Plan d’accompagnement d'un collaborateur : les 4 étapes

Voici 4 étapes essentielles :

1. Posez les bases d'un échange constructif

   C'est la première étape de tout plan. Elle ne traite pas directement les causes, mais crée les conditions pour un accompagnement réussi. 

   Elle consiste à instaurer un climat de confiance pour favoriser la communication avec l'intéressé. Pour cela, il est important d'engager un dialogue franc et ouvert. Soyez à l'écoute des difficultés qu'il peut rencontrer et de ses préoccupations. C'est en vous appuyant sur un tel échange, constructif, que vous pourrez accompagner efficacement chaque membre de votre équipe.

   Etablir une relation de confiance

   Investissez dans une relation de confiance afin qu'il se sente à l'aise pour s'exprimer librement et venir vous voir en cas de problème. Faites preuve d'ouverture lorsque vous discutez ensemble. 

   Montrer que vous êtes disponibles pour l'aider à atteindre ses objectifs

   Vous devez être présent pour vos collaborateurs, et ce, même si vous êtes débordé. Ne pas hésiter à lui demander comment vous pouvez l'aider dans l'atteinte de ses objectifs. 

   Prenez soin de répondre à ses questions pour ne pas le laisser dans l'expectative. Il est important de prendre le temps nécessaire pour discuter des difficultés rencontrées afin d'en comprendre les causes et d'y remédier. Encore une fois, écoutez attentivement  les points importants qu'il souhaite partager avec vous. Si nécessaire, soyez prêt à prendre des mesures immédiates.

   Si vous avez besoin de plus de temps pour réfléchir au sujet, dites-lui que vous leur donnerez une réponse dans quelques jours.

2. Réalisez un diagnostic en commun 

   Dans les situations difficiles, il est important de travailler en étroite collaboration avec votre collaborateur. Le diagnostic doit donc être réalisé ensemble pour identifier les raisons des difficultés. C'est une étape centrale du plan d'accompagnement afin de trouver des solutions efficaces pour sortir de ce mauvais pas.

   Laisser l'initiative au collaborateur

   Une fois la difficulté exprimée, demandez-lui d'abord de vous présenter la situation (identification des causes, pas seulement les symptômes), puis la solution potentielle et de vous expliquer pourquoi sa proposition pourrait fonctionner. Si vous êtes d'accord, validez-la sans délai. Il est important de  responsabiliser ses collaborateurs.

   Si ce n'est pas le cas, après avoir écouté ses arguments, expliquez-lui pourquoi cette solution ne convient pas. Invitez-le à explorer d'autres options et le cas échéant, de revenir vers vous dans quelques jours avec une nouvelle proposition. Les collaborateurs qui sentent que leur initiative est appuyée sont plus motivés et productifs.

   Si aucune solution pertinente n'émerge proposez, la vôtre

   Si le collaborateur ne propose pas de piste valable, reprenez les rênes, faites une proposition de solution. Assurez-vous que le collaborateur en question la comprenne et qu'il la valide.

   Les solutions possibles

   • Allouer des moyens complémentaires. Il peut s'agir d'une hausse de budget, de ressources humaines, de ressources extérieures...
   • Réduire les tâches quotidiennes  pour donner plus de temps à celles liées à l'objectif visé : réévaluer la charge de travail du collaborateur avec ce dernier, redéfinir les priorités, le décharger d'une partie de ses tâches afin qu'il puisse se consacrer aux prioritaires .
   • Désigner un mentor ou un coach pour guider et conseiller le collaborateur. Le mentor apporte sa propre expérience et sa vision pour aborder les questions sous un autre angle. Il peut également intervenir à titre de facilitateur pour stimuler la créativité et l'innovation dans les démarches de résolution des problèmes.
   • Utiliser les ressources au sein de l'équipe , profiter des compétences disponibles.
   • Avoir recours à une expertise technique extérieure (consultant), à même d'apporter une solution clés en main à une situation bien définie.
   • Mener une formation "flash" pour que le collaborateur acquière rapidement une compétence faisant défaut. Le timing étant serré (temps pour planifier une formation, la suivre et la mettre en œuvre) pour un résultat à très court terme, cette solution demeure compliquée à mettre en place..

