Management : comment composer une équipe efficace ?

Recruter les personnes adéquates dans le but de former une équipe nécessite une dose de bon sens, un sens aigu de l'observation active et un travail de tous les jours. Car une fois le groupe formé, la tâche ne s'arrête pas là. Il faut l'animer, le solidifier, le transcender.

Qu'est-ce qu'une équipe ?

Une équipe en entreprise est un groupe de personnes travaillant ensemble dans la même direction. L'équipe ainsi définie n'existe qu'au travers de ses missions, ses projets, ses objectifs collectifs.

Chacun des membres du groupe partage le même objectif que ses collègues. Chacun s'identifie comme faisant partie de cette même entité. Tous sont dans la même embarcation et agissent dans l'intérêt du groupe, sous l'impulsion du manager.

Une vision commune

Ce qui définit une équipe est avant tout une vision commune. Un objectif collectif pour lequel chacun met ses compétences, ses talents au service du groupe.

Pour que l'équipe soit performante, une cohésion de groupe solide est indispensable. Le manager peut ainsi régulièrement renforcer ce sentiment d'appartenance à une même entité via des moments de teambuilding , des challenges, par exemple.

Ce sentiment d'appartenance, cette entraide, ce soutien dans les moments plus difficiles sont des éléments qui participent à donner du sens au travail.

Rôles et responsabilités clairement définis

Chaque membre de l'équipe a été recruté pour ses compétences et qualités spécifiques. Des éléments utiles et nécessaires à l'accomplissement des missions définies.

Le manager partage sa vision, fixe les objectifs et définit les rôles et missions de chacun. Ces éléments sont intégrés, acceptés, respectés par tous les membres de l’équipe. Il orchestre les talents de manière optimale pour le groupe et épanouissante pour chacun de ses membres.

Chacun connaît exactement les tâches qu'il doit accomplir et quelles sont ses responsabilités. Il connaît précisément sa mission, ses objectifs individuels, son rôle au sein de l'équipe et de l'entreprise. Il connaît également les rôles et responsabilités des autres membres de l'équipe. Il a une vision claire des objectifs collectifs à atteindre.

Communication fluide

La communication est la base de toute relation. Au sein d'une équipe, communiquer doit se faire dans les deux sens : du manager vers ses collaborateurs et des collaborateurs vers leur manager.

Le manager partage sa vision, fixe des objectifs, définit une trajectoire, donne du sens, des feedbacks réguliers et motive ses collaborateurs. Pour ce faire, il doit être capable de communiquer efficacement. 

Par ailleurs, les différents membres de l'équipe doivent pouvoir s'exprimer pleinement et librement. Ils doivent pouvoir exposer leurs idées, leurs avis, sentiments, solutions aux éventuels problèmes sans crainte d'être jugés. Ils peuvent également donner leurs impressions quant au mode de management de leur supérieur. 

Une communication fluide à double sens est un gage d'efficacité et de performance. 

 

Constituer la bonne équipe

Plus que les aptitudes et réussites individuelles, c'est la capacité à travailler ensemble qui détermine la performance d'une équipe.

L'équipe la plus performante n'est pas nécessairement composée de personnes toutes les plus performantes dans leurs domaines respectifs. Mais davantage d'individus ayant des compétences diverses et variées sachant avant tout travailler ensemble. Mettre leurs compétences en commun, les articuler, interconnecter, partager leurs points de vue et mettre leurs expériences au service du collectif de manière à atteindre un objectif commun.

Ecoute et respect sont des éléments indispensables au bon fonctionnement d'une équipe.

Taille de l'équipe

Le nombre de collaborateurs dépend des missions à mener, des projets, du secteur d'activité, etc. On estime que la taille optimale pour une équipe efficace se situe entre 6 et 10 personnes. Suffisamment de personnes pour réunir toutes les compétences et savoirs nécessaires à l'accomplissement des objectifs, faciliter les échanges et la coopération, favoriser la cohésion et la créativité.

Les grandes équipes présentent, quant à elles, certains inconvénients :

• complexité d'organiser des discussions, réflexions de groupe,
• communication moins fluide, 
• confusion/méconnaissance entre les divers rôles (qui fait quoi, etc.),
• difficulté à aborder les problèmes dans le détail,
• peine à obtenir un consensus,
• davantage de risques de tensions et/ou conflits entre les différents membres de l'équipe,
• difficulté à obtenir une réelle cohésion, un lien solide et pérenne entre les différents collaborateurs,
• etc.

Idéalement l'équipe sera composée d'un nombre impair de personnes. Dans l'optique, entre autres, de faciliter les prises de décision - notamment lorsqu'il s'agit de trouver un consensus ou de voter une décision.

Compétences

L'idée n'est pas de réunir un maximum de personnes ultra compétentes. Ni de recruter profil après profil sans prendre le temps d'analyser les personnalités et possibles affinités de travail des uns avec les autres.

