Communication managériale - savoir transmettre un message

Communication managériale - Définition

D'une manière générale, la communication managériale correspond aux interactions entre le management de l'entreprise et l'organisation. Plus spécifiquement entre le manager et son équipe. Ce cadre est en charge de transmettre les informations et directives provenant des niveaux hiérarchiques supérieurs, appuyer la communication interne, distiller les messages liés à son propre management pour obtenir l’engagement de son équipe, etc. Elle repose sur des compétences spécifiques permettant pour un manager de transmettre un message avec efficacité.

Cet exercice peut se révéler délicat. C'est en partie pour cette raison que bon nombre de professionnels ne sont pas à l'aise avec cette tâche. Ce manque de confiance vient aussi du fait que la communication managériale requiert un minimum de formation. Un minimum pas toujours assuré.

Quels sont les enjeux de la communication managériale ?

La communication est la base de toute relation, quelle qu'elle soit. L'Humain ne peut pas ne pas communiquer. Interagir avec autrui fait partie de son fonctionnement primaire.

En entreprise, il est crucial pour le manager de maîtriser cet exercice. Non seulement pour être compris de son entourage professionnel, mais également pour mener à bien sa mission.

Une communication efficace permet de mobiliser les équipes, d’assurer une bonne circulation de l’information et de renforcer la cohésion entre les différents niveaux hiérarchiques.

Quoi communiquer ? Quand ? A qui ? Ces questions trouveront une réponse dans la cohérence des actions engagées. Par exemple, si les collaborateurs ont des plans d'action reliés à la stratégie générale, le manager intermédiaire en charge de gérer ces personnes se doit de les tenir informés des résultats globaux de la stratégie et de toute information périphérique si tant est qu'elle ne soit pas confidentielle.

D'une manière globale, une bonne communication managériale aura ainsi pour but de maintenir et fluidifier le lien entre les différentes strates de l'entreprise (top management, managers intermédiaires, managers de proximité , collaborateurs...).

Comment le manager communique-t-il ?

La communication managériale repose sur trois axes principaux, chacun jouant un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’organisation. Il s'agit d'un socle fondamental.
Voici les trois axes :

1. La communication descendante : du manager vers ses collaborateurs

   C'est celle à laquelle on pense naturellement en évoquant la communication managériale. Elle consiste à transmettre des informations, des consignes et des orientations stratégiques aux équipes.

   Elle joue un rôle clé dans la diffusion de la vision de l’entreprise et dans l’organisation du travail.

   Buts :,

   • Relayer, partager la culture, les valeurs, la stratégie de l'entreprise,
   • Informer efficacement ses collaborateurs, échanger, dialoguer avec eux,
   • Donner des instructions claires sur les missions à accomplir.
   • Mener les transformations au succès en donnant du sens aux missions et tâches confiées,
   • Définir clairement et précisément les tâches pour une meilleure efficacité, notamment via la définition d'objectifs SMART
   • Collecter et émettre des feedbacks lors des suivis des collaborateurs.
   • Instaurer un climat de confiance et une bonne cohésion d'équipe en communiquant en toute transparence
   • Motiver efficacement, inspirer, impliquer, encourager, féliciter...
   • Ramener l'humain au cœur de l'entreprise

   Bonnes pratiques :

   • Utiliser un langage clair et adapté à l’audience.
   • Varier les canaux de communication (réunions, emails, outils collaboratifs).
   • Encourager l’interaction pour éviter une communication trop unilatérale.
   • Donner du sens aux décisions prises en expliquant le "pourquoi" des actions.

2. La communication ascendante : du manager vers sa hiérarchie

   Il s'agit pour le manager de transmettre des informations clés vers les niveaux hiérarchiques supérieurs. Cette remontée du terrain est précieuse pour permettre aux décideurs d'ajuster leurs choix stratégiques en fonction des réalités opérationnelles.

   Buts :

   • Faire remonter les besoins et difficultés rencontrées par les équipes.
   • Proposer des améliorations et des solutions concrètes.
   • Assurer un suivi des résultats et de la mise en œuvre des directives.
   • Obtenir du soutien et des ressources pour mener à bien les projets.

