Comment dynamiser une réunion ?

Les réunions de travail ne se tiennent plus toujours tous assis face au présentateur. Aujourd'hui les innovations en termes de créativité quant au lieu, la manière et la durée rivalisent d'efficacité : réunion inversée, stand-up meeting, speed meeting, atelier en outdoor, etc. les possibilités ne manquent pas !

Il en va de même pour les techniques d'animation qui varient selon l'objectif de la réunion : Pecha Kucha, brain storming, world café, icebreakers pour briser la glace entre participants ne se connaissant pas, energizers pour redonner et faire circuler l'énergie au sein du groupe, jeux de rôles, évaluation de l'animateur, quizz, etc. La liste est longue !

Il n'en demeure pas moins que nul n'est à l'abri d'une baisse de l'attention de son auditoire. Une possibilité à laquelle il vaut mieux être préparé afin d' agir le plus rapidement et efficacement possible.

Pourquoi dynamiser une réunion qui manque de peps ?

Vous sentez progressivement un malaise s'installer dans la salle. En tant qu 'animateur , il vous faut réagir et reprendre le contrôle de la situation, sans quoi, les répercutions seront nombreuses :

• perte de temps et d'énergie : non seulement pour vous, mais également pour les participants et globalement le projet en cours pour lequel cet atelier a été implémenté.
• improductivité et frustration : efficacité zéro assurée (message non passé, avancement nul du projet, réticences envers la prochaine réunion, etc.).
• baisse de confiance en vous : sans feedback sur ce qui a péché lors de cette entrevue, il est fort à parier que vous en ressortirez en colère, déçu, réticent à conduire la réunion suivante, en proie à de nombreuses interrogations (est-ce votre style d'animation qui est en question ? ou bien plutôt l'horaire que vous avez défini ? ou bien vous êtes-vous fourvoyé dans vos données, votre mission, les intervenants, etc.

Astuce pour bien démarrer une réunion :  utiliser un ice breaker. Un bon moyen pour briser la glace.

Les signes qui montrent que votre auditoire ne suit plus

Vos interlocuteurs ne prêtent plus guère attention - ou très vaguement - à ce que vous dites. Les signes - notamment en langage non verbal - qu'ils émettent en sont la preuve. S'ils peuvent tout d'abord être très furtifs, ils deviennent rapidement flagrants si vous ne réagissez pas. On considère qu'au-delà de 10 minutes de concentration, l'attention baisse petit à petit et ne revient pas si l'intervention n'est pas rythmée. Il est donc urgent d'agir sitôt les premiers signes de lassitude apparaissant :

• bâillements intempestifs,
• regards dans le vague ou baissés,
• soupirs bruyants plus ou moins contrôlés,
• corps qui ne tiennent plus en place : les uns passent leur temps à se redresser sur leur chaise suite à un mini-endormissement, les autres jouent avec un stylo, d'autres encore griffonnent sur un coin de feuille, les doigts tapotent le bureau ou un document, les jambes s'affolent, se croisent, se décroisent, les pieds font de petites rotations afin de se dégourdir, etc.
• consultation furtive des notifications émises par un smartphone ou autre ou encore surf discret sur internet,
• consultations fréquentes et répétées de l'horloge et/ou la montre...

Comment ressusciter un auditoire ?

Captiver à nouveau l'attention d'un public  en proie au décrochage n'est pas chose aisée. Il faut ruser et faire avant tout preuve d'humilité, de confiance en soi et de créativité ! Si, malgré tout le soin que vous avez apporté à la préparation de votre intervention, que vos supports sont attrayants et adaptés, pas trop chargés en informations, etc. et que votre animation tourne au calme plat, il vous faut RÉAGIR !

Astuces originales pour réveiller une assemblée

• surprendre vos interlocuteurs : en lançant, par exemple, sans crier gare et si le contexte s'y prête, une boutade, ou bien continuer votre présentation en chuchotant ou changeant de voix, ou bien encore en cessant soudainement de parler ou demandant à vos interlocuteurs comment ils feraient pour captiver à nouveau l'attention d'un auditoire inattentif, etc. Une autre astuce (si tant est que les smartphones ne sont pas bannis de votre réunion), plus "délicate", car elle induit imagination et répartie, est d'envoyer un sms à tous les participants afin de vous rappeler à leur attention ou bien de feindre une pause pour un selfie - succès assuré !
• questionner vos interlocuteurs sur ce qui ne fonctionne pas : cela vous permettra de rectifier le tir et/ou vous améliorer pour vos prochaines interventions (Attention : il vous faut ici savoir faire face à la critique et prêt à vous remettre en question.).
• proposer un break : mieux vaut une pause bénéfique à la circulation sanguine et réactivation du cerveau plutôt qu'un engourdissement physique et psychique. Plusieurs possibilités s'offrent à vous :
  • mini balade histoire que chacun puisse se dégourdir les jambes et s'oxygéner,
  • rafraichissements - eau de préférence - pour réhydrater le corps et l'esprit,
  • exercices type "energizers" afin de redonner de l'énergie au groupe,
  • "brain exercices" afin de re-concentrer tout le monde sur le sujet.
  • mini session de méditation pleine conscience ou yoga afin de détendre le groupe et recentrer l'attention et la concentration.
• impliquez et stimulez vos interlocuteurs : partagez votre enthousiasme et votre énergie qui doivent être contagieux ; demandez à votre auditoire ce qu'il pense de tel ou tel point abordé, etc.

Auteur - Raphaële GRANGER

Entrepreneure dans l'âme, passionnée de rapports humains et touche à tout, Raphaële a roulé sa bosse en Irlande, en Allemagne et aux USA avant de se poser en France.

Tantôt traductrice-interprète, responsable communication, chef d'entreprise dans le domaine de la décoration et passionnée par la performance des entreprises, elle partage ses connaissances et son expérience à travers ce site.