Découpage de projet avec le WBS - Work Breakdown Structure

Qu'est-ce que le WBS ?

La méthode du WBS consiste à décomposer les livrables d’un projet en sous-ensembles jusqu’à atteindre des éléments de taille optimale pour en faciliter la gestion et la réussite des objectifs fixés.

Le PMI (Project Management Institute, éditeur du guide PMBOK), s'inspirant des pratiques de la NASA, recommande de décomposer les projets en sous-ensembles ordonnés.

Ce découpage aboutit sur des sous-projets (ou tâches, missions, phases, composants, lots de travail...), organisés  sous forme d'arborescence et représentant des livrables, des phases de processus, ou des tâches à mener. Plusieurs visions s'affrontent sur ce dernier point. Pour certains un WBS ne devrait contenir que des livrables. Le lot de travail (ou work package) représente le niveau le plus bas.

En français, il est question de structure de découpage de projet (SDP  ), d'Organigramme des Tâches (OT).

A noter : cette méthode de travail peut être abordée par les produits avec le Product Breakdown Structure (PBS) ou encore Organigramme Technique des produits (OTP).

Comment mettre en oeuvre un Work Breakdown Structure ?

Dans cette approche, nous partons du principal livrable, puis de nous le décomposons en livrables intermédiaires, avant de les décliner en lots de travail. Il est également possible de débuter le mapping hiérarchique par les activités majeures à réaliser et les décomposer en tâches.

A noter : un point important est que le niveau supérieur doit représenter 100% de la décomposition inférieure. Il s'agit de la "règle des 100%". Sans cela, il ne saurait pas possible de consolider l'ensemble des durées de réalisation et des ressources budgétaires pour obtenir le 100% du projet. De même que les éléments d'un niveau identique doivent être mutuellement exclusifs : pas de recoupements entre eux.

Pour illustrer la méthode, prenons comme exemple la création d'une nouvelle agence commerciale, le livrable final.

1. Créer le groupe de travail

   Il s’agit des personnes impliquées dans le projet qui ont un rôle concret dans sa conduite ainsi que le ou les superviseurs. S’appuyer sur les documents de cadrage recensant les parties prenantes.

   Pour réussir cette étape :

   • identifiez précisément les parties prenantes en vous appuyant sur les documents de cadrage recensant les parties prenantes ;
   • veillez à inclure toutes les expertises nécessaires pour couvrir les différents aspects du projet ;
   • organisez une première réunion pour clarifier les rôles, responsabilités et attentes.

2. Décliner le projet en livrables majeurs

   Posez-vous des questions telles que : quels sont les livrables intermédiaires pour mener à bien mon projet ?

   Votre projet "Nouvelle agence commerciale" est principalement constitué :

   • de locaux prêts à accueillir les activités ;
   • d'une équipe opérationnelle ;
   • d'équipements de travail adaptés aux besoins de l’agence ;
   • d'un budget de fonctionnement

   Chaque livrable doit être défini clairement pour garantir une compréhension commune par toutes les parties prenantes.

   D'autres critères de décomposition sont possibles : par métier, par fonction, par procédé, par finalité...

3. Décomposer chaque livrable en composants (sous-livrables)

   Prenons par exemple les équipements. Interrogez-vous sur les compositions de ce livrable. Ils peuvent être subdivisés en

   • équipements informatiques : ordinateurs, imprimantes, serveurs ;
   • équipements de bureau : chaises, bureaux, armoires.

   Si le livrable est complexe, répétez cette opération jusqu’à obtenir un niveau suffisamment détaillé pour organiser efficacement le travail. Chaque sous-livrable doit être documenté avec précision.

   A quel niveau descendre dans l'arborescence ?

   La décomposition doit permettre de créer des niveaux pour lesquels il est possible d'affecter :

   • une responsabilité - voir la définition du RACI (matrice des responsabilités),
   • une estimation de temps
   • des ressources

   La satisfaction de ces conditions valide chaque niveau. Sans cela, il n'est pas pertinent d'aller au-delà du niveau actuel.

   La bonne maille à trouver est un équilibre entre un niveau trop haut, ne permettant pas d'obtenir tous les bénéfices de la méthode et un niveau trop bas, ingérable, complexifiant inutilement le projet.

   Il est également conseillé de subdiviser un niveau si sa durée totale représente une part majeure de la durée du projet.

4. Détailler des travaux à faire

   Chaque élément de ce niveau représente un lot de travail. Chacun donnant lieu à une responsabilité contractuelle, un budget et une planification.

