La revue de projet : une étape clé

Qu'est-ce qu'une revue de projet ?

Un projet bien ficelé est articulé autour de différentes étapes clés tout au long de son avancement. Ces phases sont matérialisées par la validation de jalons (ou milestones) qui permettent de faire le point sur l'avancement dudit projet à un instant "t" et attester qu'une étape a été franchie avec succès et ainsi que la phase suivante peut être engagée. C'est au cours de ces rencontres formelles appelées "revues de projet" que les jalons sont validés - ou non.

Pour mener à bien ces revues, il est essentiel de comprendre qu'elles s'inscrivent dans le cycle de vie global du projet. Chaque point d'avancement projet représente une opportunité de valider la faisabilité des prochaines étapes et d'ajuster le plan de projet si nécessaire.

Ces rendez-vous réguliers sont définis dès le départ. Les décisions prises lors de ces revues sont irrévocables et exécutoires. Elles servent de références sur lesquelles s'appuyer pour la suite des opérations.

Pourquoi cette revue est-elle centrale pour la réussite ?

Si l'objectif premier de ces rendez-vous formels est de réunir tous les acteurs d'un projet afin de valider les différents livrables, il n'en demeure pas moins que ces rencontres régulières sont essentielles à la réussite d'un chantier, quel qu'il soit.

Pour prévenir l'échec, la mise en place de points d'avancement projet structurés sont un facteur déterminant. Ces moments de synchronisation permettent de détecter précocement les signaux faibles et d'ajuster la trajectoire avant qu'il ne soit trop tard.

Partager la même vision des choses, échanger des informations, des expertises, travailler en toute intelligence dans la même direction, dans un objectif collectif, corriger les erreurs au fur et à mesure... autant d'ingrédients favorables à la réussite, tant collective qu'individuelle.

Les acteurs clés d'une réunion d'avancement efficace

Le groupe projet est constitué d'une équipe complète de personnes concernées par ledit projet. Il peut se composer, par exemple, comme suit :

• le commanditaire du projet,
• le chef de projet,
• l'équipe projet,
• des experts et/ou partenaires,
• un sponsor.

Pour piloter un projet efficacement, chaque acteur doit comprendre son rôle spécifique. Le commanditaire valide les orientations stratégiques et l'allocation des ressources. Le chef de projet assure la coordination opérationnelle et le suivi de l'échéancier du projet. L'équipe projet exécute les tâches définies dans le planning, tandis que les experts apportent leur vision technique sur des points spécifiques.

Quels en sont les objectifs stratégiques et opérationnels ?

Les revues de projet permettent, entre autres, de :

• Contrôler que les objectifs d'une étape sont bien atteints. Cette vérification systématique garantit que chaque livrable répond aux critères de qualité définis dans le plan de projet initial.
• Vérifier que les échéances et délais sont respectés. L'analyse du chemin critique permet d'identifier immédiatement les tâches en retard qui pourraient impacter l'ensemble du planning.
• Valider les différentes phases du projet, en s'assurant que tous les prérequis sont remplis avant de passer à l'étape suivante du cycle de vie.
• Gérer les aléas, incidents, problèmes ou risques éventuels. Une approche proactive permet d'anticiper les impacts et de définir des plans de mitigation avant que les risques ne se matérialisent.
• Décider d'éventuels réajustements ou réorientations. Cette flexibilité dans la planification du projet permet d'adapter la stratégie aux réalités terrain et aux évolutions du contexte.
• Déclencher un appel de fonds. La validation formelle de l'avancement permet de débloquer les budgets nécessaires à la poursuite des opérations selon l'échéancier du projet.

mais également :

• Fédérer à nouveau les acteurs autour de la réussite du projet. Ces moments de rassemblement renforcent l'adhésion collective et permettent de remobiliser les énergies autour des objectifs communs.
• Communiquez-en face à face. Les échanges directs favorisent une meilleure compréhension mutuelle et permettent de lever rapidement les ambiguïtés qui pourraient freiner le déroulement du projet.
• Renforcer l'intelligence collective. La mise en commun des expertises et des perspectives enrichit la vision globale et permet d'identifier des solutions innovantes aux défis rencontrés.
• Favoriser la coopération entre les différents protagonistes. Ces interactions régulières créent des synergies durables qui facilitent la gestion des ressources et améliorent l'efficacité opérationnelle.
• Donner une vision globale, unique et précise du projet à chacune des parties en présence. Cette transparence sur l'avancement du projet permet à chaque acteur de comprendre comment sa contribution s'inscrit dans la réussite collective.

La gestion des ressources devient particulièrement critique lors de ces revues. Une revue de projet exemple typique permet d'identifier rapidement les surcharges d'équipe et de réallouer les ressources pour maintenir le chemin critique du projet.