   Bonnes pratiques :

   • Structurer les informations de manière synthétique et factuelle. Ils n'ont pas le temps de consulter les détails.
   • Proposer des recommandations plutôt que de se limiter aux constats. Être force de proposition. Les décideurs veulent l'information opérationnelle pour agir.
   • S’appuyer sur des données et des retours terrain pour crédibiliser ses propos. Du concret, du concret !

3. La communication transversale : entre le manager et les autres services

   La communication managériale ne se limite pas aux échanges verticaux. Le manager se doit de faciliter la collaboration entre lui, son service et les différents autres départements et managers de l’organisation. Elle favorise le partage d’informations et l’alignement des actions.

   Buts :

   • Participer à l'esprit de l'entreprise et renforcer l'appartenance à une seule et même organisation,
   • Œuvrer pour l'intelligence collective, la coopération et l'innovation,
   • Éviter les silos en développant une vision globale des projets.
   • Renforcer la coopération et la synergie entre les équipes.

   Bonnes pratiques :

   • Mettre en place des outils collaboratifs pour centraliser les échanges.
   • Organiser (provoquer) des réunions interservices régulières.
   • Favoriser un climat de confiance pour fluidifier la communication.
   • Être à l’écoute des enjeux et contraintes des autres services pour mieux coopérer.

Quelles sont les compétences requises ?

Le manager doit être capable de mobiliser un certain nombre d'aptitudes et qualité pour communiquer efficacement avec son équipe.

• Écoute active - Pour être écouté et entendu, il faut avant tout savoir écouter l'autre attentivement et de façon non directive afin que ce dernier s'exprime en toute liberté, sans crainte de jugement hâtif et sans pression. Écouter activement, c'est savoir décoder le langage non verbal et adapter sa communication, entendre au-delà des mots exprimés. Une compétence essentielle lorsque l'on est amené à guider l'Humain.
• Capacité à communiquer avec autrui - Être à l'aise avec autrui ou en public, oser prendre la parole, savoir dire non, connaitre les différents types de personnalités et savoir les identifier pour adapter sa communication, trouver les mots adéquats et le bon moment pour exprimer ce que l'on a à transmettre... Autant d'éléments que le manager doit parfaitement maîtriser dans le cadre de sa mission.
• Intelligence émotionnelle et empathie - Reconnaître, contrôler et utiliser ses émotions à bon escient pour une communication et des relations plus fluides. Avoir pleinement conscience de ce que l'autre peut ressentir permet au manager de s'adapter en toute situation. L'empathie, quant à elle, permet d'instaurer un réel climat de confiance et d'authenticité indispensable à un management humain.
• Charisme et assertivité - Oser prendre sa place et affirmer ses choix est indispensable dès lors que l'on occupe une posture de cadre. Pour inspirer, motiver, être entendu et respecté, le manager doit dégager charisme et leadership.

Quels supports ?

La communication peut être écrite ou orale, s'adresser à un ou plusieurs destinataires, être plus ou moins formelle, de nature organisationnelle (définition des tâches/objectifs, évaluations, etc.) ou interpersonnelle (échanges sans référence aux différents postes/niveaux hiérarchiques : discussions entre collègues, etc.).

Le manager veillera ainsi à adapter son support en fonction des objectifs du message, des circonstances dans lesquelles celui-ci est transmis, des personnalités/fonctions de son/ses interlocuteur(s).

