Pourquoi et comment déléguer ?

Pourquoi déléguer ?

Les bénéfices pour le manager sont là : une meilleure gestion du temps pour pouvoir se consacrer aux tâches relevant de son coeur de métier. Le domaine où vous apportez le plus de valeur !  Bref il faut savoir se délester de certains travaux sans intérêts. 

Un autre intérêt est d'impliquer ses collaborateurs par un geste de confiance. Déléguer se transforme alors en véritable acte de management.

Pourquoi est-ce difficile de déléguer ?

On pense qu'il est plus facile de réaliser les choses par soi-même, ce qui n'est pas toujours la solution la plus optimum en tenant compte de sa charge de travail. Mais il est vrai que confier quelque chose que nous pouvons réaliser par nous-mêmes nécessite que nous accordions une grande confiance aux membres de son équipe. En final c'est un excellent exercice pour apprendre à bien connaître le domaine d'expertise, les forces et les faiblesses de chaque collaborateur, savoir gérer ses propres tâches et améliorer son management.

Déléguer c'est aussi pour certains une crainte de perte de pouvoir et de contrôle. Pour autant, un manager performant se doit de dépasser ce sentiment pour cultiver la confiance qu'il accorde à son équipe.

Déléguer : les 10 erreurs à ne pas commettre

1. Ne rien déléguer
2. Choisir les mauvaises tâches à déléguer
3. Se tromper de collaborateur
4. Ne pas expliquer ses attentes
5. Ne pas fixer d'objectifs
6. Ne pas donner d'échéance
7. Ne pas mettre assez de ressources à disposition
8. Ne pas laisser suffisamment d'autonomie
9. Ne pas suivre l'avancement des tâches confiées
10. Ne pas donner de feed-back sur les performances

1 - Ne rien déléguer

De nombreux managers préfèrent gérer toutes les tâches par eux-mêmes. Ils pensent qu'ils sont les seuls à pouvoir le faire de manière efficace. Cette croyance engendre une conséquence négative. Elle empêche qu'ils puissent se concentrer sur les tâches les plus importantes et optimiser ainsi le temps disponible. C'est une précieuse ressource gaspillée !

Si vous n'avez jamais délégué, il n’est certes pas facile de se lancer. Mais en respectant des principes de base et en pratiquant, vous apprécierez toutes les vertus de cet acte managérial : optimiser votre temps et impliquer vos collaborateurs.

Voir : comment déléguer avec efficacité ?

2 - Choisir les mauvaises tâches à déléguer

Ne pas perdre de vue que l'objectif est ici avant tout de vous faire gagner du temps en déléguant auprès de vos équipes les tâches présentant peu de valeur ajoutée pour vous. Au préalable, analysez bien les activités en termes d'importance et d'urgence ( voir comment utiliser la matrice d'Eisenhower ). Sélectionnez en priorité des tâches non importantes, mais urgentes pour libérer votre planning d'activités souvent chronophages, mais qui sont à faire.

3 - Se tromper de collaborateur

La délégation ne doit est possible que pour ce qui  relève des savoirs et savoir-faire de vos collaborateurs. Si vous déléguez des tâches qui ne sont pas des compétences de votre équipe, non seulement le travail ne sera pas bien fait, mais en plus, cela peut entraîner des frustrations et un sentiment d'incompétence. C'est pourquoi il est important de bien évaluer le contenu et la portée des tâches et les profils à associer avant d'envisager la délégation.

4 - Ne pas expliquer ses attentes

Confier des tâches sans expliquer ce que vous attendez est improductif. Vos collaborateurs doivent savoir clairement ce qu'ils doivent réaliser ou produire. De même, informez-les du niveau d'exigence et de qualité requis de manière à ce qu'ils apportent le juste soin nécessaire à la réalisation des tâches attribuées.

5 - Ne pas fixer d'objectifs

Exprimez vos attentes ne suffit pas, pour un pilotage efficace vous devez donner un ou plusieurs objectifs à la personne qui s'occupera de réaliser la mission en question. Fixez votre objectif suivant la méthode SMART (voir comment fixer un objectif SMART ? ). C'est une méthode que toute entreprise devrait utiliser.

6 - Ne pas donner d'échéance

Pour vous assurer que les tâches soient effectuées à temps, fixez une date limite. Pour une mission complexe ou longue, posez des jalons avec des dates d'échéances (voir ce qu'est un jalon ). Ainsi il est plus facile pour le collaborateur d'organiser sa propre charge pour achever la tâche dans les délais impartis. C'est aussi un moyen de le motiver encore plus. A consulter également :  comment motiver ses collaborateurs ?

Attention le délai doit être réaliste et tenable, sans quoi, la pression et le stress seront contre-productif.

7 - Ne pas mettre assez de ressources à disposition

Si vous demandez à un membre de votre équipe d'effectuer une mission qui requiert des moyens particuliers (équipement, ordinateur, budget...) sans lui fournir les ressources nécessaires, ne soyez pas surpris s'il n'atteint pas les résultats voulus. Pour éviter cela, évaluez avec lui les ressources dont il a besoin pour réaliser ce que vous lui demandez en temps et en heure. 

8 - Ne pas laisser suffisamment d'autonomie

C'est un des points clés de la délégation en management : laissez le maximum d'autonomie à vos collaborateurs pour réaliser le travail que vous leur avez confié. Ils seront d'autant plus motivés en prenant l'entière responsabilité de ce qu'ils font en se sentant libres de s'organiser et de mobiliser les moyens qu'ils jugent nécessaires. Le piège pour vous est de tomber dans le "micro management" en étant constamment sur le dos de ceux à qui vous avez délégué une tâche. Non seulement c'est contre-productif pour vous, une perte de temps et d'énergie, mais en plus vous allez créer un climat de méfiance et de tension démotivant pour vos employés (voir les facteurs de démotivation).

9 - Ne pas suivre l'avancement des tâches confiées

Laisser de l'autonomie ne signifie pas pour autant attendre que la tâche soit réalisée sans points intermédiaires. Il est important, notamment dans le cadre de missions longues, de planifier plusieurs points de rencontre sur l'avancement du travail. Ces rendez-vous sont indispensables pour montrer que vous êtes là pour donner des conseils (ou le cas échéant des moyens supplémentaires) en cas de difficultés et pour vous assurer que l'ouvrage progresse dans la bonne direction.

10 - Ne pas donner de feed-back sur les performances

Une fois le travail achevé, il est important de donner un feedback sur la réalisation de l'ouvrage confié. Le retour d'information doit être clair et précis. Ne vous contentez pas de dire que la tâche a été accomplie avec succès ou bien que vous n'êtes pas satisfait du résultat. Expliquez pourquoi vous le pensez, et précisez si certains aspects peuvent être améliorés. Là encore, la mission du management au sein de l'entreprise est de faire progresser son équipe.

A lire : comment donner un feedback ?

Visuel de synthèse :