Comment préparer une réunion de travail en 6 étapes ?

Clarifier l'objectif, choisir le bon format, constituer l'équipe adéquate... voici les étapes à prendre en compte pour organiser et préparer une réunion formelle.

1. Définir l'objectif de la réunion de travail

   A ce stade, voici une question à vous poser : " Sur quoi la réunion doit-elle aboutir ? Un plan d'actions ? Des décisions ?"  Vous êtes ainsi en mesure de mieux évaluer les ressources auxquelles faire appel pour travailler sur le sujet. Par exemple, l'analyse d'un dysfonctionnement se mène avec des experts. Mais si l'objectif est de décider immédiatement, le groupe devra intégrer un ou des décideurs. Ces personnes n'étant pas forcément des spécialistes de la question.

   Pour conduire une réunion de travail efficace, l'objectif sert de fil conducteur tout au long des débats

2. Choisir le bon type de réunion

   Réunion de  résolution de problème , de créativité (générer des idées avec la méthode du brainstorming), de service... ou simplement d'information, le type choisi découle bien sûr de l'objectif fixé au départ . Vous n'abordez pas de la même façon une rencontre dont le but est de communiquer auprès de vos équipes avec une autre dont la finalité est de parvenir à une production collective. Le style d'animation a mettre en oeuvre dépend également de la nature du sujet traité et de la raison d'être de la réunion de travail. Dans certains cas, il peut s'agir d'une réunion à distance en visioconférence.

3. Sélectionner les participants

   "Qui peut contribuer à l'atteinte de l'objectif ? Qui peut être un obstacle ?" En vous posant ces questions, il est plus facile de savoir qui inviter. Vous obtiendrez ainsi une équipe complète en phase avec les objectifs et le sujet. Définir un nombre de participants optimal pour des échanges et une prise de décision efficace. Avec un temps de parole maîtrisé, la réunion n'en sera que plus productive.

4. Définir le plan

   Organisez le déroulement des échanges et des communications. Les différentes phases de la réunion de travail et les sujets abordés, les ateliers le cas échéant... le tout consigné dans un ordre du jour en plaçant les sujets prioritaires dans la première partie de l'agenda.

   Associez des temps de travail pour chaque phase. Vous éviterez ainsi les débordements d'un sujet au détriment d'un autre. Stratège et tacticien dans les premières étapes, vous êtes alors organisateur.

5. Planifier la réunion

   S'assurer de la disponibilité de tous les participants pour le choix de la date et du créneau horaire. Puis envoyer les invitations aux participants (ou convocations) pour une confirmation officielle. Si possible, programmez la réunion sur une période qui facilite la concentration et l'investissement total de tous.
   

6. Préparer les documents de travail et les autres points matériels

   Recenser les documents nécessaires, les échantillons de produits, etc. Élaborer le support de présentation . Le fameux PowerPoint sur lequel nous avons tous passé des heures et des heures !! Définir les règles du jeu. Une tâche essentielle pour piloter les échanges avec efficacité.

   Préparer la logistique (réservation de la salle de réunion, tableau blanc, Paper board , rétroprojecteurs,. ). Il est toujours perturbant de perdre du temps le moment venu en palliant à un manque d'organisation. Rédiger l'ordre du jour.

   Une fois ce travail achevé vous êtes prêts pour endosser le rôle d’animateur !

Voir aussi en prolongement de ce thème comment préparer un atelier de travail.