Ce n'est pas le nombre de membres composant le groupe ni la somme de leurs compétences qui fait la force et l'efficacité d'une équipe.

Une équipe performante réunit des compétences diversifiées, complémentaires - la polyvalence raisonnable est un réel avantage,  en adéquation avec les besoins de l'entreprise, capables de travailler ensemble .

Le manager, pour composer son équipe, veillera à tout d'abord définir ses objectifs, la raison d'être de cette future équipe.

Personnalités

Le manager veillera à faire travailler ensemble au quotidien des individus partageant le même mode de fonctionnement quant au travail.

Par exemple, certains ont besoin de tout planifier longtemps à l'avance et gèrent relativement mal l'urgence et les imprévus alors que d'autres, au contraire, ne travaillent efficacement que sous une certaine pression. Il paraît évident que ces 2 types de personnalité, s'ils sont complémentaires et utiles à l'équipe dans des situations différentes, auraient du mal à s'accorder sur des tâches "routinières quotidiennes". Le besoin de planifier de l'un pourrait rapidement agacer son collègue plus enclin à l'action.

Des personnalités différentes, mais capables de travailler ensemble efficacement et sereinement, sont toutefois un véritable atout pour une équipe.

En effet, des avis différents, lorsqu'ils sont exposés de manière constructive, permettent de se remettre continuellement en question - et ainsi participer à une amélioration personnelle et collective continue. Cela booste, en outre, la créativité et permet de trouver des solutions aux problèmes les plus complexes.

Type de penseur

Il a été démontré que davantage que la compilation et la gestion adéquate des compétences au sein d'une équipe, c'était avant tout la façon de penser et réfléchir ensemble de ses membres qui en déterminait sa performance.

A ce propos, Mark Bonchek et Elisa Steele ont défini 8 styles de pensée caractérisant les individus au travail. Un outil qui permet de booster l'efficacité de chacun au sein d'un groupe, favoriser la coopération et l'implication de tous, développer la performance collective. 

L'idée est de combiner les personnalités de manière pertinente au sein d'une même équipe :

• introversion ou extraversion,
• goût ou réticence envers la prise de risque
• esprit d'analyse et rationalité ou intuition
• etc.

En analysant les différentes personnalités en amont, le manager sera plus à même d'attribuer les rôles et responsabilités au sein de son équipe. Les collaborateurs, en connaissant le mode de pensée de leurs collègues, seront plus dynamiques, engagés et créatifs.

Bonchek et Steele ont déterminé 2 dimensions dans le mode de pensée naturelle des individus :

• L'objectif ( focus ) . Dans un contexte donné, l'individu se concentre-t-il davantage sur :
  • les idées (recherche de solutions à un problème, innovations...). Ces collaborateurs aiment réfléchir et sont généralement créatifs.
  • les process (procédures, réglementations, etc.). Ces personnalités sont d'excellents planificateurs et se fient et se réfèrent aux lois, cahiers des charges, etc.
  • l'action (ce qui est fait et la manière dont c'est fait). Ces collaborateurs sont attentifs aux actions accomplies, en cours et à venir.
  • les relations interpersonnelles. Ces individus privilégient le contact avec leurs interlocuteurs et sont attentifs à la nature de leurs connexions.
• La tendance ( orientation ) . Dans un contexte précis, l'individu est-il davantage enclin :
  • aux détails,
  • à l'ensemble.

La combinaison de ces 2 éléments donne 8 styles de pensées, chacun ayant des spécificités intéressantes à connaître pour composer son équipe au mieux.

Management de l'équipe

Une équipe, pour fonctionner efficacement et être performante, a besoin d'un leader clairement identifié. C'est ce dernier qui sera, in fine, responsable de la réussite ou non des objectifs.  Ainsi, incombent au manager les missions suivantes :  

• Définir clairement et précisément l'équipe et son fonctionnement : qui sont les membres de l'équipe, qui fait quoi, quels sont les rôles, périmètres d'action et responsabilités de chacun, qui décide, qui dirige, quelles sont les règles de fonctionnement, etc. Tous ces éléments sont connus, acceptés et respectés par chacun des membres de l'équipe.
• Communiquer de façon transparente et fluide : partager une vision commune, fixer des objectifs SMART, donner et recueillir des feedbacks réguliers, donner du sens aux missions, etc.
• Faire participer les membres aux prises de décision : selon les contextes et situations, les décisions seront prises collectivement, de manière consultative ou encore uniquement par le manager.
• Adapter son style de management aux personnalités managées et aux situations rencontrées.
• Construire et renforcer les liens : instaurer un climat de confiance réciproque, favoriser les échanges, les partages de connaissances et d'expérience, l'autonomie, la coopération, etc. Organiser des événements réguliers afin de maintenir l'esprit d'équipe et la cohésion.