Comment déléguer efficacement ?

 

L'un des premiers écueils auxquels se heurte un manager fraîchement promu est la délégation, souvent perçue comme une perte de contrôle. Or déléguer est l'une des compétences clés nécessaires à un management performant et fédérateur. 

Quels sont les apports de la délégation ? 

Se délester de certaines tâches n'est pas un exercice aisé. C'est même tout un art ! Une délégation efficace et réussie requiert quelques efforts et un certain temps afin de bien en comprendre les mécanismes et surtout les avantages que cela induira pour vous-même , mais également pour toute votre équipe  : 

•   Motiver vos collaborateurs  - En déléguant, non seulement vous pourrez vous concentrer sur les missions essentielles de votre poste et les plus bénéfiques à votre entreprise, mais vous permettrez également à vos collaborateurs de s'impliquer davantage, prendre des initiatives, donner plus de sens à leurs propres missions et ainsi décupler leur motivation.
•   Maîtriser votre temps  - Sur le papier, votre temps est bien réparti. Vous organisez vos journées de façon à être efficace et avoir une vision des projets en planifiant à court et long terme. Ça, c'est la théorie ! Car, en pratique, vous pouvez rapidement vous retrouver rattrapé par les tracasseries quotidiennes et les problèmes - plus ou moins envahissants - qui surgissent sans prévenir.
•   Vous focaliser sur vos priorités  - L'objectif est donc de faire en sorte de perdre le moins de temps possible sur ces derniers et allouer un maximum d'efforts et de concentration sur l'essentiel. Après tout, c'est bien pour ça que vous êtes là ! Confier ces tâches non stratégiques à une personne de confiance et compétente pour ce type de mission vous permettra de vous concentrer sur votre mission première, à savoir : faire marcher votre équipe dans le bon sens et au bon rythme afin de contribuer à l'essor global de votre entreprise et lui permettre de continuer à se développer. 
•   Responsabiliser les membres de votre équipe - En déléguant, vous insufflez un sens des responsabilités à vos collaborateurs, entraînant une valorisation de leurs compétences, une motivation accrue et une notion de sens dans l'effort fourni. La roue vertueuse est en mouvement !

Quand devez-vous confier une tâche à un collaborateur ? 

Maintenant que vous êtes convaincus des bienfaits de l'attribution de certaines tâches à vos collaborateurs, reste à définir quand le faire.

Concrètement, pour définir si telle ou telle mission peut être confiée à l'un des membres de votre équipe, vous pouvez vous appuyer sur quelques questions :

•   si j'affecte telle personne à ce travail, cela me libérera-t-il du temps pour me concentrer sur des missions ayant un impact plus essentiel sur le développement de mon service, mon entreprise ?
•   l'un des membres de mon équipe semble-t-il à l'aise dans le domaine que je souhaite déléguer ? Pourrait-il apporter un angle de vision novateur ?
•   en confiant telle tâche à tel collaborateur, cela lui permet-il d'approfondir ses compétences, de les enrichir ? Cela induira-t-il un nouvel élan pour l'équipe dans son entièreté ?
•   en acceptant de sous-traiter cette partie de mon travail, cela donnera-t-il davantage de sens à notre mission en tant qu'entité ?
•   si je délègue cette tâche, cela permettra-t-il à mon équipe de s'impliquer davantage et de trouver une motivation supplémentaire ?
•   cette transmission facilitera-t-elle la prise d'initiative chez mes collaborateurs ?

Si la réponse à l'une de ces questions est "oui", déléguez !

Afin de vous sentir à l'aise et de vous exercer à la maîtrise de la délégation de tâches, vous pouvez commencer par  confier de petits travaux routiniers ou de missions pour lesquelles vous avez noté un réel et enthousiaste intérêt de la part d'un membre de votre équipe. Ce peut être la  conception d'une présentation , la mise en pages d'un dossier réparti en plusieurs fichiers, le tri d'emails voire la réponse à certains d'entre eux, l'achat de matériel...

Comment déléguer ? 

Généralement, c'est là que les choses se compliquent. Car en matière de délégation, la communication tient une place primordiale ! Attention, communiquer ne veut pas dire assister de A à Z en détaillant comment vous, vous feriez la tâche que vous souhaitez confier. Il n'est pas question non plus de partir du principe que votre collaborateur lit dans vos pensées et connait le contexte dans le moindre détail !

 

Pour conclure,  déléguer est essentiel !   Vous - ni personne - ne sait tout faire ni déformer le temps. En tant que manager, l'une de vos missions est  d'organiser votre équipe  (dont vous faites pleinement partie) de manière optimale. Vous ne devez être ni un dictateur, ni une nounou, mais bien un modèle, un mentor, un leader et devez conduire votre équipe vers le meilleur . Que ce soit dans l'intérêt de l'entreprise, mais également dans l'intérêt de chacun.

Alors... Souriez, vous managez !