Comment réaliser un bilan de projet ?

A quoi sert un bilan de projet ?

A quoi bon prendre du temps pour fixer des objectifs, dégager des moyens financiers et des ressources humaines si en final, un bilan n'est pas dressé ? Pour être meilleur dans l'approche et la conduite des prochains projets, cette étape est riche d'informations.

Il est intéressant de réaliser une fiche de bilan de projet (ou rapport de clôture) pour standardiser les informations recueillies, analysées et conserver un historique.

En voici les buts :

1. Évaluation de la performance du projet

   Le bilan souligne la réussite ou l’échec du projet. Il évalue en détail :

   • L'atteinte des objectifs ou des buts,
   • La production des livrables clés : vérifier que les livrables essentiels ont été réalisés comme attendu.
   • La satisfaction des parties prenantes : le bilan détermine si le projet a répondu aux besoins du client ou des parties prenantes.
   • L'utilisation optimale des ressources (justification de la pertinence de l'emploi des moyens utilisés),
   • Bilan financier du projet : le rapport fournit un aperçu de la performance financière du projet, en comparant le budget initial aux dépenses réelles... Il peut inclure des précisions sur les coûts, les écarts budgétaires et le retour sur investissement.

   Le rapport peut intégrer une évaluation post-implémentation ou post-déploiement des livrables, logiciels, solutions, organisations, processus, systèmes, procédures. Le but est alors de mesurer leur efficacité par rapport à ce qui est attendu d'eux, leur adoption par les utilisateurs et enfin, leur impact concret sur les objectifs initiaux du projet. Cette approche mesure véritablement la valeur du projet.

   Si le rapport est rédigé au cours ou tout juste en fin de réunion de clôture, nous vous conseillons d’inclure une section dédiée pour une évaluation post-projet différée. Voici comment procéder :

   • Mentionner une évaluation future : indiquer que certaines analyses, notamment l'impact à long terme des livrables, seront réalisées après un certain délai.
   • Prévoir un suivi : ajouter un engagement à effectuer une revue après déploiement. Désigner un responsable pour collecter les retours d’expérience après une période définie d’utilisation des livrables.
   • Collecter des retours préliminaires : même partielles, des premières observations des parties prenantes et des utilisateurs peuvent être relevées.
   • Intégrer une section « Actions futures » : le rapport peut mentionner les étapes à venir, comme une enquête de satisfaction, un audit post-projet ou une réunion de suivi quelques mois plus tard.

   Pratique

   Téléchargez et conservez près de vous la fiche "Rédiger un rapport de clôture de projet [Avec modèle Word]" en version PDF

2. Amélioration continue et apprentissage

   Ce document synthétique facilite le partage et le transfert de connaissances. L'objectif : capitaliser sur chaque enseignement tiré des projets menés. Ce retour d'expérience permet d’identifier, d'une part, les bonnes pratiques à reproduire et d'autre part, les points d’amélioration à corriger pour optimiser les prochains projets.

   En effet, il évite de commettre les mêmes erreurs en identifiant les causes des dysfonctionnements, les obstacles rencontrés et les solutions mises en place. Il peut même formuler des recommandations précises et actionnables pour renforcer l’efficacité des équipes et des processus.

   Bien utilisé, il contribue à renforcer un apprentissage collectif. Les savoir-faire en ressortent renforcés et pérennisés dans l’organisation.

3. Clôture formelle

   Cette partie officialise la fin du projet. Elle acte la réalisation d'un certain nombre d'actions essentielles comme :

   • L'approbation des parties prenantes. Elles valident que les objectifs ont été atteints.
   • La signature et l'archivage des documents. Important pour assurer la traçabilité des décisions et des livrables.
   • La fermeture des contrats avec les fournisseurs. Officialisation de la fin des engagements externes.
   • La libération des ressources humaines et matérielles. Ces moyens peuvent alors être réaffectés à d’autres projets ou actions.
   • Le rapport post-mortem du projet permet de constater la clôture des étapes administratives et contractuelles. Un point important pour limiter les risques de litige.

4. Communication et transmission

   Une communication claire et structurée est essentielle pour assurer une transition fluide et garantir que les parties prenantes disposent de toutes les informations nécessaires.

   Cette phase permet de clore officiellement le projet tout en préparant son intégration dans les opérations courantes ou son passage à une autre équipe.

   • Communication aux parties prenantes : elles ont en main une synthèse de l’état final du projet. Ce qui est fait, ce qui reste à finaliser, les écarts éventuels par rapport aux objectifs initiaux et les actions de suivi prévues.
   • Transition et transfert : Ce document joue un rôle clé dans la transmission des connaissances et des responsabilités. Il précise les éléments nécessaires au bon fonctionnement des livrables une fois le projet terminé, en documentant les procédures de support, maintenance et évolutions potentielles. Cette étape garantit que les équipes en charge de l’exploitation disposent des informations nécessaires pour une prise en main efficace et durable.

   La communication demande une attention particulière. Bien maîtrisée, elle favorise l’adhésion des parties prenantes pour les projets futurs, réduit les risques d’incompréhension. Elle permet par ailleurs une passation ou une transition en douceur, évitant ainsi les pertes d’informations et/ou les difficultés opérationnelles.

5. Reconnaissance et engagement

   Le bilan de projet est aussi une opportunité pour reconnaître le travail accompli, remercier les équipes. Il peut aussi souligner les contributions individuelles et collectives.

   Cette reconnaissance peut prendre différentes formes :

   • remise de feedbacks positifs,
   • partage des réussites lors d’une réunion, organisation d’un événement de clôture
   • remise de récompenses symboliques.

   Une culture de la reconnaissance favorise l’engagement, la cohésion et la satisfaction des équipes, tout en créant un climat de travail propice à la réussite des projets à venir.

Quand réaliser le bilan ?

Le plus vite possible. Plus vous attendez et plus vos analyses vont être moins précises. Cette tâche doit être réalisée par l'équipe entière . Chacun possédant son point de vue et son propre esprit critique. En associant les différents angles de vue, vous obtiendrez un bilan complet, véritable source de progrès.