Les différents types de revues selon vos besoins

On distingue plusieurs types de revues de projet, parmi lesquels :

• Comité de pilotage : composé de dirigeants opérationnels dans la maîtrise d'ouvrage du projet, il permet de chapeauter le projet dans sa globalité : constitution de l'équipe, désignation du chef de projet, définition des phases, échéances et diverses réunions de suivi, validation des étapes, prise de décision, etc.
• Revue budgétaire : implémentée dans le cadre de la gestion budgétaire, elle permet le contrôle et le suivi des dépenses et recettes : suivi des écarts, révisions, réajustements, prévisions.
• Revue de sprint : dans le cadre de projets agiles, elle se tient à la fin de chaque sprint et permet de présenter ce qui a été développé au cours du sprint écoulé, faire un point sur l'avancée du projet, valider ou réadapter les options pour passer au sprint suivant.
• Revue de fabrication : dans le cadre de la fabrication d'un nouveau produit, elle permet d'en valider toutes les étapes, faire les ajustements éventuels, valider la conformité, etc.

Chaque type de revue nécessite une approche spécifique en termes de planification du projet. Par exemple, les revues de sprint en méthodologie agile se tiennent toutes les 2 à 4 semaines, tandis qu'un comité de pilotage peut avoir lieu mensuellement ou à chaque franchissement de jalon majeur.

Déroulement optimal d'une réunion d'avancement projet

Comme pour toute réunion, la revue de projet n'échappe pas à la règle : le temps imparti à cette rencontre n'étant pas extensible, cette dernière se doit d'être finement préparée et son déroulement cadré pour une efficacité renforcée.

Pour conduire des projets avec succès, la structuration de vos revues est fondamentale. Une revue mal préparée peut faire perdre jusqu'à 3 heures de productivité collective et retarder les prises de décision critiques.

Elle se déroule ainsi :

1. Préparation : définition de l'ordre du jour, des personnes à convoquer, du lieu, de l'horaire, établir les documents de référence (tableaux de bord de suivi, ...).
2. Invitation : convoquer les participants (uniquement ceux dont la présence est essentielle) en leur transmettant un ordre du jour précis ainsi que le rôle de chacun.
3. Conduite de la réunion : fiche de présence (vérifier que tous les acteurs convoqués sont présents), nomination du rapporteur, ouverture (préciser objectif et jalon à valider), animation dynamique et vivante (réel échange avec les différents interlocuteurs), prises de parole opportunes et réparties, respect du timing, etc.
4. Précision, concision et positivité : ce n'est pas le moment de se perdre dans les détails pour chaque mission accomplie, ni d'évoquer uniquement les difficultés rencontrées. Dans les 2 cas, la motivation du groupe tout entier serait largement réduite.
5. Conclusion : prise de décisions, validations, actions à mener, présentation du jalon suivant, etc.
6. Compte-rendu : rédaction et envoi à tous les participants et personnes impactées.
7. Dossier de revue de projet : création et tenue régulière des vérifications effectuées, des décisions prises, etc.
8. Suivi : contrôle de la mise en place des actions définies et respect des décisions prises.

Outils indispensables pour vos revues

La mise en oeuvre de projets réussis passe par l'utilisation d'outils adaptés. Le diagramme de Gantt reste l'outil de référence pour visualiser l'avancement du projet et identifier rapidement les retards sur les plannings. Complétez-le avec un tableau de bord dynamique reprenant les indicateurs clés : taux d'avancement, budget consommé, risques identifiés, et points d'attention.

Erreurs à éviter et bonnes pratiques

Le cadrage insuffisant représente l'erreur la plus fréquente dans le déroulement du projet. Sans objectifs clairs pour chaque revue, les discussions s'éternisent et les décisions tardent. Définissez systématiquement en amont les points de décision attendus et les critères de validation.

Les étapes d'un projet bien structuré incluent nécessairement des moments de validation formels. Ne cédez pas à la tentation de sauter une revue sous prétexte que "tout va bien". C'est justement quand tout semble sous contrôle que les dérives invisibles s'installent.

Optimiser l'engagement des participants

Pour maintenir l'attention et favoriser la participation active, alternez les formats de présentation. Utilisez des supports visuels, organisez des démonstrations courtes, et prévoyez des moments d'échange structurés. 

Conclusion : capitalisez sur vos revues

Les revues de projet ne sont pas de simples formalités administratives, mais de véritables leviers de performance. En appliquant ces bonnes pratiques, vous transformerez ces moments clés en opportunités de créer de la valeur, de renforcer la cohésion d'équipe et d'assurer le succès de vos projets. N'oubliez pas : une revue bien menée aujourd'hui, c'est des semaines gagnées demain sur votre planning projet.

FAQ sur les revues de projet

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.