Pilotage et suivi de projet

Qu'est-ce que le pilotage de projet ?

L’exécution d'un projet requiert un suivi de différents éléments pour s'assurer que le travail entrepris va dans la bonne direction. Piloter un projet signifie  ainsi collecter un ensemble de données, les analyser, décider et mettre en oeuvre le cas échéant les actions nécessaires pour que le projet atteigne les objectifs qui lui ont été assignés. Ceci dans le cadre initialement défini en termes de qualité, coûts et délais.

Le collaborateur en charge de la supervision d'un projet garde constamment sous surveillance l'écart existant entre ce qui est prévu (le prévisionnel) et ce qui est réalisé.

Cette mission est primordiale. Bien menée, elle permet de réduire considérablement le risque d'échec. En effet, la vie d'un projet n'est pas un long fleuve tranquille. Il est rare que tout se passe comme prévu. Tout au long de la phase de réalisation, il est nécessaire de mettre un peu d’huile dans les rouages, voire réajuster la mécanique. Il s'agit là de l'une des clés de la réussite du projet.

Qui pilote ?

Cette mission de management au quotidien est dévolue au chef de projet. Pour des ouvrages conséquents, un comité de pilotage (COPIL)  surveille de plus haut le respect des échéances, l'utilisation des moyens et l'atteinte des objectifs définis. Si nécessaire, cet organe prend des décisions importantes comme décaler la date de fin du projet.

Le cycle de pilotage

Le pilotage se structure autour de points de fixation planifiés. C'est le cas avec un COPIL qui se réunit à la fin de chaque étape clé (ou lors de l'atteinte d'un jalon ) pour valider le passage à la suivante. En dehors de son rôle au sein du COPIL, le chef de projet assure quant à lui les missions de pilotage au quotidien.

Cette organisation offre l'agilité nécessaire à l'équipe pour intervenir sans délai lorsque le besoin s'en fait sentir et l'assise d'une prise de recul indispensable à des décisions structurantes à travers les séances du comité de pilotage.

Les domaines d'action du pilote

1 - Mettre en oeuvre des actions correctives

Aucun projet, quand bien même correctement ficelé, n'est à l'abri d'un imprévu : défaillance d'un sous-traitant, matériel défectueux, livraison d'un fournisseur non conforme, etc. Le chef de projet est en charge de trouver avec son équipe la parade à l’événement en question afin de conduire les actions nécessaires pour résoudre le problème.

2 - Déclencher des actions préventives

Lorsque les indicateurs signalent très tôt qu'un écart va se produire, il est conseillé de mener une action préventive. Par exemple : le suivi du planning montre que certaines opérations prennent du retard. Au lieu d'attendre d'être définitivement hors délais, il peut être opportun d'affecter des ressources complémentaires en termes d'effectif ou de nouvelles compétences pour remettre le projet dans les rails. 

Un exemple type est la maintenance préventive assurée par les techniciens qui changent une pièce avant qu'elle ne tombe en panne.

3 - Gérer les demandes de changement

Le donneur d'ordres est susceptible d'ajuster sa demande initiale alors que les équipes sont déjà à l'oeuvre. Ces changements peuvent donner lieu à un rajustement de ce qui était prévu. Le chef de projet doit alors réorganiser le travail de chacun, voire mobiliser des moyens supplémentaires pour s'adapter à la nouvelle donne.

4 - Tenir à jour la documentation projet

Plan projet, planning, chartes, procédures, contrats internes... les modifications conduites donnent lieu à des mises à jour dans la documentation et les référentiels concernés. Cette tâche est indispensable pour garder la maîtrise de l'ouvrage. Sans cela, l'horizon du projet risque fort de s'obscurcir avec, à la clé, des problèmes de coordination entre les équipes.

Les outils de pilotage de projet

Le tableau de bord

Pour piloter avec efficacité, c'est l'outil indispensable (voir le rôle d'un tableau de bord)

2 objectifs principaux :

•  suivre les écarts entre les prévisions et les réalisations en termes de ressources financières, de délais, de qualité et de livrables,
•   suivre l'avancement des différentes étapes.

Il permet en outre une communication avec l'équipe et les parties prenantes à travers des réunions de suivi. Il s'agit d'un outil central pour le comité de pilotage.

Les indicateurs clés de pilotage

Pour concevoir un tableau performant et opérationnel, il convient de choisir des indicateurs pertinents (KPI) , représentatifs de l'avancée des travaux et du niveau de performance atteint en cohérence avec les objectifs fixés.

Quelques exemples d’indicateurs de management de projet :

• nombre d'heures consommées / nombre d'heures consommées planifiées
•  pourcentage d’achèvement du projet
• taux d'utilisation du budget
• nombre de points non résolus

Les indicateurs sont définis lors de la phase de conception.

Le planning

Une planification de type "diagramme de Gantt" est une aide précieuse pour suivre l'avancement du projet. Un tel outil offre une vue détaillée des différentes activités, tâches, travaux menés sur un horizon temporel. L'informatisation de ce type de planning simplifie les ajustements et donne la possibilité de faire des simulations. Les décisions sont alors plus faciles à prendre, la répartition des tâches plus évidente, etc.

Tableau des risques

Cet outil de synthèse de gestion des risques est utile pour garder sous surveillance les vulnérabilités probables et mettre en oeuvre les actions de prévention. Ce tableau est issu de la matrice des risques définie lors de la phase de conception.