   Prenons les équipements de bureau, ce lot de travail peut être décomposé en activités à mener :

   • concevoir l'aménagement intérieur
   • choisir du mobilier de bureau
   • commander les équipements
   • installer et mettre en place dans les locaux

   Utiliser des verbes d’action dans cette étape facilite la distinction entre activités et livrables et rend les responsabilités plus claires pour toutes les parties impliquées.

   A noter : l'utilisation de verbes d'action permet de distinguer les activités et livrables (des noms). Elle donne en outre une dimension opérationnelle parlante pour toutes les parties prenantes.

5. Affecter un code d'identification à chaque composant du WBS

   Attribuer un code d’identification à chaque composant est essentiel pour structurer et suivre le projet. 2 options sont possibles : identifier les composants au fur et à mesure de l’analyse ou bien réaliser cette opération une fois que le WBS est finalisé.

   Utiliser un système hiérarchique clair qui reflète la hiérarchie - exemple - niveau 1 : 1 - niveau 2 : 1.1 et 1.2 - niveau 3 : 1.1.1, 1.1.2, etc. Ce système permet une traçabilité et un suivi efficace des coûts, ressources et responsabilités.

6. Rédiger le dictionnaire WBS

   Qu’est-ce que le dictionnaire WBS ?

   Pour ne pas surcharger le graphique et conserver son côté opérationnel, les informations de détail sont consignées dans un document à part : le dictionnaire WBS. Il s’agit d’un document qui décrit le contenu de chaque élément du WBS. Il est particulièrement utile pour expliciter les lots de travaux (certains pratiquants n'utilisent le dictionnaire WBS que pour les lots de travaux). C’est un outil précieux au service de l’équipe projet pour faciliter la communication et rendre le WBS opérationnel.

   Chaque lot de travail est décrit dans ce document. Il comprend des informations utiles à la gestion du projet comme :

   • l’identifiant - pour consolider les coûts entre les niveaux supérieurs ;
   • le responsable : pour chaque lot de travail ;
   • la description du travail à réaliser,
   • les échéances : dates clés pour le suivi du projet ;
   • les jalons : points de contrôle pour évaluer l’avancement ;
   • les ressources nécessaires : humaines, matérielles, financières ;
   • les coûts associés : estimation budgétaire pour chaque lot.

Que faire une fois le WBS finalisé, comment l'utiliser ?

Le travail sur le WBS (Work Breakdown Structure) établi, il devient la base organisationnelle du projet. Voici comment exploiter pleinement ce document et structurer la gestion du projet :

Identifier les lots de travail prioritaires

Le WBS a décomposé le projet en livrables, sous-livrables et activités. Commencez par analyser ces lots pour :

• Repérer les tâches critiques ou dépendantes.
• Identifier les éléments prioritaires pour démarrer le projet.

Exemple : Pour l’ouverture d’une nouvelle agence commerciale, les locaux (1.1) et leur aménagement (1.1.1) doivent être traités avant de recruter l’équipe ou d’installer les équipements.

Estimer les ressources nécessaires

À chaque lot de travail identifié, associez les ressources indispensables :

• Humaines : qui réalise chaque tâche ? Quelle est la charge de travail ?
• Matérielles : quels équipements ou outils sont requis ?
• Financières : quels sont les coûts estimés pour chaque tâche ?

Astuce : les informations du dictionnaire WBS vous aident à allouer précisément les ressources.

Créer un PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Utilisez le WBS pour élaborer un diagramme PERT qui montre les dépendances entre les différentes tâches. Cela permet de :

• Visualiser l’enchaînement logique des activités.
• Identifier les chemins critiques (tâches qui déterminent la durée totale du projet).
• Mieux gérer les risques et ajuster les priorités en cas de retard.

Élaborer un diagramme de Gantt

Transformez le WBS en diagramme de Gantt pour planifier le projet dans le temps. Pour cela :

• Attribuez des durées aux tâches identifiées dans le WBS.
• Positionnez chaque tâche sur une ligne temporelle en fonction des dépendances (issues du PERT).
• Indiquez les jalons clés pour mesurer l’avancement.

Avantage : le Gantt est visuel et facilement compréhensible pour les parties prenantes, favorisant une bonne communication sur l’état du projet.

A lire en complément l'article sur les méthodes de gestion de projet Agiles  qui poussent encore plus loin le concept de découpage et de management autonome d'activité. Voir aussi des conseils pour votre planning de projet .