Comment faire un brief avec votre équipe ?

Qu'est-ce que le briefing d'équipe ?

Il s'agit d'un mode de communication directe avec l'ensemble de vos collaborateurs s'apparentant à une mini réunion. Il est caractérisé par un côté informel où l'échange est la priorité . Chacun peut s'exprimer sur le ou les sujets que vous lancez, poser des questions...

Concernant les modalités, les participants se tiennent aussi bien être assis que debout. Vous avez peut-être entendu parler de la technique de la réunion debout. Eh bien, elle se pratique généralement pour des briefings d'équipe !

Pourquoi utiliser cet outil ?

Globalement, vous utilisez cet instrument de management soit d'une manière récurrente et organisée - ex. tous les lundis pour faire le point sur la semaine à venir et celle écoulée - soit d'une manière ponctuelle lorsqu’un besoin d'information se manifeste (message de la direction à faire passer, événement imprévu, etc).

Dans le cas des rencontres planifiées, les membres de l'équipe ont généralement la possibilité de demander l'ajout de thèmes  à l'agenda.

Intérêt des réunions de briefing

Voyons maintenant les principaux bénéfices : 

• transmettre un message en recueillant immédiatement le feedback de l'équipe,
• anticiper les dysfonctionnements ou trouver de solutions rapides,
• impliquer les personnes dans la réussite collective et développer leur sentiment d'appartenance,
• faire infuser la culture d'entreprise en partageant une vision, des missions,
• recueillir des idées et suggestions de la part de vos collaborateurs,
• anticiper les rumeurs en prenant les devants grâce à une communication claire et sans ambiguïté,
• permettre à chacun de connaitre le rôle des autres dans l'équipe,
• faciliter la coordination de l'équipe ,
• faire un point efficace sur l'avancée des tâches de chacun et l'atteinte des objectifs collectifs,
• remobiliser les troupes ,

mais aussi renforcer votre image de leader !

Le brief est en effet un puissant outil de management pour vous rapprocher de vos collaborateurs . Il est même indispensable dans votre activité de manager.

Comment mener un brief d'équipe

Fréquence

Si votre brief est planifié, il peut se tenir chaque semaine . A noter que certains managers en organisent un par jour. A mesurer selon les enjeux, l'équipe, le contexte, etc. Le caractère rapide et pragmatique de cette rencontre plaide en faveur d'une utilisation fréquente.

En cas de communication exceptionnelle, rien ne vous empêche de provoquer une mini réunion entre 2 briefs prévus. 

Durée

Un brief est par définition court. Comptez au maximum 30mn.

Attention de ne pas le transformer en réunion "classique" avec des débats qui s'éternisent.

Lieu

Il est très courant de tenir cet échange au sein même de l'espace de travail de vos collaborateurs. Cette pratique présente des avantages et des inconvénients. L'un des avantages est de renforcer le côté rapide, informel sans faire "réunion" . En revanche, le risque est de ne pas capter totalement l'attention de chacun car ces derniers, en étant proches de leurs postes de travail, pourraient ne pas décrocher totalement. A voir donc selon la configuration des lieux.

Dans certains cas, un espace retiré, à proximité des postes de travail fait très bien l'affaire.

Dans le cas où les collaborateurs restent en place, insistez sur le fait d'arrêter leurs activités , d'activer les renvois d'appel, etc. Bref, tout mettre en oeuvre pour ne pas être dérangés.

Tenir les réunions debout présente bien des avantages : éviter de s'éterniser sur des détails, permettre de couper de son activité en adoptant une position autre que celle assise devant son ordinateur.

Nombre de participants 

Pour faciliter l'échange, ne dépassez pas une dizaine de participants. Si vous managez une grande équipe, tenez alors plusieurs briefs (par service, par projet, etc.) suivant le regroupement le plus pertinent en fonction des sujets abordés et des enjeux.

Préparation

Point rapide ne signifie pas pour autant absence de préparation. Anticipez les questions, rassemblez les données importantes, etc. pour rendre le briefing le plus efficace possible et renforcer votre image de manager professionnel.

Bonnes pratiques pour réussir vos briefs 

• Annoncez en préalable les thèmes traités, les objectifs ainsi que ce que vous attendez de chacun . L'efficacité rapide étant recherchée, vous devez capter immédiatement l'attention de l'auditoire. Utilisez une annonce ou formule-choc telle que : "Vous avez réalisé un travail extraordinaire", "Une opportunité immense nous tend les bras", ...
• Listez rapidement à l'oral, sur tableau blanc ou paper board (voir le dossier méthode sur l'utilisation du paper board ), les sujets que vous souhaitez aborder
• Précisez la durée maximale
• Invitez vos collaborateurs à s'exprimer pour recueillir leur feedback , ne monopolisez pas la parole. Soyez tout de même vigilant de ne pas ouvrir un débat interminable pendant le brief, contraire à sa finalité. Recueillez l'information et planifiez une réunion dédiée pour traiter la question.
• Démontrez une véritable volonté d'écoute et non de faux semblant . Vous ne tromperez pas longtemps les membres de votre équipe en faisant croire que vous êtes attentifs à leurs dires. Concrètement si aucune suggestion ou remontée de problème n'est prise en compte, les prochains briefs seront stériles. Au contraire, faites le point sur les avancées après la prise en compte des remarques.