Manager les parties prenantes d'un projet

1 - Définition des parties prenantes d'un projet

Il s'agit de l'ensemble des personnes et des organisations qui ont quelque chose à voir avec le projet. Soit elles sont directement impliquées dans la conduite des opérations, soit elles sont impactées par la problématique de départ, par le choix ou la mise en oeuvre des solutions. Certaines parties prenantes peuvent exercer une influence à différents niveaux.

Ces acteurs clés se situent  aussi bien en interne - à tout niveau de la hiérarchie de l'entreprise - qu'en externe (un fournisseur concerné par de nouvelles méthodes d'approvisionnement d'un client, etc.).

Par exemple, l'opérateur de production reconnu comme expert de sa fonction requiert une attention particulière pour prendre en compte son expertise, anticiper la gestion du changement, etc.

Par définition, un projet intègre un bon nombre d'acteurs aussi différents les uns que les autres ainsi que des attentes et des besoins qui leur sont propres. A vous de composer avec ces profils pour les satisfaire et atteindre en finalité les objectifs qui vous sont fixés .

Qui sont les parties concernées ?

Comme nous venons de le voir, la liste potentielle est très large. Voici les profils clés :

En interne

• Le commanditaire (ou demandeur, ou encore client interne ) : c'est le premier concerné par le projet

• Le sponsor du projet   : le parrain du projet, le responsable du projet.

• Les utilisateurs, les services impactés : ceux qui sont concernés directement par les livrables (par exemple la force de vente pour un nouveau logiciel de CRM). Les chefs de service comme les collaborateurs sont à prendre en compte. Ces utilisateurs finaux tiennent une place centrale dans le projet, car ils utiliseront directement le service, la nouvelle organisation ou le produit issu du projet. 
• La direction : représente le pouvoir décisionnel et de contrôle ultime
• L'équipe projet : comprenant le chef de projet ainsi que les autres membres de l'équipe
• Les services supports impliqués : la comptabilité, la logistique, les ressources humaines, l'informatique... qui apportent leur support dans le cadre des travaux d'analyse et de conception de solutions. 
• Les actionnaires : ils sont en attente d’un résultat, d’une performance valorisant leur patrimoine
• Les autres experts : apportant leurs conseils ponctuellement (directeurs fonctionnels...)
• Les syndicats et représentants du personnel : ces parties prenantes sont vigilantes quant à la défense des intérêts des salariés.

En externe

Le périmètre des parties prenantes à prendre en compte ne se limite pas à l’intérieur des frontières de l'entreprise...

• Les clients : les premiers concernés en externe, impactés directement si leur rôle s'inscrit dans l'utilisation du produit ou service livré par le projet - ou indirectement (par exemple dans le cas d'un projet d'organisation destiné à améliorer la qualité d'un processus) .
• Les fournisseurs : de matière, de prestation, de main d' oeuvre
• les organismes publics  : dans le cas où votre projet doit s'inscrire dans un cadre juridique précis
• Les diverses communautés d’utilisateurs, de fans, etc. Présentes sur les réseaux sociaux.
• Les organismes privés : ce sont les associations diverses, ONG... 
• Les investisseurs et partenaires financiers : ils ont des exigences de rentabilité et de sécurisation des ressources.

2 - Pourquoi vous préoccuper des parties prenantes dans votre projet  ?

Pour vous donner toutes les chances de réussir votre ouvrage , en tant que chef de projet, vous devez identifier l'ensemble des parties prenantes ainsi que leurs attentes, leurs préoccupations et leurs exigences. Il important de pouvoir les impliquer dans votre projet. Et d'anticiper leur management.

Une fois ce travail réalisé, analysez comment elles peuvent influencer positivement ou négativement le projet. Certains acteurs ont le pouvoir de tout faire capoter à n'importe quel moment.

Distinguez également les personnes sur qui vous pouvez vous appuyer pour convaincre, faire passer un message, obtenir des ressources supplémentaires ...  Des soutiens souvent déterminants dans la réussite d'un projet.

3 - Analyse des parties prenantes

Comment identifier les parties prenantes ?

Nous vous conseillons de partir d'un premier cercle :  ceux qui sont les plus impliqués/impactés comme les commanditaires, les utilisateurs finaux, etc., d'en dresser la liste puis de leur demander qui d'autre peut être impacté par le projet et pour quelle raison.

Puis procédez de la même manière avec les nouveaux contacts : recueillir leurs suggestions et conseils.

Comment analyser leurs liens avec le projet ?

Pour bien comprendre comment chaque partie peut être impactée, vous pouvez :

•    Échanger directement au cours d'un entretien
•    Recueillir l'avis de collègues ou d'une autre partie prenante
•   Analyser la documentation projet : pré-projet, étude d'opportunité, étude de faisabilité, analyse de risque... en réfléchissant à chaque fois qui peut être concerné ou avoir des attentes particulières

A lire : comment collecter les besoins des parties prenantes ?

Prévoir des actions  

Votre action ne se limite pas à l'identification des forces en présence. Vous devez élaborer un véritable plan de management des parties prenantes en fonction de leur profil.

Pour certains, des actions sont à prévoir. Ce sont essentiellement des actions de communication : détailler les objectifs et la méthode retenue, informer de l'avancée des opérations, prévenir d'un risque probable, des difficultés rencontrées...

Une fois définies, pensez à les intégrer dans votre plan de communication projet .

Construire un tableau de synthèse 

En recoupant les informations, vous pouvez bâtir des profils précis et associer des actions, le cas échéant :