Comment conduire un projet ? La phase de réalisation

Voici les différentes parties de la phase de réalisation :

1 - Préparer l'exécution

Il s'agit de mettre en œuvre ce qui a été prévu lors des phases de cadrage, de conception et de planification ou encore dans le cahier des charges : les tâches et leurs dépendances, les résultats attendus, avec les délais cibles et les ressources humaines, matérielles et financières.

Le chef de projet peut utiliser un plan de réalisation pour formaliser et détailler clairement :

• Quelles sont les tâches à accomplir ?
• Quand chaque tâche doit-elle être réalisée ?
• Qui effectuera ces tâches ?
• De combien de temps ont-ils besoin (en heures) ?
• Quel est le matériel nécessaire (par exemple, ordinateurs ou équipement) ?

Les documents de travail :

• RACI (rôles et responsabilités)
• WBS (découpage du projet en sous-ensembles gérables)
• PERT (ordonnancement des activités)
• Diagramme de Gantt (planning des tâches)

2 - Développer les livrables

Cette phase concerne le développement (ou réalisation) du produit (physique, logiciel, etc.) ou du service.

Selon les types de projets, les référentiels et les méthodologies de conduite de projet utilisées, l'équipe chargée du développement doit être en mesure de produire des livrables fonctionnels au cours de cette phase, afin qu'ils puissent être testés par les utilisateurs et les autres parties prenantes concernées avant d'être mis en production.

Elle comprend des activités définies par le WBS comme :

• recherche et collectes de données
• analyses d'information
• résolution de problèmes
• recherche et choix de solution
• développement de maquettes et de prototypes
•  conduite d'ateliers de travail (savoir comment animer un atelier de travail ? )

A noter : la méthode SCRUM (méthode Agile) possèdent leurs propres processus de réalisation. L'agilité dans le management de projet se traduit par une capacité à coller au plus près des besoins des clients par de multiples cycles courts (sprints).

3 - Produire la documentation

La documentation est un livrable. Elle est généralement rédigée tout au long de la conduite du projet. Il peut s'agir de :

• procédures et d'instructions de travail,
• mode d'emploi, manuel d'utilisation,
• document qualité,
• etc.

4 - Préparer la formation des utilisateurs

Si le projet nécessite de former les utilisateurs, un certain nombre d'activités doivent être réalisées comme :

•  identifier les besoins en formation,
• élaborer un programme de formation,
• choisir les modalités (elearning, présentiel...),
• concevoir et développer le matériel pédagogique,
• organiser la formation (voir comment organiser une formation interne )

Dans le cas où une formation n'est pas requise, les documents d'utilisation sont produits dans la phase précédente.

5 - Effectuer des tests

Particulièrement pour le développement de logiciels, les tests sont une partie essentielle dans le déroulement du projet. Ils permettent de s'assurer que le produit répond aux objectifs du projet, aux exigences des parties prenantes et qu'il s'insère dans son environnement (système d'information pour une application). Les tests doivent être effectués à tous les stades du développement comme :

• lors de la création de prototypes ou de maquettes,
• lors du codage de chaque module/fonctionnalité séparément (tests unitaires),
• après l'intégration de tous les composants dans une application complète (intégration du système).

6 - Communiquer avec les parties prenantes

La communication avec les parties prenantes est essentielle dans la conduite d'un projet.

Pour rappel une partie prenante est une personne qui a un intérêt ou une influence sur le projet et ses productions (pour en savoir plus : quels sont les acteurs d'un projet ?).

L'objectif de cette communication est de les tenir informées de l'état d'avancement du projet. En s'assurant que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Cela permet d'éviter les confusions et les malentendus avant la remise en question tardive d'éléments critiques.

Pour un projet bien structuré, cette communication est organisée au sein d'un plan de communication de projet. C'est un outil essentiel pour le succès du projet aussi bien en termes d'implication, que de coordination. En effet, délivrer les bonnes informations au bon moment permet à chaque personne impliquée (directement ou pas) de comprendre les tenants et aboutissants des tâches en cours. Un des bénéfices est la réduction des freins au changement, mais aussi moins de tension et de stress. 

Pour les membres de l'équipe projet, c'est donner du sens à leur travail en replaçant leurs réalisations dans l'ouvrage collectif.

7 - Préparer la conduite du changement

Le succès de la transformation d'une organisation dépend de la qualité de sa mise en œuvre. Pour les projets qui visent un changement organisationnel (nouveaux processus, nouvelles procédures...), il est important de préparer l'organisation et ses parties prenantes à leur futur rôle et aux nouvelles méthodes de travail.

L'objectif est de :

• prévenir les résistances au changement
• obtenir une meilleure acceptation par les utilisateurs (engagement, motivation...)

Pour cela, il convient d'identifier et de traiter les préoccupations, les attentes, les craintes des parties prenantes en communiquant, formant, etc.

Voir les 8 étapes du changement de Kotter .

8 - Gérer la qualité

L'objectif est de garantir que tous les livrables répondent au niveau de qualité définis dans le plan projet.

Pour ce faire, il est nécessaire de :

• contrôler la qualité des produits et services livrables et leur conformité aux exigences ;
• mettre en place des mécanismes appropriés pour la collecte, l'analyse et la diffusion d'informations aux parties intéressées sur les questions de qualité ;
• effectuer des audits qualité des projets.

Se référer au plan qualité élaboré dans l'étape de conception.

9 - Gérer les risques

Il est important d'identifier, d'évaluer les risques et de définir des stratégies de prévention ou d'atténuation s'ils se produisent. Ces stratégies sont définies dans le registre des risques (voir le modèle). La vocation de ce dernier est de dresser la liste de tous les risques identifiés, avec pour chacun l'impact qu'ils pourraient avoir sur le projet, ainsi que les mesures pour les atténuer ou les supprimer.

Lors de cette phase de mise en œuvre, l'équipe projet applique les consignes du registre des risques et l'amende si nécessaire.

La gestion des risques est une activité à prendre en compte pour garantir la réussite des projets.

10 - Effectuer un suivi de l'avancement du projet

Le suivi du projet est une étape importante de la phase de réalisation. Conduire un projet sans suivre son avancée dans le détail serait une grossière erreur.

Pour ce faire, les chefs de projet passent d'une vue d'ensemble de haut niveau à un suivi de l'avancement des tâches au jour le jour à travers un tableau de bord. Ils pilotent les projets en fonction des jalons et du calendrier souhaité. Ils partagent les points et les franchissements de jalon en réunion de COPIL.

Il s'agit d'une étape à part entière traitée dans un dossier dédié.

En synthèse :