Kaizen : comprendre les principes et les appliquer

Quelle est sa philosophie ?

Contrairement à la recherche d'innovations de rupture et au reengineering, la philosophie repose sur l'idée que de petits changements rapides et réguliers peuvent avoir des impacts forts. Simple dans le principe, la mise en oeuvre se révèle parfois compliquée.

A savoir : bien qu'utilisés dans l'industrie, les principes du Kaizen peuvent être mis en oeuvre dans d'autres secteurs d'activités comme les services, le commerce ou bien encore pour votre propre efficacité personnelle .

Quels sont les bénéfices de l'amélioration continue ?

Outre les améliorations globales soulignées dans la définition, cette approche agit directement sur :

• la satisfaction des collaborateurs : par la prise en compte de leurs actions dans l'amélioration de leurs conditions de travail et l'optimisation de leur efficacité. Par la conduite du changement lorsque pour les nouvelles façon de travailler.
• la satisfaction des clients et leur fidélisation : avec des produits et services de qualité. L'écoute client est un outil important pour identifier les leviers de satisfaction client.
• l’optimisation des processus et des tâches : plus rapides, plus efficaces. L'efficience, l'amélioration des processus est au cœur du Kaizen.
• la réduction des délais et la réduction des coûts : grâce à une organisation plus performante. En ligne de mire, l'excellence opérationnelle.
• l'amélioration du travail d'équipe et de la coordination entre les services : par l'habitude de travailler ensemble. 

  Ce qui rend la communication plus fluide et décloisonne l'entreprise.

Ce qui revient globalement à améliorer la compétitivité et la rentabilité de l'entreprise : des produits de qualité supérieure au meilleur coût. Mais aussi globalement la réduction des risques : grâce à une organisation plus efficace, à un meilleur travail d'équipe et une détection précoce des vulnérabilité.

Quels sont les principes du Kaizen ?

Il s'agit du point le plus important de ce dossier. Il est commun d'évoquer 10 principes, même si, selon les sources, le contenu de la liste diffère. Ce sont les déterminants de l'esprit kaizen. Nous l'avons vu, ce n'est pas un outil, mais plutôt un état d'esprit reposant globalement sur plusieurs principes, une culture de l'amélioration continue,  prônant :

• la proactivité dans la résolution des problèmes : ne pas attendre leur apparition, anticiper et agir sont les maîtres mots. Utiliser les outils de la qualité comme les cercles qualité. Il est important de piloter son organisation à l'aide d'indicateurs de performance pour en mesurer les résultats.
• la remise en question des pratiques actuelles : ne pas se satisfaire des solutions qui fonctionnent, chercher à s'améliorer en permanence, évaluer et optimiser les méthodes et les procédures de travail. Utiliser le benchmarking pour identifier les meilleures pratiques. Cela concerne les "gros" travaux mais aussi des petites améliorations. Dans la philosophie japonaise, des petits pas permettent d'avancer.
• l'empowerment (ou l'implication) des collaborateurs pour qu'ils deviennent acteurs dans la résolution des problèmes.
• la recherche de solutions au moindre coût : dans la philosophie Kaizen, la révolution passe par des petits ajustements indolores financièrement. Il n'est pas question de tout jeter et recommencer. Le mot "investissement" ne fait pas parti du langage utilisé.
• la recherche de la cause première d'un problème avec la méthode des 5 pourquoi : ne pas se cantonner aux apparences, creuser dans la compréhension du "pourquoi racine" pour agir là où il faut.
• les prises de décision collaboratives : il vaut mieux demander l'avis de plusieurs personnes pour confronter les points de vues et enrichir l'analyse par des angles différents plutôt que décider seul dans son coin.
• la correction des dysfonctionnements ou erreurs dès leur apparition. Ne pas laisser les choses s'installer. Construire des plans d'actions, mener des actions correctives. Ce qui rejoint le principe de la proactivité.

A noter  : les démarches qualité s'inscrivent dans cet esprit. Voir la norme ISO 9001 version 2015 . La dynamique d'amélioration continue est souvent assurée par le responsable qualité.

Les 3M - Les 3 types de gaspillage

La réduction des gaspillages est un fil conducteur dans une méthode d'amélioration continue. Elle se matérialise par la méthode des 3M, identifiant les 3 sources de gaspillage :

• Muda : activité qui n'apporte pas de valeur ajoutée (stock dormant, surproduction, déplacement inutile d'un opérateur, etc.). Il est fréquent d'entendre parler des 7 mudas :
  • - Mouvement inutile : déplacement de personnes qui ne sert à rien. Exemple : organiser une réunion nécessitant la présence physique des participants alors qu'une réunion virtuelle aurait été suffisante.
  • - temps d'attente inutiles 
  • - transports inutiles : déplacement sans valeur ajoutée
  • - traitements inutiles
  • - surproduction : produire plus que nécessaire
  • - surstockage : stock surdimensionné
  • - non qualité : défaut des pièces ou de qualité de service nécessitant généralement une tâche additionnelle.
• Mura : irrégularités dans un processus (exemple : variations dans la production d'un produit ou d'un service).
• Muri : difficultés soudaines pour accomplir une tâche (formation insuffisante, outils non adaptés...) créant une surcharge, un excès, des efforts inutiles sources de pression et de stress.

Mise en oeuvre : les outils du Kaizen

Encore une fois, le Kaizen n'est pas réellement une méthode, mais davantage un état d'esprit reposant sur des principes. Il existe toutefois un certain nombre d'outils pour s'inscrire dans cette approche.

Le PDCA

Le premier d'entre eux est le PDCA (ou roue de Deming) qui permet de structurer un processus d'amélioration continue en distinguant 4 étapes :

• Plan : analyse et planification
• Do : étape opérationnelle d'action, d'exécution
• Check : vérification et contrôle
• Act : ajustements éventuels suite au "check"

Voir notre dossier pratique sur les étapes du cycle PDCA

Les 5 S

Centrés sur l'agencement de l’espace de travail, la méthode des 5S a pour objectif de rendre l'environnement proche organisé, secure et propre.

Cet acronyme reprend les lettres japonaises de :

• Seiri / Débarasser - Retirer ce qui est inutile
• Seiton / Ranger - Mettre en ordre
• Seiso / Nettoyer - Rendre l'espace de travail propre
• Seiketsu / Maintenir l'ordre - Adopter de bonnes pratiques pour conserver l'espace de travail rangé
• Shitsuke / Etre rigoureux : Pour mettre en oeuvre les 4S précédents

Pour en savoir plus, voir notre publication pratique pour comprendre les 5S

Autres outils :

• Le kanban : méthode "juste-à-temps" pour réduire les encours de production (Voir : qu'est-ce que la méthode Kanban ? ).
• Le management visuel : pour gagner en efficacité en utilisant des dispositifs visuels (affichages de KPI sur les murs, sur des afficheurs digitaux, etc.) pour transmettre des informations et objectifs.