Projet en difficulté : comment le redresser ?

Quels sont les symptômes d’un projet en souffrance ?

Ce sont les points saillants qui révèlent les difficultés rencontrées dans la conduite du projet.

Planification

• Délais dépassés : les échéances ne sont pas respectées, entraînant des retards dans le calendrier du projet.
• Budget non respecté : les dépenses sont supérieures aux prévisions budgétaires initiales.
• Crises imprévues et interruptions : le projet rencontre des obstacles imprévus qui perturbent le flux de travail.

Management et organisation

• Perte de motivation : l'équipe perd son enthousiasme et sa productivité diminue.
• Surcharge de travail : ce qui mène à l’épuisement de l’équipe.
• Mauvaise coordination : chacun n’est pas totalement informé de ce que font les autres. Certaines tâches ne sont pas synchronisées alors qu’elles devraient l’être - ou bien sont réalisées en doublons.
• Mécontentement des parties prenantes : les parties prenantes ne sont pas satisfaites de la gestion du projet.
• Productivité pas au rendez-vous : l'équipe n’est pas assez efficace dans la production de travail et de résultats. Le projet avance trop lentement.
• Déploiement défaillant des solutions : elles n’atteignent pas le niveau de performance attendu.
• Mauvaise ambiance de travail : des tensions et des conflits apparaissent au sein de l'équipe.
• Erreurs fréquentes : les erreurs se multiplient, impactant la progression et la qualité du projet.
• Décisions erronées

Livrables

• Qualité médiocre des livrables : les résultats finaux ne répondent pas aux standards de qualité attendus.
• Retard dans les livrables : les livrables sont remis en retard par rapport aux délais convenus.

Quelles sont les causes de dérapage d’un projet ? conséquences et solutions

Les causes sont multiples et peuvent être provoquées à différents stades de la démarche projet. Présentation des causes, des conséquences, proposition de solutions curatives et préventives pour le projet en crise.

Planification

Objectifs mal définis : trop ambitieux, pas clairs… durant l’avancée des travaux, le chef de projet et son équipe peuvent se retrouver désorientés par des objectifs mal définis.

• Conséquences : délais prolongés, confusion, perte de motivation, qualité médiocre.
• Solutions :  revoir les objectifs immédiatement avec toutes les parties prenantes, établir des priorités claires, jalonner chaque étape. En amont : impliquer toutes les parties prenantes dès le début afin de calibrer au mieux les objectifs, définir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis). Les inclure dans le plan projet. Les réévaluer régulièrement pour s’assurer que leur pertinence est toujours d’actualité.

A lire => comment fixer des objectifs pour un projet ?

Mauvaise estimation : détermination erronée des ressources, des délais, et des coûts.

• Conséquences : dépassement des budgets, délais non respectés, niveau de qualité non atteint.
• Solutions : réévaluer les ressources et les délais, ajuster le planning avec des marges de sécurité, consulter des experts pour des estimations plus précises. En anticipation : s’appuyer sur les réalisés des projets précédents, prévoir d’utiliser des outils et méthodes de planification robustes comme le PERT et le diagramme de Gantt, inclure des marges de sécurité dans les estimations, anticiper les risques qui pourraient remettre en cause la planification.

=> planifier un projet

Gestion des risques mal conduite, incomplète : non prise en compte de certains risques et absence de plans de contingence.

• Conséquences : interruption des activités, coûts supplémentaires, délais non tenus, qualité non conforme.
• Solutions : effectuer un audit rapide des risques actuels, développer des plans de contingence immédiats, assigner des responsables pour chaque risque majeur. En prévention : identifier et évaluer tous les risques possibles en s’appuyant sur une large diversité d’expertise, élaborer des plans de contingence. Surveiller les risques tout au long du projet.

=> gérer les risques d'un projet

Système de suivi des progrès défaillant ou inexistant : le projet n’est pas vraiment piloté. L’équipe manque de visibilité sur le réalisé et ce qui reste à faire.

• Conséquences : les délais ne sont pas maîtrisés.
• Solutions : mettre en place d’outils de pilotage comme le tableau de bord avec des KPI, un planning de Gantt… tenu à jour !

=> concevoir un tableau de bord projet

Management

Manque de communication : communication insuffisante entre les membres de l’équipe eux-même, et avec les parties prenantes.

• Conséquences : malentendus, travail réalisé en doublon, décisions erronées, mauvaise coordination.
• Solutions : tenir une réunion d'urgence pour clarifier les rôles et les attentes et mettre en place des canaux de communication adaptés. Pour éviter ce type de problème : prévoir un plan de communication en amont de l'exécution du projet. Organiser des réunions régulières. Utiliser des outils de gestion de projet pour centraliser les informations. 

=> réaliser un plan de communication

Conflit au sein de l’équipe ou avec des parties prenantes : les conflits internes ou avec des parties prenantes.

• Conséquences : baisse de productivité, voir blocage, mauvaise ambiance de travail, retard dans les livrables.
• Solutions : provoquer une session de médiation, utiliser des techniques de résolution de conflits. Favoriser un environnement de travail collaboratif où chacun puisse s’exprimer. Assurer une communication transparente et respectueuse. Le rôle du chef de projet central pour anticiper et résoudre ce type de crise.

=> résoudre un conflit entre collaborateurs

Conflit de priorité entre charge métier et projet : pour les collaborateurs qui ont un emploi du temps partagé entre leur fonction et un ou plusieurs projets.

• Conséquences : tension entre les services, implication pas totale, stress…
• Solutions : échange et mise en place d’un agenda en ligne pour organiser les temps consacrés à chaque mission des employés concernés. En préventif, coordonner le calendrier du projet avec ceux du personnel impliqué dans d’autres activités.

