Comment faire un briefing avec votre équipe ?

Quand l'utiliser ?

Le brief d'équipe est particulièrement utile dans plusieurs situations telles que :

• Gestion des ressources humaines et des collaborateurs :
  • Annonce de promotions, nominations ou départs
  • Accueil de nouveaux membres ou visiteurs
  • Mise en avant des réussites individuelles et collectives
  • Changement de postes ou de fonctions
• Coordination et suivi des actions en cours :
  • Lancement et avancement de projets
  • Organisation d'événements spécifiques
  • Suivi des échéances et des délais à venir
• Changement organisationnel :
  • Communication sur les nouvelles stratégies ou réorganisations
  • Explication des nouvelles directives et procédures
  • Accompagnement du changement
• Conformité et sécurité :
  • Questions de santé et de sécurité au travail
  • Travaux en cours ou aménagements impactant l'activité
  • Normes et standards de travail
• Suivi des performances et des résultats :
  • Présentation des chiffres, performances et indicateurs clés
  • Évolution du marché, résultats commerciaux, financiers
  • Bilan des projets achevés
  • Analyse de la qualité et des axes d'amélioration
• Mise à jour des politiques internes :
  • Rappels et ajustements des politiques RH
  • Recrutement et fidélisation des talents
  • Nouvelles politiques de santé et de sécurité

Le brief d'équipe peut être mis en oeuvre :

• Soit d'une manière ponctuelle - Lorsqu’un besoin d'information se manifeste (message de la direction à faire passer, événement imprévu, etc.).
• Soit d'une manière récurrente et organisée - ex. tous les lundis pour faire le point hebdomadaire sur la semaine à venir et celle écoulée - Dans le cas des rencontres planifiées, les membres de l'équipe ont généralement la possibilité de demander l'ajout de thèmes à l'agenda.

Intérêt des réunions de briefing

Voyons maintenant les principaux bénéfices :

• transmettre un message en recueillant immédiatement le feedback de l'équipe,
• anticiper les dysfonctionnements ou trouver de solutions rapides,
• impliquer les personnes dans la réussite collective et développer leur sentiment d'appartenance,
• faire infuser la culture d'entreprise en partageant une vision, des missions,
• recueillir des idées et suggestions de la part de vos collaborateurs,
• anticiper les rumeurs en prenant les devants grâce à une communication claire et sans ambiguïté,
• permettre à chacun de connaitre le rôle des autres dans l'équipe,
• faciliter la coordination de l'équipe,
• faire un point efficace sur l'avancée des tâches de chacun et l'atteinte des objectifs collectifs,
• remobiliser les troupes,

mais aussi renforcer votre image de leader !

Le brief est en effet un puissant outil de management pour vous rapprocher de vos collaborateurs. Il est même indispensable dans votre activité de manager.

Comment faire un briefing d'équipe efficace ?

Un brief bien mené repose sur une préparation rigoureuse et une exécution claire. Voici les éléments essentiels à prendre en compte pour briefer son équipe.

1. La préparation

   Définir l'ordre du jour

   Un brief d'équipe doit avoir un but précis et compréhensible par tous. Il peut s'agir d'informer sur une nouvelle directive, de coordonner une action, de motiver l'équipe avant un projet important ou dans le cas de briefs récurrents de faire le point sur les projets en cours. Sans objectif clair, le message risque d'être mal interprété ou les échanges, infructueux. Listez dans l'ordre du jour les sujets qui seront abordés.

   Fréquence, durée et moment idéal

   • Fréquence : adaptez le rythme des briefs en fonction des besoins de votre équipe et de la nature des missions. Si votre brief est planifié,
   • il peut se tenir chaque semaine.
   • Le caractère rapide et pragmatique de cette rencontre plaide en faveur d'une utilisation fréquente. En cas de communication exceptionnelle, rien ne vous empêche de provoquer une mini réunion entre 2 briefs prévus.
   • Durée : un bon brief est court et impactant. Il doit durer au maximum 30 minutes, sauf exception. Attention de ne pas le transformer en réunion "classique" avec des débats qui s'éternisent.
   • Moment idéal : choisissez un horaire propice à la concentration et à la disponibilité de l'équipe (matin avant démarrage, juste après la pause, etc.).

   Lieu et nombre de participants

   • Lieu : privilégiez un endroit calme et adapté au format du brief (en salle, en open space, en visio si besoin).

     Il est très courant de tenir cet échange au sein même de l'espace de travail de vos collaborateurs. Cette pratique présente des avantages et des inconvénients. L'un des avantages est de renforcer le côté rapide, informel sans faire "réunion" . En revanche, le risque est de ne pas capter totalement l'attention de chacun, car ces derniers, en étant proches de leurs postes de travail, pourraient ne pas décrocher totalement. A voir donc selon la configuration des lieux.

