Comment construire un groupe de travail équilibré ?

En entreprise, nous disons souvent : « nous allons créer un groupe de travail ». Quel que soit le projet, tout est sujet à créer une réunion de travail. Selon une étude menée par l’entreprise Wisembly, les cadres passeraient 27 jours par an en réunion. Pour cela, il est important que ces groupes de travail soient bien construits avec un équilibre entre l’expertise de chaque personne sur le projet et leur rôle au sein du collectif.

Qu’est-ce qu’un groupe de travail ?

Un groupe de travail est une réunion regroupant plusieurs personnes afin de concevoir et réaliser un projet ou résoudre un problème.

L'idée est d'associer des compétences et énergies pour produire mieux et plus que ne le ferait chaque personne prise individuellement. L'intérêt est là : mobiliser la puissance du collectif pour résoudre des problèmes, détecter et tirer profit d'opportunités.

Les étapes pour créer un groupe

La première étape est de bien définir les enjeux du projet. Pour cela, vous pouvez créer une fiche de projet qui vous permettra d’identifier par la suite les membres de votre groupe de travail :

• Décrire les objectifs du projet
• Déterminer une date de début et de fin du projet
• Décrire le contexte de départ et la finalité
• Décider de la stratégie à adopter

Ce qui va nous amener à identifier les ressources : les experts de chaque domaine d’activité permettant d’aboutir au livrable demandé. C’est-à-dire, bien définir qui fait quoi afin de remplir toutes les cases du projet.

L’idéal, c’est d’avoir cinq personnes maximum dans un groupe de travail et un nombre impair afin que les décisions qui doivent être prises soient remportées par le nombre le plus élevé.

A partir de là, les réunions de groupe de travail peuvent commencer.

Les rôles au sein du groupe de travail

Lors de ce type de réunion, lorsque les rôles de chacun des membres ne sont pas définis, nous pouvons retrouver les situations suivantes :

• Le pilote du groupe parle tout le temps
• Aucune décision n’est prise
• La réunion qui devait durer 1h s’éternise, etc.

Comment faire pour que toute la réunion ne soit pas concentrée sur un seul individu et que les décisions soient prises en temps et en heure ?

Il est essentiel de déterminer la contribution de chaque membre du groupe et de favoriser le dialogue et la communication.

En exemple voici un système de rôles pouvant être défini lors d’une réunion de groupe de travail (les rôles sont différents des rôles d’expertise).

Il s’agit d’une méthode créée par Alain CARDON, spécialisé en coaching d’équipe qui a pour but d’améliorer l’efficacité des réunions.

Les rôles sont les suivants :

• Un animateur : généralement le pilote du projet. L’animateur est présent pour faciliter le déroulement de la réunion, il préparer l’ordre du jour, s’assure que le sujet à bien été traité, etc.
• Un pousse décision : cette personne est présente pour faire avancer le sujet. Il est là pour alerter dans le cas où les sujets du jour ne sont pas traités et où les décisions ne sont pas prises.
• Un gardien du temps (Time Keeper)  : il va s’assurer que la réunion se termine dans les temps. Il aide dans le timing des interventions de chacun des membres du groupe (si le temps d’intervention est trop long, il n’hésitera pas à arrêter l’intervention pour faire avancer la réunion)
• Un scribe : il permet de retranscrire les informations et les décisions prises lors de la réunion et d’éditer par la suite un compte-rendu
• Un coach : le coach prend du recul sur ce qu’il se passe pendant la réunion et observe comment cela se passe (si les rôles sont bien assurés, l’écoute entre les collaborateurs, l’implication de chacun, etc.)
• Un logisticien : il s’assure de la disponibilité du matériel (ordinateur, rétroprojecteur, salle de réunion, etc.). Le logisticien peut être un membre extérieur au groupe de travail.

Pour que cette méthode opère, les rôles doivent s’interchanger pour chaque réunion.

Disposer des personnalités différentes (les styles de communication)

Il existe quatre styles de communication selon les personnalités :

• Une personne qui se base sur les faits : elle communique facilement et est structurée. Elle parle de résultats, de performances et d’objectifs. Son comportement est pragmatique, direct et énergique.
• Une personne méthodique : personnalité rassurante apportant stabilité et méthode dans le groupe de travail. Elle parle de planification et d’organisation. Ses atouts : s’intéresse aux liens de cause à effet
• Une personne centrée sur l’humain : communication très expressive, centrée sur la relation avec les autres. Ce type de personne a de très bonnes relations avec les collaborateurs et s’exprime facilement.
• Une personne centrée sur les idées : ce sont des personnes créatives qui ne manqueront pas dire tout ce qui leur passe par la tête. Capacité à projeter ses idées et d’innover.

Il est intéressant de disposer des quatre styles de communication dans un groupe de travail, car chacun apporte des éléments clés qui permettront de faire avancer le sujet.

Des tests sont disponibles sur internet afin de connaitre son style de communication.

En conclusion, chacun possède un rôle important au sein d’un groupe de travail et a quelque chose à apporter aux autres membres de l’équipe.

 

Il ne faut pas confondre un groupe de travail avec un groupe de participants à une réunion (comme pour le lancement d'un projet par exemple ).

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Auteur - Clarisse GUIGON

La satisfaction client a toujours été l’objectif de Clarisse que ce soit pour le client interne ou externe.

Depuis son entrée dans le monde du travail, il y a 10 ans, ses expériences l’ont amenée à gérer de multi-projets dans les industries ou les services.

Diplômé de Master en Management de la Qualité, Sécurité et Environnement, rédiger des articles permet à Clarisse de partager ses connaissances et vous éclairer sur votre travail au quotidien.