Responsabilisation insuffisante : les membres de l’équipe ne se sentent pas suffisamment responsables de leur travail.

• Conséquences : perte de motivation, mauvaise coordination, efficacité, etc.
• Solutions : réévaluer et redistribuer les responsabilités pour garantir que chaque membre de l'équipe comprend son rôle, communiquer clairement sur cette organisation. Tenir des briefs réguliers avec chacun des responsables. Pour éviter cela : définir clairement les rôles et les responsabilités.

=> utiliser un RACI

Désengagement des parties prenantes : ces acteurs ne sont pas ou plus impliqué dans la réalisation du projet

• Conséquences : perte d’appui pour la réussite du projet, risque d'opposition systématique
• Solutions : les impliquer dans le processus de planification du projet. Communiquer régulièrement et recueillir leur feedback.

=> engager les parties prenantes

Pas ou mauvaise prise en compte de la gestion du changement : phase pas réellement intégrée au projet.

• Conséquences : déploiement défaillant des solutions issues du projet.
• Solutions : adopter une véritable démarche de conduite du changement, pensée dans la phase de conception du projet.

=> conduire un changement organisationnel

Exécution

Changements dans la portée du projet (“scope” ou périmètre) : modifications fréquentes ou non contrôlées des exigences du projet.

• Conséquences : dépassements de budget, stress et tensions dans l’équipe, qualité compromise.
• Solutions : geler toute modification supplémentaire jusqu’à la réévaluation complète du projet. Mettre en place un processus de gestion des changements avec documentation des modifications. Obtenir des approbations avant d’apporter des modifications pour vérifier la faisabilité et évaluer les impacts sur les livrables.

=> cadrer un projet

Pénurie de ressources : les ressources humaines ou matérielles planifiées sont indisponibles au moment requis.

• Conséquences : retards dans l'exécution et les livraisons. Coûts supplémentaires pour trouver des alternatives. Désengagement de l’équipe.
• Solutions : redistribuer les tâches en fonction des priorités du projet. Faire appel en interne ou en externe à des ressources temporaires (établir des contrats d'urgence avec des fournisseurs supplémentaires). Optimiser l’utilisation des ressources disponibles. En anticipation  : planifier des ressources alternatives en cas de risque de pénurie, sécuriser les contrats avec les fournisseurs, prévoir une certaine flexibilité dans l’allocation des ressources.

=> estimer les charges d'un projet

Compétences insuffisantes : manque de compétences (notamment techniques) ou de formation au sein de l’équipe de projet pour mener à bien certaines tâches confiées.

• Conséquences : erreurs techniques, inefficacité, résultats de mauvaise qualité.
• Solutions : organiser des sessions de formation rapide sur les compétences manquantes. Recourir à des mentors expérimentés en support des membres de l’équipe. Externaliser certaines tâches spécialisées dont l’expertise est défaillante en interne. En anticipation : soigner l'évaluation des compétences nécessaires à la réalisation du projet en listant les compétences requises pour le projet, former si besoin et/ou recruter des profils externes, recourir à la sous-traitance d’expertise.

Quelles sont les étapes d’un plan de redressement de projet ?

1. Diagnostic du projet en échec

   Le but est d’évaluer quel aspect du projet est à l'origine des mauvaises performances.

   • Relevé des symptômes : identifiez et documentez tous les symptômes de dérapage du projet, tels que les retards, dépassements de budget, mauvaise qualité des livrables, etc.
   • Identification des causes : analysez les causes potentielles explicatives des symptômes relevés. Il est important à ce stade d’être exhaustif dans son analyse en examinant chaque domaine : planification, management, exécution, etc.
   • Formulation de recommandations pour redresser le projet : évaluez si le projet en difficulté peut encore être sauvé ou s'il doit être arrêté.

   En cas de sauvetage possible, listez les actions clés pour corriger les problèmes identifiés avec une évaluation (chiffrage économique, organisationnel, managérial) des impacts des décisions et actions de redressements. 

   Conseil : Faites face à la situation avec lucidité pour éviter de persévérer dans l'erreur et prendre les bonnes décisions.

2. Décision de continuer ou pas

   Décision collégiale sur la suite à donner au projet. C’est une décision qui relève du comité de pilotage ou bien du comité directeur selon les enjeux et conséquences de la reprise envisagée.

3. Construction du plan de redressement

   En cas de décision de poursuite du projet

   • Redéfinition des objectifs et actions : en fonction des causes décelées, revoyez le cas échéant les objectifs fixés et définir les actions à mener d'urgence. Ne pas hésiter à s’appuyer sur les parties prenantes pour les impliquer.
   • Construction d’une nouvelle planification et négociation des ressources : fixez si nécessaire de nouvelles échéances, budgets et/ou moyens humains. Important : élaborez un plan de redressement avec un chiffrage précis des moyens.
   • Choix d’indicateurs de réussite : pour savoir si les actions portent leur fruit, choisissez des KPI pertinents.

4. Mise en oeuvre des actions correctives

   • Exécution des nouvelles actions : mettez en place les actions définies dans le plan de redressement.
   • Suivi régulier : restez focus sur l’avancement du projet par rapport au nouveau plan. Aidez-vous des indicateurs pour vérifier que vous êtes dans la bonne voie.
   • Soyez prêt à ajuster le plan de redressement en fonction des nouvelles informations ou des défis rencontrés.

5. Clôture du plan

   L’objectif est de capitaliser sur l'expérience acquise avec ce projet :

   • Analysez les causes du dérapage en détail afin de tirer des leçons pour les futurs ouvrages.
   • Documentez les erreurs et les succès pour alimenter la mémoire de l’entreprise.

   Cette phase peut très bien être réalisée en fin de projet lors du bilan de clôture.