Raccourcir la durée d’une réunion : enjeux et astuces

Pourquoi raccourcir la durée de vos réunions ?

"Réunion"  : le terme revêt parfois une connotation péjorative, tant l’usage démontre que la pratique peut être détournée de son objectif initial. Organiser des réunions s’avère pourtant indispensable à certaines occasions – pour voter des décisions, pour brainstormer ou encore pour nouer des relations avec l’équipe ou avec un client. Reste à ne pas tomber dans la réunionite, qui mobilise inutilement le temps des collaborateurs. L’entreprise dispose en effet d’un budget temps limité, et le temps en tout état de cause représente une ressource précieuse pour l’individu.

3 bonnes raisons d’écourter les réunions d’équipe

• Sur le plan opérationnel : le temps de travail économisé lors d’une réunion est affecté à des tâches de production.
• Sur le plan psychologique : lorsque la durée de la réunion est strictement encadrée, les collaborateurs, pressés par le temps, ont tendance à être plus productifs.
• En matière de bien-être au travail : une longue réunion peut provoquer de l’ennui, et le sentiment d’être inutile. Raccourcir la durée d’une réunion permet de lutter contre ces obstacles au bien-être individuel.

Eviter les rendez-vous client à rallonge

A l’occasion d’un projet d’envergure ou simplement dans le cadre d’un premier contact, le client peut légitimement exiger une réunion. Or dans la plupart des secteurs d’activité, ces rendez-vous constituent du temps non facturé. Et lorsque le client est particulièrement bavard, le manque à gagner devient considérable…

6 bonnes pratiques pour raccourcir la durée d’une réunion

Il ne s’agit pas d’écourter la réunion à tout prix, mais de lui consacrer le temps strictement nécessaire. C’est pourquoi il est important, en amont, de déterminer précisément l’objectif et d’évaluer la durée adaptée.

Illustration : organiser un brief pour lancer un nouveau projet en production impose de consacrer du temps, car les collaborateurs ont sans doute des interrogations qu’il est primordial de lever avant de démarrer. Pour féliciter l’équipe lors d’un débrief, en revanche, la durée de la réunion peut être inférieure.

Quoi qu’il en soit, des astuces permettent d’atteindre le même résultat en un temps réduit.

1- Fixer un objectif de timing

Vous avez l’habitude de faire durer vos réunions plus d’une heure, et vous constatez que la productivité de votre équipe est en baisse ? Fixez un objectif de timing et communiquez-le. Vous pouvez par exemple décider de réduire la durée des réunions de 50 %. Sachant cela, les collaborateurs adaptent leur comportement : le timing imposé dicte le rythme de la réunion, qui prend naturellement le temps qui lui est accordé. Vous aurez ainsi concentré les débats de manière à gagner en productivité.

Dès lors, nul besoin de mettre un réveil ou de prendre un autre rendez-vous pour stopper net la réunion en cours – des pratiques qui peuvent provoquer une atmosphère de stress et désorganiser la réunion d’équipe.

2 - Imposer la ponctualité

Les retards sont à l’origine de débordements : le retardataire s’installe, vous lui résumez ce qui a été dit, les collaborateurs doivent retrouver leur concentration et le fil de la discussion… In fine , 5 minutes de retard suffisent à rallonger la réunion de plus de 10 minutes : du temps perdu pour vous et pour votre équipe. Pour éviter cette situation, imposez la ponctualité.

• Vous pouvez refuser l’accès à la salle de réunion au collaborateur en retard.
• Dans le cadre d’un rendez-vous client, vous pouvez reporter l’entrevue en cas de retard du client.

Ces pratiques doivent être maniées avec attention, pour ne pas froisser les interlocuteurs. Mais en instaurant ces règles, vous créez rapidement de bonnes habitudes sur le long terme.

3 - Informer préalablement de l’ordre du jour

Une réunion est d’autant plus courte qu’elle est bien préparée. N’improvisez pas la réunion, organisez-la minutieusement en amont. Une fois le sujet déterminé, communiquez l’ordre du jour aux collaborateurs et invitez-les à se préparer à leur tour : ils peuvent par exemple lister leurs questions et vous les envoyer par email avant la réunion. Lorsque tous les impondérables sont anticipés, le déroulement est fluide et rapide.

4 - Sélectionner les seuls participants utiles

Au-delà de l’enjeu de confidentialité, le choix méticuleux des participants adresse l’enjeu de durée : moins vous êtes nombreux, plus la réunion est courte. Pourquoi mobiliser le stagiaire pour une réunion stratégique, alors qu’il est occupé à une tâche plus utile à son rapport de stage ? Pourquoi réunir les associés de votre client dans le cadre d’une prise de contact ? Evaluez l’opportunité de la présence de chacun, pour décider de les convier ou non.

5 - Dynamiser la réunion

Pour garder un rythme soutenu, préservez la dynamique de groupe ! Quelques astuces pour une réunion dynamique :

• Alterner discours et présentations visuelles, afin de maintenir l’attention.
• Faites un tour de table, pour inciter à la participation.
• Lésinez sur le confort : organisez une réunion debout, par exemple !

En maintenant la dynamique, vous raccourcissez naturellement la durée de votre réunion.

6 - Etre ultra-réactif par mail

La réunion la plus courte est la réunion qui n’a pas lieu. De nombreux rendez-vous clients et réunions d’équipe peuvent être évités, saisissez l’opportunité.

La difficulté : certains collaborateurs et certains clients ont cette habitude ancrée de se réunir pour traiter d’un sujet. Changez les habitudes : en privilégiant l’email comme outil de communication, et en mettant en place des plateformes collaboratives performantes, vous amenez naturellement vos interlocuteurs à user de ces canaux et à limiter ainsi les réunions !