Rédiger un compte rendu de réunion

A quoi sert un compte-rendu de réunion ?

Ce type de rapport a différents buts :

• Formaliser le travail fourni pendant la réunion : retranscrire les débats de manière objective, claire, précise et structurée. Lutter contre l'improductivité en évitant de revenir sur des débats déjà formalisés. Tenir informés les collaborateurs impactés de près ou de loin par le sujet abordé.
• Conserver une trace écrite des échanges : constituer une référence formelle en cas de doute ou de contestation ultérieurs. Garder une trace de certains items non retenus, mais pouvant être utiles ultérieurement ou pour d'autres projets.
• Servir de référence pour la suite d'un projet : spécifier les éventuelles difficultés, dysfonctionnements, retards rencontrés ainsi que les conséquences de ces derniers sur un projet spécifique, les actions à mettre en place, etc. Fixer de nouveaux objectifs.
• Acter des décisions prises : consigner les éventuelles décisions prises au cours de la réunion, ayant un impact sur la suite des événements, du projet, de l'équipe, l'entreprise, etc.

Qui le rédige ?

Selon la nature de la réunion, le rédacteur peut être désigné d'office (secrétaire du CE ou du DUP, DRH, etc.) ou bien choisi par le groupe ou le manager lors de réunions de travail classiques. Il est toutefois opportun de désigner le rapporteur en amont de la réunion afin d'éviter les discussions à rallonge en début de séance et autres aléas matériels pouvant avoir un impact sur la durée et l'efficacité des échanges.

Qui le valide et le signe ?

Certaines réunions formelles sont soumises à la loi. Auquel cas, les signataires sont spécifiques (secrétaire, président, supérieur hiérarchique, DG, etc.). Pour les réunions de travail plus classique, tous les participants peuvent signer le document, attestant de leur approbation de ce dernier (pour un procès-verbal, par exemple). 

La démarche est opportune, notamment lorsque des décisions importantes sont prises ou qu'il est important de consigner l'adhésion des participants à ce qui a été dit au cours de l'entrevue, mais elle n'est pas obligatoire.

Quel format adopter ?

Selon la nature de l'ordre du jour et de l'objectif du compte-rendu, deux options sont possibles :

• Synthèse : elle reprend les éléments importants et permet, au travers d'une rédaction structurée, une lecture rapide et claire de ce qui a été dit, sans entrer dans tous les détails.
• Compte-rendu exhaustif : il reprend les échanges de manière intégrale, précise et neutre. Ce format s'avère primordial lorsque tout ce qui a été dit doit être consigné ou pour que les participants puissent retrouver toutes les informations communiquer.

Que contient un compte rendu de réunion ?

Il s'articule généralement autour des parties suivantes :

Informations diverses

• Date de rédaction du compte-rendu et identité du rédacteur
• Date et lieu de la réunion, heure de début et de fin de séance
• Identité des destinataires - Noms, prénoms, fonctions, entreprises, en copie, etc.
• Identité des personnes présentes, absentes et excusées et identité des signataires
• Identité des intervenants
• Titre du compte-rendu - Objectif de la réunion
• Ordre du jour

Introduction

Elle vise à replacer le décor - contexte de la réunion, objectif, ambiance, durée des échanges... Elle stipule l'heure d'ouverture des échanges (qui peut différer de l'heure de réunion) ainsi que l'ordre du jour et annonce le plan du compte-rendu, le cas échéant. 

Développement

Il reprend de manière structurée et chronologique ce qui a été dit au cours de la réunion. Selon les destinataires et l'objectif du compte-rendu, ce dernier sera plus ou moins synthétique. L'idée étant de relater les faits et échanges de manière organisée. 

Conclusion

Il s'agit d'une synthèse de ce qui est ressorti des échanges. Un résumé de tout ce qui a été dit. Si vote il y a eu, les résultats sont restitués ici. Les éventuelles actions, décisions, points à valider ou autres suites sont consignés ici. La date et l'heure d'une rencontre ultérieure sont également notées ici, le cas échéant. 

Signatures

Le cas échéant : signatures accompagnées des noms et fonctions des signataires.

Comment le diffuser ?

Après la fin de réunion, le compte-rendu sera envoyé pour validation et corrections éventuelles aux signataires, puis diffusé à l’ensemble des destinataires le plus rapidement possible. Dans l'idéal dans un délai de 2 à 3 jours après la réunion. Les idées sont ainsi encore fraiches dans la tête des participants. Il est également opportun d'en faire parvenir une copie à des tiers impactés par les décisions prises, mais non conviés à la réunion pour une raison quelconque : clients, fournisseurs, hiérarchie, prestataires externes, etc. La diffusion peut se faire de manière dématérialisée ou sur papier. Le document pourra ensuite être archivé, répertorié dans le journal interne de l'entreprise et rester accessible.

Attention à ne pas ajouter de remarques personnelles non partagées au cours des discussions. Le compte rendu doit rester fidèle à la production du groupe.

Enfin, il est conseillé de  faire relire le compte-rendu par une personne autre que le rédacteur avant diffusion afin de s'assurer que tout est clair et que rien n'a été oublié.

Exemple de compte rendu de réunion

Voici un exemple basé sur le modèle précédent :

Suite au rapport de réunion...

Débute la phase de réalisation et suivi des actions ...