte de jugement.

2. Faire preuve d'empathie : adoptez une posture de leader empathique. Montrez que vous vous souciez du bien-être de votre équipe. Cela passe par le premier point à savoir une écoute active.

3. Donner l'accès à des ressources spécialisées : facilitez l'accès à des services de soutien psychologique, comme des séances de sophrologie.

4. Former à la gestion du stress : proposez des ateliers et des formations pour les aider à gérer leur stress, comme la méditation, la respiration profonde.

5. Encourager la prise de pauses : insistez sur l'importance de prendre des pauses régulières pour éviter l'épuisement professionnel. Encouragez les employés à déconnecter complètement pendant leurs temps de repos.

6. Construire un environnement de travail positif : créez un environnement de travail favorable à un épanouissement professionnel. Célébrez les réussites, même petites, pour maintenir un moral élevé.

7. Offrir un soutien personnalisé : adoptez une approche flexible dans la gestion des horaires et des tâches, permettant aux employés de concilier vie professionnelle et vie personnelle. Fournissez un soutien adapté aux besoins individuels.

Auto-préservation

Comme tout salarié, le manager peut se trouver fragilisé par la crise, sensible au stress et démobilisé dans un contexte incertain. Et le manager est d’autant plus impacté que la situation augmente le niveau de ses responsabilités…

Quand cette période se prolonge, le manager peut avoir tendance à s’essouffler. C’est pourquoi dès les prémices, il est important de prendre les mesures nécessaires à se préserver sur la durée.

• Trouvez du temps pour déconnecter du travail.
• Identifiez un ou plusieurs collaborateurs solides sur lesquels vous reposer dès que nécessaire.
• Partagez votre expérience avec d’autres managers, pour échanger sur vos difficultés respectives et en tirer des enseignements.