     Dans certains cas, un espace retiré, à proximité des postes de travail, fait très bien l'affaire.

     Dans le cas où les collaborateurs restent en place, insistez sur le fait d'arrêter leurs activités , d'activer les renvois d'appel, etc. Bref, tout mettre en oeuvre pour ne pas être dérangés.

     Tenir les réunions deboutprésente bien des avantages : éviter de s'éterniser sur des détails, permettre de couper de son activité en adoptant une position autre que celle assise devant son ordinateur.
   • Nombre de participants : Pour faciliter l'échange, ne dépassez pas une dizaine de participants. Si vous managez une grande équipe, tenez alors plusieurs briefs (par service, par projet, etc.) suivant le regroupement le plus pertinent en fonction des sujets abordés et des enjeux.

   Préparer le contenu à l'avance

   Point rapide ne signifie pas pour autant absence de préparation. Anticipez les questions, rassemblez les documents utiles et données importantes, etc. pour rendre le briefing le plus efficace possible et renforcer votre image de manager professionnel. Structurez votre intervention en ordonnant les points clés à aborder. Un brief improvisé peut vite devenir confus ou hors sujet. Prévoyez également les éléments de support (chiffres, planning, documents) qui pourront appuyer votre message ou répondre de manière détaillée à des questions.

2. Pendant le brief

   Soigner le lancement

   Annoncez en préalable les thèmes traités, les objectifs ainsi que ce que vous attendez de chacun. L'efficacité rapide étant recherchée, vous devez capter immédiatement l'attention de l'auditoire. Utilisez une annonce ou formule-choc telle que : "Vous avez réalisé un travail extraordinaire", "Une opportunité immense nous tend les bras".

   Lister rapidement à l'oral, sur tableau blanc (voir le dossier méthode sur l'utilisation du "paper board"), les sujets que vous souhaitez aborder.

   Préciser la durée maximale pour limiter les risques de débordement.

   Encourager l'interaction

   Un brief ne doit pas être un monologue. Laissez de la place aux questions et aux échanges. Cela permet d'assurer la compréhension du message et de favoriser l'engagement de l'équipe.

   Invitez vos collaborateurs à s'exprimer pour recueillir leur feedback, ne monopolisez pas la parole. Soyez tout de même vigilant de ne pas ouvrir un débat interminable pendant le brief, contraire à sa finalité. Recueillez l'information et planifiez une réunion dédiée pour traiter la question.

   Adopter une posture dynamique et engageante

   Soyez clair, concis et engageant. Adaptez votre ton en fonction du message et utilisez des supports visuels si nécessaire. Un brief motivant booste la cohésion et l'implication.

   Démontrez une véritable volonté d'écoute et non de faux semblant. Vous ne tromperez pas longtemps les membres de votre équipe en faisant croire que vous êtes attentifs à leurs dires. Concrètement, si aucune suggestion ou remontée de problème n'est prise en compte, les prochains briefs seront stériles. Au contraire, faites le point sur les avancées après la prise en compte des remarques.

   Prendre des notes

   Notez tous les éléments importants à prendre en compte : les décisions, positions de chacun, commentaires, actions à mener, les points ouverts.

   Conclure avec des actions concrètes

   Récapitulez les points essentiels et, le cas échéant, assurez-vous que chacun sait ce qu’il doit faire. Demandez aux participants de reformuler les points clés si besoin pour valider la bonne transmission de l'information.

   Rédiger et diffuser un compte rendu du briefing

   La synthèse écrite des briefings est importante. Elle permet de documenter les points clés, les décisions prises, les étapes suivantes et les actions. C'est une référence formelle pour les participants et les absents.

   Précisez dans le rapport les sujets de l'ordre du jour qui ont été traités et si nécessaire, ceux qui ne l'ont pas été.

   Un compte-rendu bien structuré évite la perte d’informations, assure une meilleure compréhension et réduit le risque de malentendus. Il facilite aussi le suivi des actions et engagements pris lors du brief. Autre intérêt, il participe à responsabiliser l’équipe. Enfin, il permet de capitaliser sur les connaissances acquises et donc de contribuer à l’amélioration des processus internes.

   Diffuser ensuite le compte rendu aux parties prenantes

   Celles qui ont participé à la réunion et celles qui doivent être informées même si elles n'étaient pas présentes lors du briefing.

3. Après le brief

   Un brief efficace ne s'arrête pas à sa conclusion. Assurez-vous que les actions annoncées soient bien mises en œuvre. Réalisez un suivi régulier, sollicitez des retours et ajustez si nécessaire pour améliorer les prochaines sessions.

   Informez votre équipe des avancées qu'elle est motrice du sujet ou pas.

   N'oubliez pas également de célébrer les réalisations. Cette reconnaissance est un point important pour maintenir l'engagement de votre équipe.