   Si l'objectif est inatteignable

   Revoir l'objectif si par exemple un événement imprévu a rendu son atteinte impossible. Cela peut être de définir un nouvel horizon temporel pour donner plus de temps à sa réalisation ou encore abaisser votre exigence avec une valeur cible plus modeste. Un objectif qui devient irréaliste et/ou non pertinent doit être revu. Il ne faut pas oublier que c'est un outil de management et que l'objectif n'existe pas pour lui-même, mais pour entraîner son équipe vers la performance.

   Si la cause est une baisse, voire, une perte de motivation chez votre collaborateur

   C'est alors à vous d'intervenir directement pour redonner du sens à son action  et lui apporter des réponses aux questions qu'il se pose. Il convient alors de reprendre les fondamentaux du management pour accompagner et impliquer la personne. Cela passe par la reconnaissance des efforts de votre collaborateur et des encouragements pour lui faire sentir que plus que jamais, vous êtes à ses côtés. C'est aussi la tenue de réunion régulière pour faire le point (voir étape 4).

   L’important est de fournir les moyens nécessaires pour permettre à vos collaborateurs de monter en compétences et d’avancer vers leurs objectifs dans les meilleures conditions.

3. Mettez en place les actions et mobilisez les moyens

   Une fois le diagnostic posé, il est temps de passer à l'action. Un plan d'accompagnement de collaborateur doit inclure des mesures concrètes pour l'aider à progresser. Pour cela, organiser avec l'intéressé la mise en oeuvre de la solution retenue. Elle peut être simple et ne nécessiter que quelques actions. Mais pour les plus complexes, construire un plan précis, mais qui reste opérationnel  pour garder le cap et ne pas se perdre dans les détails. 

   Pour rappel, il s'agit sur les quelques mois qui restent avant la fin de l'année de donner les moyens à ses collaborateurs d'atteindre leur objectif. Le plus important est de leur faire sentir que vous êtes derrière eux.

4. Surveillez la progression

   Enfin, un plan d'accompagnement des collaborateurs ne serait pas complet sans un suivi rigoureux. Lorsqu'un plan d'action est mis en place, ces réunions sont l'occasion de réaliser des bilans d'étape. Vous pouvez alors vérifier si les actions mises en place sont efficaces ou non. Il s'agit d'un véritable pilotage. Voici comment faire :

   Points de suivi réguliers : programmez des réunions (hebdomadaires, mensuelles) pour faire le point sur l’avancée des actions mises en place. Ces rencontres permettent d’identifier rapidement les blocages et d’apporter des ajustements. Elles offrent aussi la possibilité de voir si les actions d'accompagnement ont un effet sur les indicateurs d'atteinte des objectifs. Dans le cadre d'un suivi d'accompagnement, les fréquences de rencontres sont plus resserrées de manière à conserver un fil tendu avec son collaborateur.

   Feedback continu : en dehors des points de suivi, assurez-vous d'un feedback continu de la part de votre collaborateur. Ce retour régulier l'aidera à ajuster son comportement ou ses méthodes de travail en temps réel.

   Ajustement du plan d'action et/ou Réévaluation des objectifs : si les résultats ne sont pas au rendez-vous, travaillez avec le collaborateur pour ajuster le plan d'accompagnement. Si le contexte change ou des imprévus surviennent, n’hésitez pas à réévaluer les objectifs. La flexibilité est essentielle pour sortir d'une impasse.

   Reconnaissance des progrès : valorisez les progrès, même modestes. C'est un acte managérial important. Encouragements, félicitations lors de réunions d'équipe, récompenses plus formelles... choisissez la forme la plus adaptée à la personne et au contexte. La reconnaissance est un puissant facteur de motivation.