Management : construire un consensus

Qu'est-ce qu'un consensus ?

Il s'agit du processus qui consiste à obtenir l'acceptation majoritaire d'un groupe de personnes réunies pour réfléchir sur un sujet spécifique. En entreprise, il s'agit pour le manager de réunir ses collaborateurs quant à une prise de décision, l'élaboration d'une stratégie, l'implémentation d'un projet, etc. - divisant le groupe au départ - et sur laquelle, après discussion, le groupe s'accorde. 

Construire un consensus implique ainsi d'écouter chaque point de vue, aussi divergent des autres soit-il, l'évaluer, le soumettre à critique - constructive - et décider ensemble d'une issue acceptable par chacune des parties en présence. La conclusion émanant du processus de consensus n'est ainsi pas parfaite aux yeux de chacun, mais acceptable et acceptée par chacun. L'acceptation porte sur le fait que cette solution/décision/idée fera avancer le groupe, même si tous les membres de cette même équipe ne sont pas en total accord sur tous les aspects.

Il ressort ainsi qu' un consensus n'est pas :

• une décision hiérarchique autoritaire ou imposée
• une solution/idée/décision parfaite
• une solution/idée/décision faisant l'unanimité parmi les participants
• un vote à la majorité ou de préférence
• une solution satisfaisant les critères prioritaires de certains participants prépondérants

Pourquoi le consensus est-il intéressant ?

Au sein d'une équipe, la collaboration ne peut se faire efficacement sans consensus. Pour le manager, cela permet, entre autres de : 

• encourager la tolérance, la réflexion collective et la créativité : faire émerger des idées/solutions novatrices des différences de points de vue - intelligence collective.
• faciliter la collaboration et l'échange : faire le tour de toutes les possibilités pour convenir d'une solution ralliant un maximum d'engagement parmi les participants.
• impliquer davantage : les collaborateurs, appelés à donner leur avis lors des réunions et intégrés dans les prises de décision, se sentent entendus et sont plus enclins à s'approprier les différents projets et les défendre. Ils donnent du sens à leur travail.

Comment construire un consensus ?

Une telle démarche permet de faire le tour des différents avis, possibilités/solutions diverses et encourage les participants à écouter et réfléchir sur les points de vue divergents des leurs. À condition d'être implémentée de manière structurée et constructive.

1. Formuler précisément l'objectif 

   La première étape consiste à définir et énoncer clairement et précisément l'objectif de la réunion :

   • rappeler les raisons de la rencontre, replacer brièvement le contexte,
   • formuler les attentes liées à la réunion,
   • partager les informations pertinentes,
   • poser les questions clés.

2. Explorer les différentes pistes et points de vue

   Vient ensuite le temps de l'exploration des solutions/idées... Chacun doit pouvoir s'exprimer librement et être entendu de tous. L'idée est ici de recueillir toutes les problématiques, les avis ainsi que les propositions/idées/solutions quant au sujet :

   • écouter les différents points de vue, enjeux de chacun,
   • brainstormer autour de la question centrale,
   • lister les propositions,
   • noter les points d'accord et de désaccord pour chaque proposition,
   • dresser une shortlist des propositions remportant le plus l'adhésion.

3. Sonder les solutions émergeant

   Il s'agit ensuite de synthétiser et débattre autour des propositions les plus acceptables et réunissant le plus de critères répondant aux attentes de chacun. Ainsi, pour chaque proposition de la shortlist :

   • noter les points d'adhésion et de divergence,
   • dessiner une proposition composée des points d'adhésion et de pistes pour solutionner les points de discorde
   • impliquer le groupe dans la recherche d'une proposition répondant aux items clés et résolvant le maximum de problématiques
   • combiner les propositions divergentes pour en faire ressortir une solution

4. Clarifier la proposition ralliant le plus d'adhésion

   L'étape suivante consiste à dessiner plus précisément la proposition qui semble sortir du lot et la perfectionner au maximum :

   • énoncer la solution remportant le plus l'adhésion du groupe
   • s'assurer que tout le monde a bien énoncé ses problématiques liées
   • chercher à en peaufiner tous les aspects, notamment les points de divergence restants - essayer de les solutionner en répondant aux besoins des parties prenantes
   • laisser un délai de réflexion à chacun si la décision est stratégique ou complexe

5. Soumettre la décision au groupe

   Une fois les réflexions et débats terminés, il est temps de soumettre la proposition au groupe afin d'entériner la décision et avancer :

   • formuler la solution retenue et la soumettre à approbation
   • s'assurer que tout le monde a bien compris et que tous les points de divergence ont bien été débattus et travaillés
   • recueillir les désaccords qui peuvent être de 3 ordres :
     • réserves : le participant n'est pas convaincu par la proposition, mais s'en contentera et s'impliquera dans sa mise en oeuvre
     • retrait : le participant ne cautionne pas la décision pour des raisons qui peuvent être diverses - faute de temps, désaccord total avec la proposition, etc. - mais ne veut pas empêcher le groupe d'avancer. Il laisse la décision se prendre, mais ne s'impliquera pas dans sa mise en oeuvre.
     • blocage : le participant n'adhère pas du tout à la proposition, ne souhaite pas la voir implémenter et demande la recherche d'une nouvelle proposition. Le groupe devra soit accepter le blocage et trouver une nouvelle proposition ou bien solutionner les points qui bloquent le consensus.

   Le consensus sera considéré comme trouvé lorsqu'il n'y aura que peu de réserves et/ou de retraits et aucun blocage. La proposition pourra être implémentée.

6. Définir un plan d'action 

   La dernière étape est de mettre en oeuvre la proposition issue du consensus : qui va faire quoi, comment, quand : construire le plan d'action correspondant à la décision.

Les qualités managériales nécessaires à la construction d'un consensus

Pour le manager, il s'agit de posséder certaines compétences personnelles, un minimum de savoir-faire et, comme toujours, une bonne dose de bon sens pour espérer obtenir le meilleur consensus possible auprès de son équipe :

• Communication fluide : formuler précisément les objectifs, reformuler les propositions, écouter au-delà des mots, synthétiser, etc.
• Leadership : savoir influencer de manière constructive, prioriser, hiérarchiser, négocier...
• Animation de réunion : articuler/faciliter les échanges, distribuer les prises de parole, veiller à ce que chacun s'exprime librement, maîtriser les temps de parole, garder les discussions sur les bons rails sans perdre de vu l'objectif fixé, etc.
• Médiation : faire en sorte que les débats soient constructifs, temporiser, écouter les divergences d'opinions sans juger les personnes, amener chacun à entendre et considérer les avis contraires...