Concevoir un plan de charge

Pourquoi faire un plan de charge ?

1. Faire une première estimation budgétaire

   Dans la vie du projet, sa conception se situe entre la finalisation du planning et l’élaboration du budget. La construction du plan de charge permet de déduire des ressources à mobiliser un premier atterrissage, en multipliant les pourcentages de charge par les salaires et la durée d’affectation.

2. Montrer que le projet a les moyens de ses ambitions

   La communication du plan de charge à la structure permanente donne des gages de maîtrise à la hiérarchie des collaborateurs impliqués, et sur les chances de succès du projet.

3. Piloter le projet en temps réel

   Pour être utile, un plan de charge doit être piloté : sa structure doit rendre évidente les surcharges ou les surcapacités, et permettre d’anticiper les nouveaux besoins en fonction des aléas du projet (recours à des ressources externes le cas échéant).

«  Désolé, ce mois-ci ça va être compliqué pour moi  » ; «  Non à cette période je ne pourrai pas te garantir la disponibilité de untel, il est déjà sur le projet X…  » : quel chef de projet ne s’est jamais entendu rétorquer ces phrases au moment de solliciter un collaborateur ou un manager pour travailler sur un projet ?

Comme pour la constitution de l’équipe projet, on se retrouve vite confronté aux contraintes de la structure permanente. Un plan de charge est un outil utile pour pallier ces difficultés.

Le plan de charge (appelé aussi « chronogramme ») est parfois requis dans certains marchés pour permettre au candidat de démontrer sa capacité d’intervention tout au long de la prestation. L’acheteur peut alors rapprocher le planning chargé du contenu de l’offre, afin d’évaluer le réalisme de celle-ci et sa correspondance avec les attendus du cahier des charges.

Les limites du plan de charge

Le plan de charge constitue un support utile pour le pilotage du projet, mais ne doit pas pour autant devenir un but en soi. Si le plan de charge n’est pas respecté, c’est qu’il était mal dimensionné ou qu’un paramètre du projet a changé ou non pris en compte.

Un projet se pilote d’abord vis-à-vis des objectifs (exprimés via le cahier des charges projet et suivis grâce au tableau de bord), et non pas de ses ressources. Le plan de charge doit donc être régulièrement vérifié pour s’assurer de sa cohérence avec les autres aspects.

Attention à ne pas modifier le plan de charge trop fréquemment ou sans concertation avec les collaborateurs ou leur hiérarchie, source de décrédibilisation.

Par ailleurs, la dimension opérationnelle d’un plan de charge dépend de l’importance qui est conférée au projet en interne. Si le projet souffre d’un déficit de visibilité ou de crédibilité au sein de la structure permanente, les ressources affichées dans le plan de charge risquent fortement de n’être que théoriques, et in fine d’handicaper l’atteinte des objectifs.

D’où l’importance du dialogue avec les collaborateurs identifiés et leur hiérarchie, pour promouvoir la vision du chef de projet en matière de moyens alloués.

Les étapes de réalisation d'un plan de charge

Etape 1 - Les prérequis

• La nature et la durée des tâches  : elles auront été identifiées dans l’organigramme des tâches et dans le planning, préparés en amont.
• La disponibilité des collaborateurs  : ces données peuvent être collectées de différentes manières : auprès des managers, auprès des personnes concernées directement ou via un logiciel dédié à la gestion de la charge des collaborateurs.

La confrontation de ces données va faire apparaître certaines divergences. Par exemple, certains collaborateurs ne seront disponibles qu’à 50% au moment de s’atteler à des tâches critiques. C’est là que devra s’exprimer le talent du chef de projet, en réassignant certaines tâches ou en les lissant sur la durée – le tout, dans la mesure du possible, en accord avec les personnes concernées. Il faudra en particulier s’assurer que la réalisation du chemin critique n’est pas mise en péril.

Etape 2 - La structuration

Le plan de charge peut être constitué de deux onglets : un onglet « planning », qui comprendra ce type de tableau (ici très simplifié) :

Dans le second onglet, il s’agira de visualiser chronologiquement la charge de chaque collaborateur et la comparer avec la disponibilité indiquée initialement :

En fonction des besoins, de la temporalité du projet ou des exigences internes, on peut moduler la granularité de l’échelle de temps ou ajouter des colonnes pour faire apparaître une vision budgétaire.

Etape 3 - En phase d’exécution

Il peut être utile de faire apparaître sur le plan de charge un indicateur de réalisation des tâches (pourcentage, code couleur). Ce suivi doit être effectué rigoureusement, de manière à ne pas « brûler » inutilement de la disponibilité des collaborateurs – qui est précieuse – ou des ressources externes – qui sont coûteuses – lorsqu’on a recours à des consultants.

Le plan de charge accompagne le chef de projet jusqu’à la fin. Il est essentiel pour assurer le respect du triptyque coût-qualité-délais  et garantir la crédibilité du projet dans sa perspective de réalisation.