• Mails : pour transmettre des informations/documents nécessaires à la bonne réalisation des tâches (convocation à un brief, partage de l'ordre du jour d'une réunion quelconque, chiffres et données, etc.).
• Courriers : réservés principalement à des fins très cadrées légalement (réorganisation, mutation, augmentation, ruptures conventionnelles, licenciement, rappel à l'ordre et autres sanctions...).
• Téléphone : pour obtenir des informations plus rapidement que par mail, transmettre une donnée importante et urgente...
• RSE, intranet, réseaux sociaux : pour échanger des documents, informations, supports de formation, etc. Attention toutefois à bien cadrer leur utilisation afin d'éviter dérapages, addiction, sur-utilisation...
• Réunions collectives : briefings matinaux, séances pour réfléchir, avancer, faire le point sur les projets à venir ou en cours, séminaires, etc.
• Réunions individuelles : entretiens annuels, feedbacks individuels, etc.
• Feedbacks constructifs : pour motiver et encourager, rectifier le tir le cas échéant, mais aussi pour recevoir un feedback de la part des collaborateurs.
• Sessions de teambuilding : pour faire émerger les vraies personnalités de chacun, doper le sentiment d'appartenance à l'équipe, renforcer la cohésion, favoriser la coopération et l'intelligence collective.
• Rencontres informelles : pour souder le groupe, apprendre à mieux connaitre ses collaborateurs et collègues...

Quel rythme ?

Il est délicat de définir un rythme particulier pour une communication managériale optimale. Selon l'activité, la taille de l'organisation/l'entreprise, la dispersion géographique des collaborateurs, le rythme des échanges peut grandement différer.

Il est toutefois important de communiquer régulièrement. Le manager peut définir des réunions collectives et individuelles régulières et cadrées - dont les dates et l'objet seront communiqués aux collaborateurs impliqués, mais également être capable de positionner sur l'agenda de la journée ou de la semaine une entrevue si le besoin s'en fait sentir ou en cas d'urgence, d'imprévu.

Le rythme des différents points peut ainsi s'articuler comme suit :

• Quotidien - Manager et collaborateurs se réunissent.

  Objectif : lancer la journée et faire un rapide point sur les tâches, missions et projets en cours.

  Par exemple, chaque membre de l'équipe est invité à dire ce qu'il a fait la veille, les objectifs qu'il a atteints, les projets sur lesquels il va travailler au cours de la journée, les difficultés éventuelles qu'il rencontre.

  Ces entrevues (ou briefs) relativement informelles se tiennent généralement debout, toujours à la même heure. Chaque collaborateur a environ 1 minute pour dire ce qu'il a à dire. Ce peut également être l'occasion pour le manager de motiver ses troupes via une anecdote, une pensée positive... Pour davantage d'efficacité, tous les membres de l'équipe doivent être présents et participer - physiquement ou virtuellement par le biais d'un call/visio conference, un mail présentant leur travail s'ils ne peuvent pas faire autrement.

• Hebdomadaire - Manager et collaborateurs se retrouvent.

  Objectif : faire un point plus précis sur les avancées (définir au préalable les indicateurs qui seront utilisés), fixer les échéances et objectifs de la semaine à venir.

  L'idée est d'impliquer les collaborateurs dans certaines décisions stratégiques afin de donner du sens aux missions. Dans l'idéal, ces rendez-vous hebdomadaires relativement formels se feront assis autour d'une table et dureront 1h-2h maximum. Ils réunissent tous les membres de l'équipe.

• Mensuel - Manager et collaborateurs impliqués se retrouvent.

  Objectif : faire un point plus formel sur les avancées du mois et définir les objectifs du mois à venir, mettre à jour les indicateurs, modifier les plannings et échéances projet, le cas échéant. Il peut également être question de faire le point sur les éventuelles formations/coaching en cours.

  Ces rendez-vous se feront de préférence le matin afin d'en maximiser l'efficacité et dureront 1 à 2h. Il n'est pas obligatoire de convoquer tous les membres de l'équipe. Le manager fera selon le mode de fonctionnement de l'équipe et les pratiques de l'entreprise.

• Annuel - Manager et collaborateurs individuellement se rencontrent ou bien toute l'équipe/l'entreprise se réunit.

  Objectif : entretiens annuels d'évaluation pour le manager et chacun de ses collaborateurs, séminaire d'entreprise, session teambuilding, événements spécifiques...

  Les séminaires, sessions de cohésion d'équipe et autres événements annuels se font in situ ou à l'extérieur et regroupent tous les membres de l'équipe, tous les salariés, etc. selon le contexte.

  Les évaluations annuelles ont un cadre bien précis et se déroulent selon des règles spécifiques.