Gérer un collaborateur en retard

Si les retards au travail ou en réunion sont courants, il est toutefois de la responsabilité du manager d'agir afin que cette mauvaise habitude ne s'amplifie et finisse par saper l'efficacité de toute une équipe.

Collaborateur en retard, quand réagir ?

Clés perdues, embouteillages, problème dans les transports en commun, intempéries, entretien téléphonique qui s'éternise, urgence à traiter... Nous avons tous été en retard un jour au bureau ou à une réunion quelconque, malgré toute notre bonne volonté.

Face à un collaborateur en retard une ou deux fois, il est important pour le manager de faire preuve de compréhension et d'un minimum d'humanité dans ces moments-là.

Toutefois, si arriver en retard devient une habitude, il est temps pour lui d'agir. Car un retardataire peut avoir certains impacts néfastes sur une équipe, voire sur toute une entreprise :

• désorganisation,
• baisse de l'efficacité et la productivité,
• dégradation de l'ambiance de travail,
• tensions, conflits au sein de l'équipe, du service,
• etc.

Comment réagir ?

Lorsque les retards deviennent réguliers, voire quotidiens, le manager se doit d'intervenir avant que la situation ne lui échappe totalement et que les choses s'enveniment.

1. Avoir une politique claire quant aux retards 

   La première étape consiste à avoir un discours et un règlement clairs et établis quant aux retards. Si rien n'est stipulé nulle part, les collaborateurs peuvent prendre la liberté - parfois un malin plaisir - d'arriver quand bon leur semble. Ou tout au moins ne pas se soucier outre mesure de la ponctualité en général.

   Éviter les retards intempestifs passe avant tout par montrer l'exemple. Le manager qui souhaite voir ses collaborateurs à l'heure au travail ou en réunion mettra un point d'honneur à être lui-même ponctuel.

   Par ailleurs, l'entreprise doit avoir sur le sujet une communication claire :

   • afficher les horaires de travail généraux,
   • stipuler précisément dans le contrat de travail des collaborateurs les jours, horaires de début et de fin de journée,
   • indiquer les sanctions en cas de non-respect - injustifié - de ces horaires,
   • spécifier la marche à suivre en cas de retard,
   • expliciter le contrôle des horaires de travail par l'entreprise, le cas échéant.

2. Faire savoir à votre collaborateur que vous avez remarqué ses retards

   Il est important pour le manager de faire savoir à ses collaborateurs qu'il n'est pas dupe et qu'il remarque leurs retards. Sans quoi, ces derniers pourraient penser que leurs retards passent inaperçus ou sont acceptés.

   Pour ce faire, il n'est pas nécessaire de faire remarquer son retard à un collaborateur dès qu'il franchit la porte. Il est préférable d'être plus constructif.

   Par exemple, saluer tous ses collaborateurs le matin est une habitude permettant au manager de faire le tour de ses troupes - et ainsi prendre connaissance des éventuelles absences ou retards - et aux collaborateurs d'être parfaitement conscients que leur manager a connaissance de leurs absences/retards.

   Une autre astuce est de passer près du bureau du collaborateur en retard lorsque ce dernier arrive. Il fera ainsi inconsciemment le constat que son manager a remarqué son retard et sera plus attentif par la suite.

   En réunion, le simple fait d'interrompre son intervention le temps que le retardataire s'installe suffit pour indiquer à ce dernier que son comportement n'est pas convenable.

   Généralement, le simple fait de faire savoir à un collaborateur - clairement ou de manière plus subtile - que l'on a remarqué un retard conduit ce dernier à faire plus attention à l'avenir.

3. Lister et analyser les retards

   Tous les retards n'ont ni les mêmes causes, ni les mêmes natures, ni les mêmes conséquences. Un collaborateur qui arrive systématiquement 5 ou 10 minutes en retard le matin, mais quitte son bureau avec tout autant de retard - voire nettement plus - n'est pas une affaire d'État du moment qu'il n'est pas dans un poste nécessitant une ponctualité irréprochable (service clients, réception, magasin, etc.).

   Un collaborateur occupant un poste "solitaire" peut se permettre d'arriver en retard de temps en temps s'il effectue son travail correctement et quitte régulièrement le bureau plus tardivement que prévu. Cela n'a aucun impact sur le travail d'autrui. A contrario, un collaborateur retardataire à une réunion ou bien ayant des missions en étroite collaboration avec divers collègues ne peut se permettre d'être régulièrement en retard. Le travail collectif s'en verrait fortement perturbé.

   Il est ainsi essentiel de prendre le recul nécessaire et analyser objectivement lesdits retards afin d'agir adéquatement. Ce n'est pas tant le retard en lui-même qui est à considérer, mais davantage les répercutions de ce dernier sur le travail collectif, l'équipe, l'ambiance, etc.

   Une fois décidé que le retard est réellement un problème, il est de bon usage pour le manager de tenir un registre des différents retards remarqués. Ce dernier constituera un élément concret et non contestable en cas de convocation du collaborateur retardataire. Par ailleurs, en cas de retards répétés et néfastes à l'entreprise, ce registre viendra appuyer la décision de sanctions.

4. Organiser une entrevue avec le retardataire récidiviste

   L'étape suivante pour le manager, une fois les retards de son collaborateur consignés par écrit, est de convoquer en face à face le retardataire afin d'avoir une explication avec lui et recadrer son comportement. L'entrevue se fait, bien entendu, loin des regards et oreilles des autres collaborateurs.

   Selon les retards constatés et leurs conséquences, l'entrevue peut revêtir un caractère plus ou moins formel. L'objectif étant de ne point juger la personne, mais son comportement et d'agir soit de manière constructive en vue de lui  faire adopter un comportement plus adéquat  soit d'appliquer les sanctions prévues par le règlement, le cas échéant.

   Il est préférable, dans la mesure du possible et toujours selon la gravité des répercussions, de chercher à comprendre le pourquoi du/des retard.s. Il se peut que le collaborateur traverse momentanément des moments difficiles dans sa vie personnelle qui induisent ces retards. Dans ce cas, l'idée est de l'aider à mettre en place des actions permettant de solutionner ces retards. Selon le contexte et les causes, ces actions peuvent être multiples (révision des horaires de travail, mise en place de jours de télétravail, aménagement de l'emploi du temps du collaborateur, etc.).

5. Mettre en place un plan d'action

   L'étape ultime consiste soit à :

   • planifier conjointement avec le retardataire les actions adéquates en vue de corriger ce comportement et éviter qu'il ne se reproduise par la suite. Suivre et féliciter les efforts, revoir les actions mises en place ou sanctionner si les retards persistent.
   • appliquer les sanctions appropriées : avertissement, etc.